Email

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Ihr KI‑Agent eingehende Emails bearbeiten kann. Hier ein Überblick über die Themen:

1. Ihre dedizierte Quickchat‑Email-Adresse generieren
2. Ihr Support-Postfach dorthin weiterleiten
3. (Optional) Antworten von Ihrer eigenen Domain senden
4. (Optional) Eine Signatur hinzufügen

So funktioniert es

Quickchat gibt Ihrem KI‑Agenten eine dedizierte Adresse (zum Beispiel a1b2c3d4e5f6@in.quickchat.ai). Sie leiten Ihr Support-Postfach an diese Adresse weiter, und jede weitergeleitete Email wird von Ihrem KI‑Agenten beantwortet. Die Antwort geht an den ursprünglichen Absender zurück, so als käme sie von Ihnen.

Automatische Antworten, Abwesenheitsnotizen, Unzustellbarkeitsmeldungen und no-reply-Absender werden automatisch erkannt und übersprungen, sodass keine Antwortschleifen entstehen.

Voraussetzungen

• Ein Support-Postfach, von dem aus Sie eine Weiterleitung einrichten können (zum Beispiel support@yourcompany.com).
• Optional: Zugriff auf das DNS Ihrer Domain, wenn Antworten von Ihrer eigenen Adresse gesendet werden sollen.

Den Email-Kanal verbinden

Öffnen Sie den Tab External Apps und klicken Sie auf die Kachel Email, anschließend auf Email-Adresse generieren. Quickchat erstellt Ihre dedizierte Eingangsadresse und aktiviert den Kanal. Es öffnet sich ein Konfigurationsfenster mit der Adresse und den nächsten Schritten.

Sie können dieses Fenster jederzeit über die Schaltfläche Konfiguration auf der Email-Kachel erneut öffnen.

Weiterleitung einrichten

Die Weiterleitung Ihres Support-Postfachs an die dedizierte Adresse ist der einzige Schritt, der zum Livegang erforderlich ist.

1. Kopieren Sie Ihre dedizierte Adresse aus dem Konfigurationsfenster.
2. Öffnen Sie die Weiterleitungseinstellungen Ihres Email-Anbieters (Gmail, Outlook, Google Workspace usw.).
3. Leiten Sie Ihr Support-Postfach an die dedizierte Adresse weiter.
4. Wenn Ihr Anbieter Sie zur Bestätigung der Weiterleitung auffordert, werden der Bestätigungscode oder der Link erfasst und im Konfigurationsfenster angezeigt, sodass Sie den Vorgang abschließen können, ohne dass er einen Kunden erreicht.

Der Status Weiterleitung bleibt auf Warte auf Email, bis Ihre erste weitergeleitete Email an der Adresse eintrifft, und wechselt dann automatisch auf Aktiv, woraufhin Ihr KI‑Agent mit dem Antworten beginnt.

Tipp

Senden Sie eine Test-Email an Ihr Support-Postfach. Sie sollte weitergeleitet und von Ihrem KI‑Agenten beantwortet werden, und die Konversation sollte in der Quickchat AI‑App erscheinen.

Antworten von Ihrer eigenen Domain senden

Standardmäßig werden Antworten von einer Quickchat‑Adresse gesendet, die Ihren Absendernamen anzeigt (oder „Support”, wenn Sie das Feld Absendername leer lassen), und Antworten von Kunden erreichen Sie weiterhin über Ihre Weiterleitungsregel. Das funktioniert ohne zusätzliche Einrichtung, dieser gesamte Abschnitt ist also optional.

So senden Sie Antworten stattdessen von Ihrer eigenen Adresse:

1. Legen Sie im Konfigurationsfenster unter Absenderidentität Ihren Absendernamen fest und geben Sie eine Absenderadresse für Antworten auf einer Unternehmensdomain ein, die Sie kontrollieren (zum Beispiel support@yourcompany.com), und speichern Sie dann.
2. Quickchat startet die Domain-Authentifizierung und zeigt im selben Fenster eine Reihe von CNAME-Einträgen (SPF und DKIM) an.
3. Fügen Sie diese Einträge zum DNS Ihrer Domain hinzu und klicken Sie dann auf Domain verifizieren.
4. Nach der Verifizierung werden Antworten von Ihrer eigenen Adresse gesendet.

Achtung

Persönliche Email-Anbieter wie Gmail oder Outlook.com können nicht authentifiziert werden, daher verwenden Antworten für solche Adressen immer die Quickchat‑Absenderadresse mit Ihrem Namen. Nutzen Sie eine Unternehmensdomain, die Sie kontrollieren, um Antworten von Ihrer eigenen Adresse zu senden.

DNS-Änderungen können eine Weile brauchen, bis sie sich verbreitet haben. Wenn die Verifizierung nicht sofort erfolgreich ist, warten Sie einen Moment und klicken Sie erneut auf Domain verifizieren.

Signatur hinzufügen (optional)

Fügen Sie unter Email-Signatur im Konfigurationsfenster eine Signatur hinzu, die an jede Antwort angehängt wird (zum Beispiel den Namen Ihres Teams). Lassen Sie das Feld leer, um Antworten ohne Signatur zu senden.

Aktivieren, deaktivieren oder entfernen

Durch das Verbinden wird der Kanal automatisch aktiviert. Mit dem Schalter Email aktivieren pausieren oder reaktivieren Sie Antworten, ohne Ihre Einrichtung zu verlieren. Trennen entfernt die Integration vollständig: Die dedizierte Adresse wird freigegeben und alle Antworten werden gestoppt. Sie können jederzeit erneut verbinden.

Übergabe an einen Menschen

Wenn Ihr KI‑Agent entscheidet, dass eine Konversation einen Menschen erfordert, stellt er die automatischen Antworten in diesem Email-Thread ein und markiert ihn für Ihr Team, sodass ein Mensch aus Ihrem weitergeleiteten Postfach übernehmen kann.

Fehlerbehebung & FAQ

Ich habe die Weiterleitung eingerichtet, aber es passiert nichts.

• Prüfen Sie, ob die Weiterleitungsregel genau Ihre dedizierte Adresse als Ziel hat.
• Wenn Ihr Anbieter einen Bestätigungsschritt verlangt hat, schließen Sie ihn ab. Der Code oder Link erscheint im Konfigurationsfenster.
• Prüfen Sie, ob der Schalter Email aktivieren eingeschaltet ist.

Antworten werden von einer Quickchat‑Adresse gesendet, nicht von meiner.

• Legen Sie eine Antwortadresse auf einer Unternehmensdomain fest, die Sie kontrollieren, und schließen Sie Domain verifizieren ab. Öffentliche Anbieter wie Gmail und Outlook.com können nicht authentifiziert werden.

Entstehen Antwortschleifen mit meinen anderen Systemen?

• Nein. Automatische Antworten, Abwesenheitsnotizen, Unzustellbarkeitsmeldungen und no-reply-Absender werden erkannt und übersprungen.

Brauchen Sie Hilfe?

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