Knowledge Base

Knowledge Base là thành phần cốt lõi của AI Agent Quickchat, làm nền tảng để Agent hiểu công ty, sản phẩm và dịch vụ của bạn. Knowledge Base đầy đủ, có cấu trúc tốt giúp AI Agent xử lý câu hỏi người dùng hiệu quả và đưa ra câu trả lời chính xác.

Hướng dẫn này giới thiệu tổng quan về Knowledge Base, chiến lược xây dựng hiệu quả và mẹo tối ưu hiệu suất.

Với trang giá và trợ giúp thường xuyên thay đổi, hãy bắt đầu bằng bài viết gắn với URL và Auto-refresh hằng ngày trên gói trả phí. Làm mới thủ công khi có thay đổi quan trọng thay vì chờ lần kiểm tra ngày tiếp theo. Bạn có thể nhờ ChatGPT hoặc Claude cấu hình việc này qua kết nối tài khoản Quickchat.

Nguồn dữ liệu

Thanh công cụ đầu trang Knowledge Base cho phép thêm kiến thức từ các nguồn sau:

Add Article

Bài viết soạn thủ công, gồm tiêu đề và nội dung văn bản định dạng. Dùng khi muốn kiểm soát hoàn toàn câu chữ: FAQ, chính sách nội bộ, thông số sản phẩm hoặc thông tin bạn thường sao chép từ tài liệu.

Mẹo

Giữ mỗi bài viết tập trung vào một chủ đề. Bài dài có nhiều chủ đề gây khó cho truy xuất; tách bài giúp AI trả lời rõ ràng hơn.

Add Paragraph

Thông tin ngắn, độc lập, không cần một bài viết đầy đủ. Các đoạn được nhóm lại, chẳng hạn trong thư mục “Single Paragraphs”, và được xem là đơn vị kiến thức nhỏ. Phù hợp với câu như “Giao hàng mất 3–5 ngày làm việc” hoặc “Chấp nhận đổi trả trong vòng 30 ngày”.

Add Website

Nhập nội dung từ bất kỳ URL nào. Có bốn chế độ nhập:

• Single Page: nhập một trang web. Dùng Advanced options → HTML selector để giới hạn nội dung vào một phần cụ thể, như main, #article-body hoặc .docs-content, khi phần còn lại là điều hướng, quảng cáo hoặc chân trang.
• Multiple Pages: dán danh sách URL; mỗi URL trở thành một bài viết riêng.
• Sitemap: trỏ tới sitemap.xml; mỗi trang trong sitemap được nhập thành bài riêng. Phù hợp nhất với website tài liệu và blog có cấu trúc.
• All Pages: thu thập toàn bộ URL có thể truy cập trên tên miền. Dùng để nhập toàn bộ tài liệu hoặc blog công ty.

URL vẫn liên kết với nguồn để có thể cập nhật tự động hoặc theo yêu cầu. Xem Giữ bài viết URL luôn cập nhật.

Kiểm tra trích xuất công khai (hai trang mẫu)

Muốn xem nhà cung cấp trích xuất của Quickchat trả về gì trước khi tạo tài khoản hoặc nhập bài viết? Mở kiểm tra trích xuất công khai. Công cụ thử nghiệm này chỉ hỗ trợ hai trang mẫu: trang giá của chúng tôi và hướng dẫn Knowledge Base bằng tiếng Anh này. Đưa một trong hai URL chính xác này và nội dung cần kiểm tra vào câu hỏi. Không cần đăng nhập hoặc kết nối tài khoản.

Kết quả gồm văn bản vừa trích xuất, thời điểm quan sát, cài đặt và lỗi trích xuất nếu có. Công cụ thử trích xuất một lần bằng bộ lọc nội dung chính mặc định, không có bộ chọn tùy chỉnh hoặc cơ chế thử nhập lại thông thường. Văn bản có thể được rút ngắn, vì vậy nội dung không xuất hiện trong đoạn trích không chứng minh rằng nó vắng mặt trong toàn bộ kết quả trích xuất.

Công cụ không tạo tài khoản hay nhập bài viết, cũng không xác minh nhập thành công hoặc câu trả lời AI sau này.

Làm mới tự động

Bài viết gắn với URL cũng có thể tự lấy lại nội dung mỗi ngày một lần, giúp Knowledge Base theo sát trang nguồn mà không cần thao tác.

Ba điều cần biết trước khi sử dụng:

• Cài đặt áp dụng theo từng bài viết, không phải toàn tài khoản. Bật cho những bài bạn muốn đồng bộ.
• Chỉ có trên gói trả phí. Với Free, dùng làm mới thủ công ở trên.
• Sửa nội dung bài viết bằng tay sẽ tắt tính năng này cho bài đó. Đây là chủ ý để lần lấy lại hằng ngày không ghi đè chỉnh sửa vào sáng hôm sau. Tuy nhiên, trang đã tùy chỉnh sẽ ngừng theo dõi nguồn cho đến khi bạn bật lại.

Không thể thay đổi chu kỳ hằng ngày.

Upload File

Tải tài liệu như PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV và nhiều loại khác; ảnh quét được nhận dạng bằng OCR. Văn bản tự động được trích xuất và lập chỉ mục. Kích thước tệp tối đa là 32 MB, hoặc 1 MB với tệp văn bản như txt, md, csv, json. Nếu tệp văn bản lớn hơn, hãy chia nhỏ và tải từng phần.

Shopify MCP

Kết nối cửa hàng Shopify để AI trả lời dựa trên danh mục sản phẩm trực tiếp, chi tiết sản phẩm và chính sách cửa hàng. Dán URL cửa hàng để thiết lập kết nối. Phía sau, thao tác này cấu hình Custom Action Shopify MCP, bạn cũng có thể quản lý trong Actions & MCPs. Xem Custom Actions, bao gồm lý do trạng thái đơn hàng cần action riêng.

Intercom Articles

Nhập hàng loạt mọi bài viết từ Intercom Help Center đã kết nối. Trước hết cần kết nối Intercom tại External Apps → Intercom. Chạy lại thao tác nhập để đồng bộ bài viết mới và cập nhật.

YouTube

Dán URL YouTube để nhập bản chép lời video thành bài viết. Hữu ích với kênh hướng dẫn và video giới thiệu sản phẩm mà bạn không muốn tự viết lại.

Giữ bài viết URL luôn cập nhật

Bài viết URL vẫn liên kết với trang nguồn, nên bạn có thể giữ nội dung mới mà không phải tự nhập lại. Có hai cách: Auto-refresh chạy tự động hằng ngày và làm mới thủ công do bạn kích hoạt khi cần. Cả hai thay nội dung bài bằng phiên bản mới nhất của trang đang hoạt động, rồi tự động huấn luyện lại AI Agent.

Để xem tài liệu tham khảo tập trung kèm liên kết nguồn, đọc Cập nhật website: làm mới hằng ngày, trang mới và thay đổi giá khẩn cấp.

Cần hỗ trợ chọn cách giữ kiến thức cập nhật? Hỏi Quickchat về thiết lập của bạn để nhận câu trả lời AI có liên kết tới tài liệu công khai của chúng tôi. Không cần đăng nhập hoặc kết nối tài khoản.

Quản lý cập nhật bằng ChatGPT hoặc Claude

Với một nhóm nhỏ trang thường thay đổi, quy trình đơn giản nhất là làm mới hằng ngày và làm mới thủ công khi có thay đổi quan trọng. Kết nối tài khoản qua Quản lý bằng AI, nêu tên Agent và cung cấp URL nguồn. Ví dụ:

Giúp tôi giữ trang giá và trợ giúp của Agent website luôn cập nhật. Kiểm tra URL nào đã có trong Knowledge Base, thêm trang còn thiếu và bật làm mới tự động hằng ngày nếu gói hỗ trợ. Cho tôi xem các thay đổi đề xuất trước khi áp dụng.

Kết nối có thể thêm trang, làm mới bài viết URL hiện có và quản lý chế độ làm mới tự động. Kết nối dùng đăng nhập Quickchat, nên bạn không cần khóa API dành cho lập trình viên hay tập lệnh đồng bộ riêng cho các tác vụ này. Làm mới tự động yêu cầu gói trả phí; làm mới URL thủ công có trên Free.

Giữ quy trình gọn nhẹ:

1. Cập nhật website nguồn trước. Tránh lưu các bản giá hoặc chính sách mâu thuẫn trong những bài viết riêng.
2. Sau thay đổi quan trọng, nhờ ứng dụng AI đã kết nối làm mới URL liên quan, kiểm tra bài viết ở trạng thái Ready và thử câu trả lời.
3. Thường xuyên xem lỗi làm mới và câu hỏi khách hàng chưa được trả lời. Bạn có thể nhờ ứng dụng AI đã kết nối xem các hội thoại gần đây, rồi quyết định kiến thức cần cải thiện.
4. Thêm URL mới xuất bản và xem lại trang đã ngừng sử dụng riêng biệt. Làm mới hằng ngày theo dõi bài viết bạn chọn; không tự phát hiện trang sitemap mới. Sửa bài bằng tay sẽ tắt tự động làm mới.

Nếu cần quy trình đồng bộ riêng, hãy kiểm tra yêu cầu gói REST API riêng trước. Làm mới hằng ngày không phải tra cứu trực tiếp; dùng Action khi câu trả lời phải truy vấn hệ thống đang hoạt động.

Auto-refresh

Bật Auto-refresh cho bài viết URL để Quickchat kiểm tra trang nguồn mỗi ngày một lần và tự cập nhật bài khi nguồn thay đổi. Kiến thức gắn với URL sẽ đồng bộ mà không cần thao tác thủ công.

Ghi chú

Làm mới URL tự động có trên các gói trả phí.

Cách bật

• Một bài viết: mở bài và bật Auto-refresh trong bảng metadata bên phải, hoặc dùng công tắc Auto-refresh URL trên dòng bài viết trong danh sách.
• Từ menu dòng: nhấp menu ”…” trên dòng bài viết URL và chọn Auto-refresh URL.
• Hàng loạt: dùng hộp kiểm chọn nhiều bài viết URL rồi nhấp Auto-refresh URLs (N) trên thanh công cụ lựa chọn.

Khi Auto-refresh bật, bài viết được đồng bộ với nguồn và nội dung chỉ cho phép đọc, kèm thông báo “This article is in sync with its source. Turn off auto-refresh to edit.” Để tự sửa văn bản, nhấp Turn off & edit hoặc tắt Auto-refresh. Chỉnh sửa bài viết URL tự tắt Auto-refresh để lần làm mới sau không ghi đè thay đổi của bạn.

Trường Last Refreshed trong bảng metadata cho biết lần cuối bài viết được cập nhật từ nguồn.

Nếu làm mới thất bại, phiên bản lưu gần nhất vẫn hoạt động và AI Agent tiếp tục dùng. Xem Nếu làm mới URL thất bại để biết trạng thái, nguyên nhân và cơ chế thử lại.

Làm mới thủ công

Để lấy nội dung mới ngay mà không chờ kiểm tra hằng ngày:

• Một bài viết: mở bài và nhấp Refresh URL Manually trong bảng metadata, hoặc chọn Manually refresh URL từ menu ”…” của dòng.
• Hàng loạt: chọn bài viết URL rồi nhấp Manually refresh URLs (N), hoặc dùng Refresh all URLs ở góc trên bên phải để lấy lại tất cả bài gắn với URL cùng lúc.

Làm mới thủ công thay chỉnh sửa bằng tay của bạn bằng nội dung trang đang hoạt động, nên Quickchat yêu cầu xác nhận trước khi ghi đè bài đã chỉnh sửa. Mỗi lần làm mới hàng loạt xử lý tối đa 1.000 bài viết URL.

Mẹo xây dựng Knowledge Base hiệu quả

Mỗi bài viết văn bản, URL hoặc PDF được tải lên nên độc lập và đầy đủ, trình bày chủ đề toàn diện. Knowledge Base có cấu trúc tốt bảo đảm AI Agent có đủ ngữ cảnh để trả lời hiệu quả.

Đọc các mẹo sau để giúp AI Agent hoạt động tốt:

Các bước xây dựng và hoàn thiện Knowledge Base

1. Làm rõ mục đích
   Xác định vai trò AI Agent và loại câu hỏi cần trả lời. Sắp xếp kiến thức thành danh mục theo nhu cầu và luồng sử dụng.

   Ví dụ AI Agent thương mại điện tử:

   • Duyệt và mua sắm: Chi tiết sản phẩm, so sánh và FAQ.
   • Mua hàng: Phương thức thanh toán, mã giảm giá và thuế.
   • Giao hàng: Vận chuyển, thay đổi đơn hàng và theo dõi.

   Ví dụ AI Agent khoản vay sinh viên:

   • Trước khi đăng ký: Điều kiện đủ và điều khoản vay.
   • Đăng ký: Hướng dẫn, điều khoản và các bước thực hiện.
   • Sau tốt nghiệp: Lịch trả nợ và hoãn thanh toán.

2. Bảo đảm chất lượng dữ liệu
   Chất lượng câu trả lời AI phụ thuộc dữ liệu tải lên. Tập trung vào:

   • Dễ đọc: Loại bỏ thông tin không liên quan, bảng hoặc tiêu đề lặp khỏi nội dung tải lên.
   • Phù hợp: Bảo đảm nội dung trả lời câu hỏi phổ biến và đáp ứng kỳ vọng người dùng.
   • Nhất quán: Tránh thông tin mâu thuẫn hoặc lỗi thời, thống nhất định dạng như ngày và giá.
   • Nội dung chỉ bằng văn bản: Vì hình ảnh không được hỗ trợ, hãy thể hiện thông tin thiết yếu bằng chữ.

3. Ưu tiên rõ ràng
   Bảo đảm mỗi bài rõ ràng, súc tích, dễ theo dõi. Dùng cấu trúc đoạn hợp lý và tập trung vào chi tiết liên quan.

4. Trình bày đầy đủ
   Cung cấp nhiều chi tiết nhất có thể để trang bị kiến thức giúp AI Agent xử lý câu hỏi phức tạp.

5. Dùng nội dung trả lời thay vì cặp hỏi đáp
   Tập trung cung cấp thông tin toàn diện thay vì các cặp câu hỏi và câu trả lời cụ thể. AI Agent có thể trích xuất chi tiết phù hợp khi cần.

6. Chèn URL vào văn bản
   Luôn đưa URL vào văn bản để tham khảo. Ngay cả khi tải qua công cụ nhập URL, liên kết sản phẩm hoặc biểu mẫu trong nội dung vẫn cải thiện tính hữu ích.

   Ví dụ:
   Với AI Agent thương mại điện tử, thêm liên kết tới biểu mẫu như hủy đơn hàng:
   “Để hủy đơn, gửi yêu cầu tại đây: https://example.com/cancel-order.”

7. Kiểm thử kỹ
   Kiểm thử rất cần thiết để hoàn thiện Knowledge Base. Mô phỏng tương tác người dùng nhằm tìm chỗ thiếu hoặc không nhất quán, rồi điều chỉnh nội dung.

Vấn đề thường gặp

• AI Agent bỏ qua liên kết hoặc không đưa URL vào câu trả lời Bảo đảm liên kết liên quan đã được chèn trong văn bản của mỗi bài.
• Thông tin lặp lại hoặc dư thừa Tránh tải nội dung trùng lặp vào nhiều bài viết.
• Thiếu chi tiết quan trọng trong câu trả lời Cân nhắc tạo bài riêng cho chi tiết cụ thể, như tiêu chí hoặc trường hợp đặc biệt.
• Ngày hoặc giá không đúng Xác minh và cập nhật mọi bài viết để giữ độ chính xác.

Xây dựng Knowledge Base hiệu quả là quá trình lặp. Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng, tổ chức nội dung hợp lý và kiểm thử kỹ để cải thiện hiệu quả AI Agent.

Ghi chú

Nếu cần hỗ trợ thiết lập Knowledge Base hoặc tích hợp tùy chỉnh, hãy liên hệ contact@quickchat.ai.

Search

Tính năng Search giúp nhanh chóng tìm bài cụ thể trong Knowledge Base bằng cách tìm trong cả tiêu đề lẫn nội dung.

Cách tìm kiếm

1. Nhập từ khóa hoặc cụm từ vào thanh Search ở đầu giao diện quản lý kiến thức.
2. Kết quả cập nhật ngay để hiển thị bài có văn bản đã nhập trong tiêu đề hoặc nội dung.

Chọn nhiều và xóa hàng loạt

Chức năng chọn nhiều và xóa hàng loạt giúp quản lý nhiều bài trong Knowledge Base dễ dàng.

Cách chọn nhiều

1. Mở danh sách Knowledge Base
2. Nhấp dấu “…” cạnh bài cần chọn rồi nhấp “Select”
3. Đánh dấu hộp bên trái các bài cần chọn. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều bài cùng lúc
4. Các bài đã chọn tiếp tục được tô sáng để thực hiện thao tác tiếp theo

Cách xóa hàng loạt

1. Sau khi chọn bài bằng tính năng chọn nhiều, nhấp Delete ở phía dưới để xóa các bài đã chọn
2. Xác nhận thao tác để xóa vĩnh viễn tất cả bài đã chọn

Tags

Tags giúp tổ chức Knowledge Base và cho AI Agent thu hẹp các bài cần tham khảo cho một câu hỏi. Bạn sẽ thấy tag trên từng dòng bài viết và ở bộ lọc đầu danh sách.

Có hai cách gắn tag cho bài:

• Thủ công: mở bài và dùng + Add Tag trong bảng metadata bên phải.
• Auto-tag with AI: nhấp Auto-tag with AI trong cùng bảng. Quickchat đọc bài và đề xuất tag theo nội dung. Hữu ích với Knowledge Base nhập hàng loạt từ Sitemap, All Pages hoặc Intercom, khi gắn tag bằng tay cho hàng trăm bài không khả thi.

Dùng bộ lọc Tags trên thanh công cụ để thu hẹp danh sách còn những bài khớp một hoặc nhiều tag.

Thay đổi được đưa vào sử dụng thế nào

Không có bước huấn luyện lại hay nút cần nhấn. Mọi thay đổi Knowledge Base tự động được xử lý ở chế độ nền, từng bài một. Chỉ các bài bạn thực sự chạm tới được xử lý lại, nên phần còn lại của Knowledge Base vẫn trả lời câu hỏi xuyên suốt.

Điều này áp dụng cho mọi cách thay đổi nội dung: thêm hoặc sửa bài, xóa bài, nhập website hay tệp, làm mới URL thủ công và làm mới tự động hằng ngày.

Trạng thái bài viết

Mỗi dòng trong danh sách Knowledge Base có cột Status:

Trạng thái	Ý nghĩa
Pending	Đang trong hàng đợi, chờ xử lý.
Processing	Đang được xử lý.
Ready	Đang hoạt động. AI Agent đang dùng bài này.
Failed	Xử lý chưa hoàn tất. Xem Nếu bài viết thất bại.
Refresh failed	Cập nhật URL thất bại. AI Agent vẫn dùng phiên bản lưu gần nhất.

Trạng thái tự cập nhật, bạn không cần tải lại trang.

Khi còn tác vụ chưa xong, đầu ứng dụng hiển thị “N articles still processing”. Thông báo biến mất khi tất cả hoàn tất. Đa số bài chuyển Ready trong vài giây; lần nhập lớn lâu hơn vì bài được xử lý theo lô.

Khi bài viết hoạt động

Ngay khi bài hiển thị Ready, nó hoạt động đồng thời ở mọi nơi: widget đã triển khai, mọi kênh kết nối, API và AI Preview. Không có bước xuất bản hay triển khai riêng, cũng không có bản nháp Knowledge Base nằm giữa bạn và Agent.

Chú ý

Vì không có giai đoạn lưu chờ, chỉnh sửa đến AI Agent đang hoạt động ngay sau khi xử lý xong. Nếu Agent đang phục vụ người dùng thực, hãy xem lại nội dung trước khi lưu và chạy lại tập dữ liệu mô phỏng sau đó để xác nhận thay đổi không gây hồi quy.

Nếu làm mới URL thất bại

Bài URL có trạng thái Refresh failed vẫn hoạt động bằng phiên bản cuối Quickchat đã lưu. Di chuột lên trạng thái để xem vì sao không cập nhật được nguồn, chẳng hạn trang không khả dụng, yêu cầu đăng nhập, chuyển hướng sang website khác hoặc nội dung không đọc được.

Quickchat tiếp tục thử lại các lỗi tạm thời. Nếu nguồn vẫn thất bại trong 14 ngày thử làm mới, kiểm tra tự động dừng để tránh liên tục lấy trang không còn khả dụng. Sau khi sửa nguồn, chọn Manually refresh URL. Làm mới thành công sẽ xóa lỗi và tiếp tục kiểm tra tự động. Bạn cũng có thể chọn lại Auto-refresh URL để khởi động lại khoảng thời gian thử lại.

Nếu bài viết thất bại

Bài Failed đơn giản là không được AI Agent sử dụng. Phần còn lại của Knowledge Base không bị ảnh hưởng, và Agent tiếp tục trả lời từ mọi nội dung Ready.

Đa số lỗi là tạm thời và Quickchat tự thử lại, nên thường tự hết. Nếu không muốn chờ, nhấp Retry cạnh thông báo “N failed to process” ở đầu ứng dụng để thử lại ngay mọi bài thất bại.

Nếu bài liên tục thất bại, nguyên nhân thường nằm ở nội dung nguồn: trang trống, tệp không có văn bản có thể trích xuất hoặc URL không còn truy cập được. Mở bài để kiểm tra nội dung thực sự đã nhập, hoặc nhập lại từ nguồn hoạt động. Nếu vẫn lỗi, gửi email đến contact@quickchat.ai.

Các cài đặt khác có hiệu lực ngay

Chỉ nội dung Knowledge Base trải qua xử lý. Các cài đặt Identity, AI Personality, Languages, Actions, câu trả lời Inbox, Insights và Conversation Rating áp dụng ngay khi lưu.