อีเมล

คู่มือนี้อธิบายวิธีให้เอเจนต์ AI จัดการอีเมลขาเข้า โดยครอบคลุมหัวข้อต่อไปนี้:

1. เชื่อมต่ออีเมลเพื่อรับที่อยู่ Quickchat เฉพาะของคุณ
2. ส่งต่ออีเมลธุรกิจมายังที่อยู่นั้น
3. (ไม่บังคับ) ส่งและรับจากโดเมนของคุณเอง
4. (ไม่บังคับ) เพิ่มลายเซ็น

การตรวจสอบตัวอย่างเพิ่มเติม

• เปรียบเทียบจำนวนคำตอบตามงบเครดิต คำนวณจำนวนคำตอบ AI เต็มครั้งสูงสุดของแต่ละโมเดลที่รองรับจากงบเครดิตที่ระบุ โดยไม่ตรวจสอบยอดคงเหลือหรือสิทธิ์ใช้โมเดลของคุณ

วิธีทำงาน

Quickchat ให้เอเจนต์ AI มีที่อยู่เฉพาะ (เช่น a1b2c3d4e5f6@in.quickchat.ai) เอเจนต์ AI จะตอบอีเมลที่ส่งมาที่อยู่นั้น และส่งคำตอบกลับไปยังผู้ส่งเหมือนมาจากคุณ คุณส่งต่ออีเมลธุรกิจมายังที่อยู่นี้ หรือให้ลูกค้าใช้ที่อยู่นี้โดยตรงก็ได้

ระบบตรวจพบและข้ามการตอบกลับอัตโนมัติ ข้อความแจ้งลางาน อีเมลตีกลับ และผู้ส่ง no-reply โดยอัตโนมัติ จึงไม่เกิดการตอบวนซ้ำ

สิ่งที่ต้องเตรียม

• ไม่บังคับ: ที่อยู่อีเมลธุรกิจที่ตั้งค่าการส่งต่อได้ (เช่น support@yourcompany.com) หากไม่มี ลูกค้าจะส่งตรงมายังที่อยู่ @in.quickchat.ai เฉพาะของคุณ
• ไม่บังคับ: สิทธิ์เข้าถึง DNS ของโดเมน หากต้องการส่งคำตอบจากที่อยู่ของคุณเอง

เชื่อมต่อช่องทางอีเมล

เปิดช่องทางอีเมลในแอป Quickchat AI หรือไปที่แท็บ แอปภายนอก คลิกไทล์ อีเมล แล้วคลิก เชื่อมต่อกับ อีเมล Quickchat จะสร้างที่อยู่ขาเข้าเฉพาะและเปิดช่องทางทันที ข้อความที่ส่งมายังที่อยู่นี้จึงได้รับคำตอบทันที

เปิด การกำหนดค่า บนไทล์อีเมลเพื่อดูที่อยู่ ตั้ง ชื่อผู้ส่ง และ ลายเซ็นอีเมล รวมถึงเข้าถึงการตั้งค่าโดเมนที่กำหนดเอง

ตั้งค่าการส่งต่อ

การส่งต่อเป็นทางเลือก ใช้เมื่อคุณต้องการให้ลูกค้ายังส่งมายังที่อยู่ของคุณเองแทนที่อยู่เฉพาะ

1. คัดลอกที่อยู่เฉพาะจาก การกำหนดค่า
2. เปิดการตั้งค่าการส่งต่อของผู้ให้บริการอีเมล (Gmail, Outlook, Google Workspace และอื่นๆ)
3. ส่งต่ออีเมลธุรกิจมายังที่อยู่เฉพาะ
4. หากผู้ให้บริการขอให้ยืนยันการส่งต่อ ระบบจะรับรหัสหรือลิงก์ยืนยันมาแสดงในหน้าต่าง โดเมนที่กำหนดเอง ใต้ การรับ คุณจึงยืนยันได้โดยไม่ส่งต่อไปถึงลูกค้า

สถานะ การส่งต่อ จะเป็น กำลังรออีเมล จนกว่าอีเมลที่ส่งต่อฉบับแรกจะมาถึง แล้วเปลี่ยนเป็น ใช้งานอยู่ โดยอัตโนมัติ

เคล็ดลับ

ส่งอีเมลทดสอบมายังที่อยู่เฉพาะหรือที่อยู่ที่ตั้งค่าการส่งต่อไว้ คุณควรได้รับคำตอบจากเอเจนต์ AI และเห็นการสนทนาในแอป Quickchat AI

ส่งคำตอบจากโดเมนของคุณเอง

ตามค่าเริ่มต้น คำตอบจะส่งจากที่อยู่ @reply.quickchat.ai เฉพาะของคุณ โดยแสดง ชื่อผู้ส่ง (หรือ “Support” หากเว้นว่างไว้) วิธีนี้ทำงานได้โดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่ม ดังนั้นทั้งส่วนนี้จึงเป็นทางเลือก

หากต้องการส่งคำตอบจากที่อยู่ของคุณเอง:

1. ใน การกำหนดค่า คลิก ตั้งค่าโดเมนที่กำหนดเอง
2. กรอก ที่อยู่อีเมลธุรกิจของคุณ บนโดเมนบริษัทที่คุณควบคุม (เช่น support@yourcompany.com) แล้วคลิก บันทึก
3. เปิดแท็บ การส่ง Quickchat เริ่มยืนยันโดเมนและแสดงชุดระเบียน CNAME (SPF และ DKIM)
4. เพิ่มระเบียนเหล่านั้นใน DNS ของโดเมน แล้วคลิก ยืนยันโดเมน
5. เมื่อยืนยันแล้ว คำตอบจะส่งจากที่อยู่ของคุณเอง

หน้าต่าง โดเมนที่กำหนดเอง มีแท็บแยกตามทิศทาง: การรับ ครอบคลุมการส่งต่อเข้าที่อยู่เฉพาะ ส่วน การส่ง ครอบคลุมระเบียน DNS ที่อนุญาตให้ส่งคำตอบจากโดเมนของคุณ เว้นที่อยู่อีเมลธุรกิจว่างไว้เพื่อใช้ค่าเริ่มต้น: ลูกค้าส่งมายังที่อยู่ @in.quickchat.ai เฉพาะ และคำตอบส่งจากที่อยู่ @reply.quickchat.ai เฉพาะ

คำเตือน

ผู้ให้บริการอีเมลส่วนบุคคล เช่น Gmail หรือ Outlook.com ไม่สามารถยืนยันโดเมนได้ คำตอบสำหรับที่อยู่เหล่านั้นจึงส่งจากที่อยู่ @reply.quickchat.ai เฉพาะพร้อมชื่อผู้ส่งของคุณเสมอ ใช้โดเมนบริษัทที่คุณควบคุมเพื่อส่งจากที่อยู่ของคุณเอง

การเปลี่ยนแปลง DNS อาจใช้เวลากระจาย หากยังยืนยันไม่ผ่านทันที ให้รอสักครู่แล้วคลิก ยืนยันโดเมน อีกครั้ง

เพิ่มลายเซ็น (ไม่บังคับ)

ใน ลายเซ็นอีเมล ภายใต้ การกำหนดค่า เพิ่มลายเซ็นต่อท้ายทุกคำตอบ (เช่น ชื่อทีม) เว้นว่างไว้หากไม่ต้องการลายเซ็น

ลายเซ็นจะเพิ่มในคำตอบที่เอเจนต์ AI ส่งเท่านั้น คำตอบที่ทีมเขียนจากกล่องข้อความหลังส่งต่อให้เจ้าหน้าที่จะไม่ใช้ลายเซ็นนี้ สมาชิกทีมจึงลงท้ายด้วยข้อความของตนเองได้

ส่วนท้ายสำหรับประเมินการสนทนา

คำตอบ AI ทุกฉบับสามารถลงท้ายด้วยคำถามสั้นๆ ว่าลูกค้ายังต้องการความช่วยเหลือหรือไม่ เพื่อให้ลูกค้าปิดเรื่องได้เอง เปิดหรือปิดด้วย ส่วนท้ายแบบสำรวจการแก้ไข ในแผงอีเมล การเชื่อมต่ออีเมลใหม่เปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น ส่วนการเชื่อมต่อก่อนมีการตั้งค่านี้ยังปิดอยู่จนกว่าคุณจะเปิดเอง

• ไม่ ทำเครื่องหมายว่าการสนทนาได้รับการแก้ไขแล้ว และเสนอแบบประเมินสั้นๆ
• ใช่ ย้ายการสนทนาไปยังหน้าแชทและส่งต่อให้เจ้าหน้าที่

ส่วนท้ายเพิ่มเฉพาะคำตอบ AI ไม่เพิ่มในอีเมลส่งต่อให้เจ้าหน้าที่ แต่ละลิงก์ใช้ได้กับสถานะเธรดขณะที่ส่งเท่านั้น: เมื่อมีอีเมลใหม่มาถึง ลิงก์ส่วนท้ายของฉบับเก่าจะใช้ไม่ได้ ลิงก์ยังหมดอายุหลังส่งอีเมลฉบับนั้น 30 วัน

คำเตือน

เส้นทาง ใช่ ต้องใช้หน้าแชทสาธารณะ หากหน้าของคุณไม่เป็นสาธารณะ แผงจะแสดงคำเตือนและลูกค้าที่ขอความช่วยเหลือเพิ่มจะเปิดหน้าไม่ได้ ตั้งเป็น ทุกคน ในติดตั้ง → สิทธิ์เข้าถึงหน้าแชท หรือปิดส่วนท้าย

หน่วงเวลาทุกคำตอบ

ตามค่าเริ่มต้น เอเจนต์ AI ตอบทันทีที่อีเมลมาถึง คุณหน่วงแต่ละคำตอบได้ที่ หน่วงเวลาทุกคำตอบ ในแผงอีเมล เลือก ไม่มีการหน่วงเวลา หรือ 1, 2, 3, 5, 10 หรือ 20 นาที

• การหน่วงใช้กับคำตอบที่เอเจนต์ AI ส่ง คำตอบที่ทีมเขียนจากกล่องข้อความส่งทันทีเสมอ
• หากลูกค้าเขียนเพิ่มระหว่างรอคำตอบ อีเมลทั้งสองฉบับจะถูกรวมตอบในครั้งเดียว เวลาสิ้นสุดการรอไม่เลื่อน ดังนั้นการเขียนเพิ่มไม่ทำให้คำตอบช้าลงอีก
• หากส่งการสนทนาให้เจ้าหน้าที่ก่อนหมดเวลา ระบบจะยกเลิกคำตอบที่รออยู่และให้ทีมตอบแทน
• การปิดใช้หรือยกเลิกการเชื่อมต่อช่องทางจะยกเลิกคำตอบทั้งหมดที่ยังรออยู่

เปิดใช้ ปิดใช้ หรือนำออก

การเชื่อมต่อจะเปิดช่องทาง เปิดใช้ อีเมล ช่วยหยุดหรือกลับมาตอบภายหลังโดยไม่เสียการตั้งค่า ยกเลิกการเชื่อมต่อ นำการเชื่อมต่อออกทั้งหมด คืนที่อยู่เฉพาะและหยุดทุกคำตอบ คุณเชื่อมต่อใหม่ได้ทุกเมื่อ

การส่งต่อให้เจ้าหน้าที่

เมื่อเอเจนต์ AI เห็นว่าการสนทนาต้องใช้เจ้าหน้าที่ จะหยุดตอบเธรดอีเมลนั้นอัตโนมัติและส่งให้ทีมในกล่องข้อความ สมาชิกทีมตอบจากที่นั่น และคำตอบจะส่งเป็นอีเมลปกติในเธรดเดิม ลูกค้าจึงเห็นเพียงการสนทนาที่ดำเนินต่อ ข้อความที่ลูกค้าส่งภายหลังจะเข้าการสนทนาเดิมพร้อมเครื่องหมายยังไม่อ่าน แทนการส่งกลับให้ AI

การแก้ไขปัญหาและคำถามที่พบบ่อย

ตั้งค่าการส่งต่อแล้วแต่ไม่มีอะไรเกิดขึ้น

• ยืนยันว่ากฎส่งต่อชี้ไปยังที่อยู่เฉพาะของคุณอย่างถูกต้อง
• หากผู้ให้บริการกำหนดให้ยืนยัน ให้ทำให้เสร็จ รหัสหรือลิงก์แสดงในหน้าต่าง โดเมนที่กำหนดเอง ใต้ การรับ
• ตรวจสอบว่าสวิตช์ เปิดใช้ อีเมล เปิดอยู่

คำตอบส่งจากที่อยู่ Quickchat แทนที่อยู่ของฉัน

• ตั้ง ที่อยู่อีเมลธุรกิจของคุณ บนโดเมนบริษัทที่คุณควบคุม แล้วทำ ยืนยันโดเมน ใน การส่ง ให้เสร็จ ผู้ให้บริการสาธารณะอย่าง Gmail และ Outlook.com ไม่สามารถยืนยันได้

คำตอบอัตโนมัติจะวนซ้ำกับระบบอื่นของฉันหรือไม่

• ไม่ ระบบจะตรวจพบและข้ามการตอบกลับอัตโนมัติ ข้อความแจ้งลางาน อีเมลตีกลับ และผู้ส่ง no-reply

ต้องการความช่วยเหลือหรือไม่

หากมีคำถาม เข้าร่วมชุมชน Discord หรือติดต่อเรา