Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist die Kernkomponente Ihres Quickchat‑KI‑Agenten. Sie bildet die Grundlage für das Verständnis Ihres Unternehmens, Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Eine gut strukturierte und umfassende Wissensbasis stellt präzise Antworten sicher.

Dieser Leitfaden gibt einen Überblick, Strategien zum Aufbau und Tipps zur Optimierung.

Datenquellen

Über die Symbolleiste oben auf der Seite der Wissensdatenbank können Sie Wissen aus allen folgenden Quellen hinzufügen:

Add Article

Manuell verfasste Artikel mit Titel und Rich-Text-Inhalt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie die genaue Formulierung vollständig kontrollieren möchten, zum Beispiel für FAQs, interne Richtlinien, Produktspezifikationen oder Inhalte, die Sie sonst aus einem Dokument einfügen würden.

Tipp

Beschränken Sie jeden Artikel auf ein einzelnes Thema. Lange Artikel mit mehreren Themen erschweren das Abrufen relevanter Informationen. Durch die Aufteilung kann die KI klarere Antworten geben.

Add Paragraph

Kurze, eigenständige Fakten, für die kein vollständiger Artikel erforderlich ist. Absätze werden gruppiert, zum Beispiel im Ordner “Single Paragraphs”, und als kleine Wissenseinheiten behandelt. Diese Option eignet sich für Einzeiler wie „Der Versand dauert 3–5 Werktage“ oder „Rücksendungen werden innerhalb von 30 Tagen akzeptiert“.

Add Website

Importieren Sie Inhalte von einer beliebigen URL. Es gibt vier Importmodi:

• Einzelseite: importiert eine Webseite. Mit Erweiterte Optionen → HTML-Selektor können Sie den Import auf einen bestimmten Teil der Seite beschränken, zum Beispiel main, #article-body oder .docs-content, wenn der Rest der Seite aus Navigation, Werbung oder einem Footer besteht.
• Mehrere Seiten: fügen Sie eine Liste von URLs ein. Jede URL wird zu einem eigenen Artikel.
• Sitemap: geben Sie eine sitemap.xml an. Jede Seite in der Sitemap wird als separater Artikel importiert. Diese Option eignet sich am besten für Dokumentationsseiten und strukturierte Blogs.
• Alle Seiten: durchsucht die gesamte Website und importiert jede erreichbare URL der Domain. Verwenden Sie diese Option für vollständige Dokumentationsimporte oder Unternehmensblogs.

URLs bleiben mit ihrer Quelle verknüpft, sodass Sie sie automatisch oder bei Bedarf aktuell halten können. Weitere Informationen finden Sie unter URL-Artikel aktuell halten.

Automatische Aktualisierung

URL‑Artikel können sich außerdem einmal täglich selbst neu abrufen, sodass die Wissensdatenbank der Quellseite folgt, ohne dass jemand eingreifen muss.

Drei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie sich darauf verlassen:

• Die Einstellung gilt pro Artikel, nicht kontoweit. Aktivieren Sie sie für die Artikel, die synchron bleiben sollen.
• Sie ist nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Im Free‑Tarif nutzen Sie die manuelle Aktualisierung.
• Wenn Sie den Inhalt eines Artikels von Hand bearbeiten, wird sie für diesen Artikel deaktiviert. Das ist Absicht, denn ein täglicher Neuabruf würde Ihre Änderung am nächsten Morgen sonst überschreiben. Es bedeutet aber, dass eine von Ihnen angepasste Seite ihrer Quelle nicht mehr folgt, bis Sie die Funktion wieder aktivieren.

Das tägliche Intervall lässt sich nicht ändern.

Upload File

Laden Sie Dokumente (PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV) und mehr hoch; gescannte Bilder werden per OCR ausgelesen. Der Text wird automatisch extrahiert und indexiert. Maximale Dateigröße: 32 MB, bei Textdateien (z. B. txt, md, csv, json) 1 MB. Ist eine Textdatei größer, teilen Sie sie in kleinere Teile auf und laden Sie diese einzeln hoch.

Shopify MCP

Verbinden Sie Ihren Shopify-Shop, damit die KI Fragen auf Grundlage Ihres aktuellen Produktkatalogs, der Produktdetails und der Shop-Richtlinien beantworten kann. Fügen Sie die URL Ihres Shops ein, um die Verbindung einzurichten. Im Hintergrund richtet Quickchat dadurch eine benutzerdefinierte Aktion vom Typ Shopify MCP ein. Sie können sie auch unter Aktionen & MCPs verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Aktionen. Dort erfahren Sie auch, warum der Bestellstatus eine separate Aktion benötigt.

Intercom Artikel

Importieren Sie alle Artikel aus Ihrem verbundenen Intercom Help Center in einem Schritt. Intercom muss zuerst unter Externe Apps → Intercom verbunden sein. Wenn Sie den Import erneut ausführen, werden neue und aktualisierte Artikel synchronisiert.

YouTube

Fügen Sie eine YouTube-URL ein, um das Transkript des Videos als Artikel zu importieren. Diese Option ist für Tutorial-Kanäle und Produktanleitungen nützlich, die Sie nicht von Hand neu verfassen möchten.

URL-Artikel aktuell halten

URL-Artikel bleiben mit ihrer Quellseite verknüpft, sodass Sie sie aktuell halten können, ohne sie manuell neu zu importieren. Dafür gibt es zwei Wege: Auto-Refresh, der automatisch jeden Tag läuft, und die manuelle Aktualisierung, die Sie bei Bedarf auslösen. Beide ersetzen den Inhalt des Artikels durch die neueste Version der Live-Seite und trainieren Ihren KI-Agenten anschließend automatisch neu.

Auto-Refresh

Aktivieren Sie Auto-Refresh für einen URL-Artikel, und Quickchat prüft dessen Quellseite einmal täglich und aktualisiert den Artikel automatisch, sobald sich die Quelle ändert. So bleibt URL-basiertes Wissen ohne manuellen Aufwand synchron.

Hinweis

Automatische URL-Aktualisierung ist in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

So aktivieren Sie es

• Einzelner Artikel: öffnen Sie den Artikel und betätigen Sie den Schalter Auto-Refresh im Metadaten-Bereich auf der rechten Seite, oder verwenden Sie den Schalter Auto-Refresh URL in der Zeile des Artikels in der Liste.
• Über das Zeilenmenü: klicken Sie auf das Menü ”…” in der Zeile eines URL-Artikels und wählen Sie Auto-Refresh URL.
• Mehrere auf einmal: wählen Sie mehrere URL-Artikel über die Kontrollkästchen aus und klicken Sie in der Auswahl-Symbolleiste auf Auto-Refresh URLs (N).

Solange Auto-Refresh aktiviert ist, wird der Artikel mit seiner Quelle synchron gehalten und sein Inhalt ist schreibgeschützt, mit dem Banner “Dieser Artikel ist mit seiner Quelle synchron. Schalten Sie Auto-Refresh aus, um ihn zu bearbeiten.” Um den Text selbst zu bearbeiten, klicken Sie auf Ausschalten & bearbeiten (oder schalten Sie Auto-Refresh aus). Beim Bearbeiten eines URL-Artikels wird Auto-Refresh automatisch ausgeschaltet, sodass eine spätere Aktualisierung Ihre Änderungen nie überschreibt.

Das Feld Zuletzt aktualisiert im Metadaten-Bereich zeigt an, wann der Artikel zuletzt aus seiner Quelle aktualisiert wurde.

Wenn eine Aktualisierung fehlschlägt, bleibt die zuletzt gespeicherte Version live und Ihr KI-Agent verwendet sie weiter. Unter Wenn eine URL-Aktualisierung fehlschlägt finden Sie weitere Informationen zu Status, Grund und Wiederholungsverhalten.

Manuelle Aktualisierung

Um den neuesten Inhalt sofort abzurufen, ohne auf die tägliche Prüfung zu warten:

• Einzelner Artikel: öffnen Sie ihn und klicken Sie im Metadaten-Bereich auf URL manuell aktualisieren, oder wählen Sie URL manuell aktualisieren aus dem Zeilenmenü ”…”.
• Mehrere auf einmal: wählen Sie URL-Artikel aus und klicken Sie auf URLs manuell aktualisieren (N), oder verwenden Sie oben rechts Alle URLs aktualisieren, um alle URL-basierten Artikel auf einmal neu abzurufen.

Eine manuelle Aktualisierung ersetzt Ihre manuellen Änderungen durch die Live-Seite, daher bittet Quickchat Sie um Bestätigung, bevor Artikel überschrieben werden, die Sie bearbeitet haben. Die Massenaktualisierung umfasst bis zu 1.000 URL-Artikel auf einmal.

Tipps für eine effektive Wissensbasis

Jeder Textartikel, jede URL und jede Datei sollte in sich abgeschlossen und vollständig sein. Strukturierte Inhalte liefern der KI den nötigen Kontext.

Lesen Sie die folgenden Tipps für optimale Ergebnisse:

Schritte zum Aufbau und zur Verfeinerung

1. Ziel klären
   Definieren Sie Rolle und Fragestellungen Ihres Agenten. Strukturieren Sie Wissen nach Nutzerbedürfnissen.

   E‑Commerce‑Beispiel:

   • Stöbern & Kaufen: Produktdetails, Vergleiche, FAQs
   • Kauf: Zahlungsmethoden, Rabattcodes, Steuern
   • Lieferung: Versand, Bestelländerungen, Tracking

   Studienkredite‑Beispiel:

   • Vor Antrag: Anspruch und Bedingungen
   • Antrag: Leitfäden, Begriffe, Walkthroughs
   • Nach Abschluss: Rückzahlungspläne, Stundungen

2. Datenqualität sicherstellen
   Antwortqualität hängt von den bereitgestellten Daten ab. Achten Sie auf:

   • Lesbarkeit: Entfernen Sie Irrelevantes, Dubletten, unnötige Überschriften
   • Relevanz: Beantworten Sie häufige Fragen und Erwartungen
   • Konsistenz: Vermeiden Sie Widersprüche und veraltete Infos (z. B. Preise)
   • Nur Text: da Bilder nicht unterstützt werden, gehören Schlüsselinhalte in den Text

3. Klarheit priorisieren
   Logische Absätze, fokussiert und leicht zu folgen.

4. Ausführlich sein
   Geben Sie genügend Details für komplexe Anfragen.

5. Antworten statt Q&A
   Die KI extrahiert relevante Details. Q&A‑Listen sind selten nötig.

6. URLs in den Text einbetten
   Verlinken Sie innerhalb des Textes auf Referenzen, Produkte, Formulare.

   Beispiel:
   „Um eine Bestellung zu stornieren, senden Sie eine Anfrage hier: https://example.com/cancel-order.“

7. Gründlich testen
   Simulieren Sie Nutzerinteraktionen, finden Sie Lücken und passen Sie an.

Häufige Probleme

• Links fehlen in Antworten: Stellen Sie sicher, dass relevante Links im Artikeltext vorhanden sind.
• Doppelte Informationen: Vermeiden Sie Wiederholungen über Artikel hinweg.
• Wichtige Details fehlen: Erstellen Sie eigene Artikel für Sonderfälle.
• Falsche Daten (z. B. Preise): Regelmäßig prüfen und aktualisieren.

Der Aufbau einer effektiven Wissensbasis ist iterativ. Starten Sie mit klaren Zielen, strukturieren Sie logisch und testen Sie umfangreich.

Hinweis

Brauchen Sie Hilfe oder maßgeschneiderte Integrationen? Schreiben Sie an contact@quickchat.ai.

Suche

Die Suche findet Artikel nach Titel und Inhalt.

So nutzen Sie die Suche

1. Geben Sie Stichwörter oben in die Search‑Leiste ein.
2. Ergebnisse aktualisieren sich sofort und zeigen Artikel mit Treffern.

Mehrfachauswahl und Massenlöschung

Verwalten Sie mehrere Artikel auf einmal.

Mehrfachauswahl

1. Öffnen Sie die Liste der Wissensdatenbank
2. Klicken Sie auf „…“ beim Artikel und dann Select
3. Haken Sie die gewünschten Artikel an
4. Ausgewählte Artikel bleiben markiert

Massenlöschung

1. Nach Auswahl klicken Sie unten auf Delete
2. Bestätigen Sie, um die Artikel endgültig zu löschen

Tags

Tags helfen Ihnen, die Wissensdatenbank zu organisieren, und ermöglichen es dem KI‑Agenten einzugrenzen, welche Artikel er für eine bestimmte Frage heranzieht. Sie sehen Tags in jeder Artikelzeile und als Filter oben in der Liste.

Es gibt zwei Wege, einen Artikel zu taggen:

• Manuell: Öffnen Sie einen Artikel und nutzen Sie + Add Tag im Metadaten‑Panel auf der rechten Seite.
• Auto-tag with AI: Klicken Sie im selben Panel auf Auto-tag with AI. Quickchat liest den Artikel und schlägt anhand seines Inhalts Tags vor. Nützlich bei per Massenimport befüllten Wissensdatenbanken (Sitemap, All Pages, Intercom), bei denen es unrealistisch ist, Hunderte von Artikeln von Hand zu taggen.

Nutzen Sie den Filter Tags in der Symbolleiste, um die Liste auf Artikel mit einem oder mehreren Tags einzugrenzen.

Wie Ihre Änderungen live gehen

Es gibt keinen Retraining‑Schritt und keine Schaltfläche, die Sie drücken müssen. Jede Änderung an der Wissensdatenbank wird automatisch im Hintergrund verarbeitet, Artikel für Artikel. Nur die Artikel, die Sie tatsächlich bearbeitet haben, werden neu verarbeitet. Der Rest Ihrer Wissensdatenbank beantwortet währenddessen durchgehend weiter Fragen.

Das gilt für jede Art der Inhaltsänderung: einen Artikel hinzufügen oder bearbeiten, einen Artikel löschen, eine Website oder eine Datei importieren, eine URL von Hand neu abrufen sowie die automatische tägliche Aktualisierung.

Artikelstatus

Jede Zeile in der Liste der Wissensdatenbank hat eine Spalte Status:

Status	Was er bedeutet
Pending	In der Warteschlange, wartet auf die Verarbeitung.
Processing	Wird gerade verarbeitet.
Ready	Live. Ihr KI‑Agent verwendet diesen Artikel.
Failed	Die Verarbeitung wurde nicht abgeschlossen. Siehe unten.
Aktualisierung fehlgeschlagen	Dein AI Agent nutzt weiterhin die zuletzt gespeicherte Version.

Der Status aktualisiert sich von selbst. Sie müssen die Seite nicht neu laden.

Solange noch etwas in Bearbeitung ist, zeigt die App oben „N articles still processing“ an. Der Hinweis verschwindet, sobald alles fertig ist. Die meisten Artikel sind innerhalb von Sekunden Ready; große Importe dauern länger, weil Artikel in Batches verarbeitet werden.

Wann ein Artikel live ist

Sobald ein Artikel Ready anzeigt, ist er überall gleichzeitig live: in Ihrem bereitgestellten Widget, in jedem verbundenen Kanal, in der API und in AI Preview. Es gibt keinen separaten Veröffentlichungs‑ oder Deployment‑Schritt und keine Entwurfskopie Ihrer Wissensdatenbank, die zwischen Ihnen und Ihrem Agenten steht.

Achtung

Da nichts zurückgehalten wird, erreicht eine Änderung Ihren live geschalteten KI‑Agenten, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist. Wenn Ihr Agent produktiv im Einsatz ist, prüfen Sie den Artikelinhalt vor dem Speichern und führen Sie anschließend ein Simulations‑Dataset erneut aus, um zu bestätigen, dass die Änderung keine Regression verursacht hat.

Wenn eine URL-Aktualisierung fehlschlägt

Ein URL-Artikel mit dem Status Aktualisierung fehlgeschlagen bleibt mit der letzten von Quickchat gespeicherten Version live. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Status, um zu sehen, warum die Quelle nicht aktualisiert werden konnte, zum Beispiel wegen einer nicht verfügbaren Seite, einer erforderlichen Anmeldung, einer Weiterleitung zu einer anderen Website oder nicht lesbarer Inhalte.

Quickchat unternimmt bei vorübergehenden Fehlern weiterhin neue Versuche. Wenn die Aktualisierungsversuche für die Quelle über einen Zeitraum von 14 Tagen hinweg fehlschlagen, werden die automatischen Prüfungen beendet, damit eine dauerhaft nicht verfügbare Seite nicht wiederholt abgerufen wird. Wählen Sie nach der Behebung der Quelle URL manuell aktualisieren. Eine erfolgreiche Aktualisierung löscht den Fehlerstatus und setzt die automatischen Prüfungen fort. Sie können auch erneut Auto-Refresh URL auswählen, um den Zeitraum für die Wiederholungsversuche neu zu starten.

Wenn ein Artikel fehlschlägt

Ein Artikel mit Failed wird von Ihrem KI‑Agenten schlicht nicht verwendet. Der Rest Ihrer Wissensdatenbank ist davon nicht betroffen, und Ihr Agent antwortet weiterhin aus allem, was Ready ist.

Die meisten Fehler sind vorübergehend, und Quickchat wiederholt die Verarbeitung automatisch für Sie, sodass sie sich in der Regel von selbst erledigen. Wenn Sie nicht warten möchten, klicken Sie auf Retry neben der Meldung „N failed to process“ oben in der App, um alle fehlgeschlagenen Artikel sofort erneut zu verarbeiten.

Schlägt ein Artikel dauerhaft fehl, liegt es meist am Quellinhalt: eine leere Seite, eine Datei ohne extrahierbaren Text oder eine URL, die nicht mehr erreichbar ist. Öffnen Sie den Artikel, um zu prüfen, was tatsächlich importiert wurde, oder importieren Sie ihn erneut aus einer funktionierenden Quelle. Schlägt er weiterhin fehl, schreiben Sie uns an contact@quickchat.ai.

Alles andere wirkt sofort

Nur Inhalte der Wissensdatenbank durchlaufen diese Verarbeitung. Einstellungen wie Identity, AI Personality, Languages, Actions, Inbox‑Antworten, Insights und Conversation Rating gelten in dem Moment, in dem Sie sie speichern.