Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist die Kernkomponente Ihres Quickchat‑KI‑Agenten. Sie bildet die Grundlage für das Verständnis Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Eine gut strukturierte und umfassende Wissensbasis stellt präzise Antworten sicher.

Dieser Leitfaden gibt einen Überblick, Strategien zum Aufbau und Tipps zur Optimierung.

Datenquellen

Sie können Wissen in folgenden Formaten hinzufügen:

• Textartikel
  Fügen Sie Inhalte manuell für schnelle Ergänzungen hinzu.

  Tipp

  Decken Sie pro Artikel nur ein Thema ab und bleiben Sie unter 4.000 Zeichen.

• URLs
  Importieren Sie ganze Webseiten, KI‑Zusammenfassungen oder mehrere Seiten einer Website.
  Jede URL wird zu einem eigenen Artikel in der Wissensdatenbank.

  Optionen im Detail:

  • Einzelseite / Individuelle URL (KI‑unterstützt): importiert den vollständigen Inhalt einer Seite und optimiert ihn für die KI.
  • Mehrere Seiten: importiert mehrere URLs auf einmal, jede Seite als separater Artikel.
  • Sitemap: importiert alle im XML‑Sitemap gelisteten Seiten (z. B. sitemap.xml) und erstellt je Seite einen Artikel. Ideal für Docs oder Blogs.
  • Alle Seiten / Website‑weit: importiert alle Seiten einer Website, jede als eigener Artikel.

• Dateien
  Laden Sie Dokumente (PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV) und mehr hoch; gescannte Bilder werden per OCR ausgelesen. Der Text wird automatisch extrahiert und indexiert. Max. Größe: 32 MB.

Automatische Aktualisierung

URL‑Artikel bleiben mit ihrer Quelle verknüpft. Sie können den aktuellen Inhalt eines einzelnen Artikels über das Menü in seiner Zeile neu abrufen oder mit Refresh all URLs oben rechts alle URL‑basierten Artikel auf einmal aktualisieren.

URL‑Artikel können sich außerdem einmal täglich selbst neu abrufen, sodass die Wissensdatenbank der Quellseite folgt, ohne dass jemand eingreifen muss.

Drei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie sich darauf verlassen:

• Die Einstellung gilt pro Artikel, nicht kontoweit. Aktivieren Sie sie für die Artikel, die synchron bleiben sollen.
• Sie ist nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Im Free‑Tarif nutzen Sie die oben beschriebene manuelle Aktualisierung.
• Wenn Sie den Inhalt eines Artikels von Hand bearbeiten, wird sie für diesen Artikel deaktiviert. Das ist Absicht, denn ein täglicher Neuabruf würde Ihre Änderung am nächsten Morgen sonst überschreiben. Es bedeutet aber, dass eine von Ihnen angepasste Seite ihrer Quelle nicht mehr folgt, bis Sie die Funktion wieder aktivieren.

Das tägliche Intervall lässt sich nicht ändern.

URL-Artikel aktuell halten

URL-Artikel bleiben mit ihrer Quellseite verknüpft, sodass Sie sie aktuell halten können, ohne sie manuell neu zu importieren. Dafür gibt es zwei Wege: Auto-Refresh, der automatisch jeden Tag läuft, und die manuelle Aktualisierung, die Sie bei Bedarf auslösen. Beide ersetzen den Inhalt des Artikels durch die neueste Version der Live-Seite und trainieren Ihren KI-Agenten anschließend automatisch neu.

Auto-Refresh

Aktivieren Sie Auto-Refresh für einen URL-Artikel, und Quickchat prüft dessen Quellseite einmal täglich und aktualisiert den Artikel automatisch, sobald sich die Quelle ändert. So bleibt URL-basiertes Wissen ohne manuellen Aufwand synchron.

Hinweis

Automatische URL-Aktualisierung ist in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

So aktivieren Sie es

• Einzelner Artikel: öffnen Sie den Artikel und betätigen Sie den Schalter Auto-Refresh im Metadaten-Bereich auf der rechten Seite, oder verwenden Sie den Schalter Auto-Refresh URL in der Zeile des Artikels in der Liste.
• Über das Zeilenmenü: klicken Sie auf das Menü ”…” in der Zeile eines URL-Artikels und wählen Sie Auto-Refresh URL.
• Mehrere auf einmal: wählen Sie mehrere URL-Artikel über die Kontrollkästchen aus und klicken Sie in der Auswahl-Symbolleiste auf Auto-Refresh URLs (N).

Solange Auto-Refresh aktiviert ist, wird der Artikel mit seiner Quelle synchron gehalten und sein Inhalt ist schreibgeschützt, mit dem Banner “Dieser Artikel ist mit seiner Quelle synchron. Schalten Sie Auto-Refresh aus, um ihn zu bearbeiten.” Um den Text selbst zu bearbeiten, klicken Sie auf Ausschalten & bearbeiten (oder schalten Sie Auto-Refresh aus). Beim Bearbeiten eines URL-Artikels wird Auto-Refresh automatisch ausgeschaltet, sodass eine spätere Aktualisierung Ihre Änderungen nie überschreibt.

Das Feld Zuletzt aktualisiert im Metadaten-Bereich zeigt an, wann der Artikel zuletzt aus seiner Quelle aktualisiert wurde.

Manuelle Aktualisierung

Um den neuesten Inhalt sofort abzurufen, ohne auf die tägliche Prüfung zu warten:

• Einzelner Artikel: öffnen Sie ihn und klicken Sie im Metadaten-Bereich auf URL manuell aktualisieren, oder wählen Sie URL manuell aktualisieren aus dem Zeilenmenü ”…”.
• Mehrere auf einmal: wählen Sie URL-Artikel aus und klicken Sie auf URLs manuell aktualisieren (N), oder verwenden Sie oben rechts Alle URLs aktualisieren, um alle URL-basierten Artikel auf einmal neu abzurufen.

Eine manuelle Aktualisierung ersetzt Ihre manuellen Änderungen durch die Live-Seite, daher bittet Quickchat Sie um Bestätigung, bevor Artikel überschrieben werden, die Sie bearbeitet haben. Die Massenaktualisierung umfasst bis zu 1.000 URL-Artikel auf einmal.

Tipps für eine effektive Wissensbasis

Jeder Textartikel, jede URL und jede Datei sollte in sich abgeschlossen und vollständig sein. Strukturierte Inhalte liefern der KI den nötigen Kontext.

Lesen Sie die folgenden Tipps für optimale Ergebnisse:

Schritte zum Aufbau und zur Verfeinerung

1. Ziel klären
   Definieren Sie Rolle und Fragestellungen Ihres Agenten. Strukturieren Sie Wissen nach Nutzerbedürfnissen.

   E‑Commerce‑Beispiel:

   • Stöbern & Kaufen: Produktdetails, Vergleiche, FAQs
   • Kauf: Zahlungsmethoden, Rabattcodes, Steuern
   • Lieferung: Versand, Bestelländerungen, Tracking

   Studienkredite‑Beispiel:

   • Vor Antrag: Anspruch und Bedingungen
   • Antrag: Leitfäden, Begriffe, Walkthroughs
   • Nach Abschluss: Rückzahlungspläne, Stundungen

2. Datenqualität sicherstellen
   Antwortqualität hängt von den bereitgestellten Daten ab. Achten Sie auf:

   • Lesbarkeit: Entfernen Sie Irrelevantes, Dubletten, unnötige Überschriften
   • Relevanz: Beantworten Sie häufige Fragen und Erwartungen
   • Konsistenz: Vermeiden Sie Widersprüche und veraltete Infos (z. B. Preise)
   • Nur Text: da Bilder nicht unterstützt werden, gehören Schlüsselinhalte in den Text

3. Klarheit priorisieren
   Logische Absätze, fokussiert und leicht zu folgen.

4. Ausführlich sein
   Geben Sie genügend Details für komplexe Anfragen.

5. Antworten statt Q&A
   Die KI extrahiert relevante Details — Q&A‑Listen sind selten nötig.

6. URLs in den Text einbetten
   Verlinken Sie innerhalb des Textes auf Referenzen, Produkte, Formulare.

   Beispiel:
   „Um eine Bestellung zu stornieren, senden Sie eine Anfrage hier: https://example.com/cancel-order.“

7. Gründlich testen
   Simulieren Sie Nutzerinteraktionen, finden Sie Lücken und passen Sie an.

Häufige Probleme

• Links fehlen in Antworten: Stellen Sie sicher, dass relevante Links im Artikeltext vorhanden sind.
• Doppelte Informationen: Vermeiden Sie Wiederholungen über Artikel hinweg.
• Wichtige Details fehlen: Erstellen Sie eigene Artikel für Sonderfälle.
• Falsche Daten (z. B. Preise): Regelmäßig prüfen und aktualisieren.

Der Aufbau einer effektiven Wissensbasis ist iterativ. Starten Sie mit klaren Zielen, strukturieren Sie logisch und testen Sie umfangreich.

Hinweis

Brauchen Sie Hilfe oder maßgeschneiderte Integrationen? Schreiben Sie an contact@quickchat.ai.

Suche

Die Suche findet Artikel nach Titel und Inhalt.

So nutzen Sie die Suche

1. Geben Sie Stichwörter oben in die Search‑Leiste ein.
2. Ergebnisse aktualisieren sich sofort und zeigen Artikel mit Treffern.

Mehrfachauswahl und Massenlöschung

Verwalten Sie mehrere Artikel auf einmal.

Mehrfachauswahl

1. Öffnen Sie die Liste der Wissensdatenbank
2. Klicken Sie auf „…“ beim Artikel und dann Select
3. Haken Sie die gewünschten Artikel an
4. Ausgewählte Artikel bleiben markiert

Massenlöschung

1. Nach Auswahl klicken Sie unten auf Delete
2. Bestätigen Sie, um die Artikel endgültig zu löschen

Tags

Tags helfen Ihnen, die Wissensdatenbank zu organisieren, und ermöglichen es dem KI‑Agenten einzugrenzen, welche Artikel er für eine bestimmte Frage heranzieht. Sie sehen Tags in jeder Artikelzeile und als Filter oben in der Liste.

Es gibt zwei Wege, einen Artikel zu taggen:

• Manuell — öffnen Sie einen Artikel und nutzen Sie + Add Tag im Metadaten‑Panel auf der rechten Seite.
• Auto-tag with AI — klicken Sie im selben Panel auf Auto-tag with AI. Quickchat liest den Artikel und schlägt anhand seines Inhalts Tags vor. Nützlich bei per Massenimport befüllten Wissensdatenbanken (Sitemap, All Pages, Intercom), bei denen es unrealistisch ist, Hunderte von Artikeln von Hand zu taggen.

Nutzen Sie den Filter Tags in der Symbolleiste, um die Liste auf Artikel mit einem oder mehreren Tags einzugrenzen.

Wie Ihre Änderungen live gehen

Es gibt keinen Retraining‑Schritt und keine Schaltfläche, die Sie drücken müssen. Jede Änderung an der Wissensdatenbank wird automatisch im Hintergrund verarbeitet, Artikel für Artikel — und nur die Artikel, die Sie tatsächlich bearbeitet haben, werden neu verarbeitet. Der Rest Ihrer Wissensdatenbank beantwortet währenddessen durchgehend weiter Fragen.

Das gilt für jede Art der Inhaltsänderung: einen Artikel hinzufügen oder bearbeiten, einen Artikel löschen, eine Website oder eine Datei importieren, eine URL von Hand neu abrufen sowie die automatische tägliche Aktualisierung.

Artikelstatus

Jede Zeile in der Liste der Wissensdatenbank hat eine Spalte Status:

Status	Was er bedeutet
Pending	In der Warteschlange, wartet auf die Verarbeitung.
Processing	Wird gerade verarbeitet.
Ready	Live. Ihr KI‑Agent verwendet diesen Artikel.
Failed	Die Verarbeitung wurde nicht abgeschlossen. Siehe unten.

Der Status aktualisiert sich von selbst — Sie müssen die Seite nicht neu laden.

Solange noch etwas in Bearbeitung ist, zeigt die App oben „N articles still processing“ an. Der Hinweis verschwindet, sobald alles fertig ist. Die meisten Artikel sind innerhalb von Sekunden Ready; große Importe dauern länger, weil Artikel in Batches verarbeitet werden.

Wann ein Artikel live ist

Sobald ein Artikel Ready anzeigt, ist er überall gleichzeitig live: in Ihrem bereitgestellten Widget, in jedem verbundenen Kanal, in der API und in AI Preview. Es gibt keinen separaten Veröffentlichungs‑ oder Deployment‑Schritt und keine Entwurfskopie Ihrer Wissensdatenbank, die zwischen Ihnen und Ihrem Agenten steht.

Achtung

Da nichts zurückgehalten wird, erreicht eine Änderung Ihren live geschalteten KI‑Agenten, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn Ihr Agent produktiv im Einsatz ist, prüfen Sie den Artikelinhalt vor dem Speichern und führen Sie anschließend ein Simulations‑Dataset erneut aus, um zu bestätigen, dass die Änderung keine Regression verursacht hat.

Wenn ein Artikel fehlschlägt

Ein Artikel mit Failed wird von Ihrem KI‑Agenten schlicht nicht verwendet. Der Rest Ihrer Wissensdatenbank ist davon nicht betroffen, und Ihr Agent antwortet weiterhin aus allem, was Ready ist.

Die meisten Fehler sind vorübergehend, und Quickchat wiederholt die Verarbeitung automatisch für Sie, sodass sie sich in der Regel von selbst erledigen. Wenn Sie nicht warten möchten, klicken Sie auf Retry neben der Meldung „N failed to process“ oben in der App, um alle fehlgeschlagenen Artikel sofort erneut zu verarbeiten.

Schlägt ein Artikel dauerhaft fehl, liegt es meist am Quellinhalt: eine leere Seite, eine Datei ohne extrahierbaren Text oder eine URL, die nicht mehr erreichbar ist. Öffnen Sie den Artikel, um zu prüfen, was tatsächlich importiert wurde, oder importieren Sie ihn erneut aus einer funktionierenden Quelle. Schlägt er weiterhin fehl, schreiben Sie uns an contact@quickchat.ai.

Alles andere wirkt sofort

Nur Inhalte der Wissensdatenbank durchlaufen diese Verarbeitung. Einstellungen — Identity, AI Personality, Languages, Actions, Inbox‑Antworten, Insights und Conversation Rating — gelten in dem Moment, in dem Sie sie speichern.