Knowledge Base

Knowledge Base, Quickchat AI Agent’ınızın temel bileşenidir. Agent’ın şirketinizi, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi anlamasının temelini oluşturur. İyi yapılandırılmış, kapsamlı bir Knowledge Base, kullanıcı sorularını etkili biçimde ele almasına ve doğru yanıtlar vermesine yardımcı olur.

Bu kılavuz, Knowledge Base’in genel yapısını, etkili biçimde oluşturma yöntemlerini ve performansını iyileştirme ipuçlarını açıklar.

Düzenli değişen fiyatlandırma ve yardım sayfaları için URL’ye bağlı makalelerle ve ücretli plandaki günlük Auto-refresh ile başlayın. Önemli değişikliklerde bir sonraki günlük kontrolü beklemek yerine manuel yenileme yapın. Quickchat hesap bağlantınız üzerinden ChatGPT veya Claude’dan bunu yapılandırmasını isteyebilirsiniz.

Veri kaynakları

Knowledge Base sayfasının üstündeki araç çubuğu, şu kaynaklardan bilgi eklemenizi sağlar:

Add Article

Başlık ve zengin metin gövdesi içeren, elle yazılmış makaleler. SSS, şirket içi politikalar, ürün özellikleri veya başka bir belgeden yapıştıracağınız metinlerin ifadesini tamamen kontrol etmek istediğinizde kullanın.

İpucu

Her makaleyi tek bir konuya odaklayın. Uzun, çok konulu makaleler bilgi bulmayı zorlaştırır. Bölümlere ayırmak AI’ın daha net yanıtlar vermesini sağlar.

Add Paragraph

Tam makale gerektirmeyen kısa, bağımsız bilgiler. Paragraflar, örneğin ‘Single Paragraphs’ klasörü altında gruplanır ve küçük bilgi birimleri olarak işlenir. ‘Kargo 3–5 iş günü sürer’ veya ‘30 gün içinde iade kabul edilir’ gibi tek cümlelik bilgiler için uygundur.

Add Website

Herhangi bir URL’den içerik aktarın. Dört içe aktarma modu vardır:

• Single Page: Tek web sayfasını içe aktarır. Sayfanın geri kalanı gezinme öğeleri, reklamlar veya alt bilgiyse Advanced options → HTML selector ile içe aktarmayı main, #article-body veya .docs-content gibi belirli bir bölüme sınırlayın.
• Multiple Pages: URL listesi yapıştırın; her biri ayrı bir makale olur.
• Sitemap: Bir sitemap.xml belirtin; site haritasındaki her sayfa ayrı makale olarak içe aktarılır. Belge siteleri ve düzenli bloglar için uygundur.
• All Pages: Alan adındaki erişilebilir tüm URL’leri tarar. Tüm belgeleri veya şirket bloglarını içe aktarmak için kullanın.

URL’ler kaynaklarına bağlı kalır; bu nedenle otomatik veya isteğe bağlı olarak güncellenebilirler. URL makalelerini güncel tutma bölümüne bakın.

Herkese açık içerik çıkarma kontrolü (iki örnek sayfa)

Hesap oluşturmadan veya makale içe aktarmadan önce Quickchat’in içerik çıkarma sağlayıcısının ne döndürdüğünü görmek ister misiniz? Herkese açık içerik çıkarma kontrolünü açın. Bu deneysel kontrol yalnızca iki örnek sayfayı destekler: fiyatlandırma sayfamız ve bu İngilizce Knowledge Base kılavuzu. Sorunuzda bu URL’lerden birini aynen ve incelemek istediğiniz içeriği belirtin. Giriş yapmak veya hesap bağlamak gerekmez.

Sonuç, yeni çıkarılmış metni, gözlem zamanını, ayarları ve varsa çıkarma hatasını içerir. Özel seçici veya normal içe aktarma yeniden denemeleri olmadan, varsayılan ana içerik filtresiyle tek bir çıkarma denemesi yapar. Metin kısaltılmış olabilir; bu yüzden bir alıntıda görünmeyen metnin tam çıkarımda da bulunmadığı sonucuna varılamaz.

Kontrol hesap oluşturmaz, makale içe aktarmaz ve başarılı içe aktarmayı veya gelecekteki AI yanıtlarını doğrulamaz.

Otomatik yenileme

URL’ye bağlı makaleler kendilerini günde bir kez yeniden alabilir. Böylece Knowledge Base, kimsenin müdahalesine gerek kalmadan kaynak sayfayı izler.

Buna güvenmeden önce bilmeniz gereken üç nokta:

• Ayar makale bazındadır, hesap genelinde değildir. Senkronize tutmak istediğiniz makaleler için açın.
• Yalnızca ücretli planlarda kullanılabilir. Free planında yukarıdaki manuel yenilemeyi kullanın.
• Makale içeriğini elle düzenlemek, o makale için otomatik yenilemeyi kapatır. Bu kasıtlıdır: Aksi hâlde ertesi sabah kaynak tekrar alındığında düzenlemeniz silinirdi. Özelleştirdiğiniz sayfa, siz yeniden açana kadar kaynağını takip etmeyi bırakır.

Günlük aralığı değiştirmek mümkün değildir.

Upload File

PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV ve diğer belgeleri yükleyin; taranmış görüntülere OCR uygulanır. Metin otomatik çıkarılır ve dizine eklenir. En büyük dosya boyutu 32 MB, txt, md, csv ve json gibi metin dosyaları için 1 MB’tır. Daha büyük metin dosyalarını küçük parçalara bölüp ayrı ayrı yükleyin.

Shopify MCP

Shopify mağazanızı bağlayarak AI’ın canlı ürün kataloğu, ürün ayrıntıları ve mağaza politikalarına dayalı yanıtlar vermesini sağlayın. Bağlantıyı kurmak için mağaza URL’sini yapıştırın. Arka planda bir Shopify MCP Custom Action yapılandırılır; bunu Actions & MCPs üzerinden de yönetebilirsiniz. Custom Actions bölümüne ve sipariş durumunun neden ayrı bir eylem gerektirdiğine bakın.

Intercom Articles

Bağlı Intercom Help Center’daki tüm makaleleri topluca içe aktarın. Önce External Apps → Intercom altında Intercom’u bağlamanız gerekir. İçe aktarmayı tekrar çalıştırmak yeni ve güncellenmiş makaleleri senkronize eder.

YouTube

Videonun transkriptini makale olarak içe aktarmak için YouTube URL’si yapıştırın. Elle yeniden yazmak istemediğiniz eğitim kanalları ve ürün anlatımları için yararlıdır.

URL makalelerini güncel tutma

URL makaleleri kaynak sayfalarına bağlı kalır; bu nedenle elle yeniden içe aktarmadan güncel tutulabilirler. İki yöntem vardır: Her gün otomatik çalışan Auto-refresh ve istediğiniz anda başlattığınız manuel yenileme. İkisi de makale içeriğini canlı sayfanın en güncel sürümüyle değiştirir ve ardından AI Agent’ınızı otomatik günceller.

Kaynak bağlantıları içeren odaklı bir açıklama için Web sitesi güncellemeleri: günlük yenileme, yeni sayfalar ve acil fiyat değişiklikleri sayfasına bakın.

Bilginizi nasıl güncel tutacağınıza karar verirken yardım mı gerekiyor? Herkese açık belgelerimize bağlantılar içeren AI yanıtı için Quickchat’e kurulumunuzu sorun. Giriş veya hesap bağlantısı gerekmez.

ChatGPT veya Claude ile güncellemeleri yönetme

Değişen az sayıda sayfa için en basit rutin, günlük yenileme ve önemli bir değişiklik yayınlandığında manuel yenilemedir. AI ile yönetim üzerinden hesabınızı bağlayın, Agent’ı belirtin ve kaynak URL’leri verin. Örneğin:

Web sitesi Agent’ımın fiyatlandırma ve yardım sayfalarını güncel tutmama yardım et. Bu URL’lerden hangilerinin Knowledge Base’de olduğunu kontrol et, eksik sayfaları ekle ve planım destekliyorsa günlük otomatik yenilemeyi aç. Değişiklikleri uygulamadan önce bana göster.

Bağlantı sayfa ekleyebilir, mevcut URL makalelerini yenileyebilir ve otomatik yenilemelerini yönetebilir. Quickchat girişi kullanılır; bu işler için geliştirici API anahtarı veya özel senkronizasyon betiği gerekmez. Otomatik yenileme ücretli plan gerektirir; manuel URL yenileme Free planında kullanılabilir.

Rutini küçük tutun:

1. Önce kaynak web sitesini güncelleyin. Ayrı makalelerde fiyat veya politikaların çelişen kopyalarını tutmaktan kaçının.
2. Önemli bir değişiklikten sonra bağlı AI uygulamanızdan ilgili URL’yi yenilemesini isteyin. Ardından makalenin Ready olduğunu kontrol edip yanıtı test edin.
3. Yenileme hatalarını ve yanıtsız müşteri sorularını düzenli inceleyin. Bağlı AI uygulamanızdan son konuşmaları incelemesini isteyebilir, sonra hangi bilgilerin geliştirilmesi gerektiğine karar verebilirsiniz.
4. Yeni yayınlanan URL’leri ekleyin ve kaldırılan sayfaları ayrı inceleyin. Günlük yenileme seçtiğiniz makaleleri takip eder; yeni site haritası sayfalarını otomatik keşfetmez. Bir makaleyi elle düzenlemek otomatik yenilemesini kapatır.

Özel bir senkronizasyon süreci gerekiyorsa önce ayrı REST API plan gereksinimlerini kontrol edin. Günlük yenileme canlı sorgulama değildir; bir yanıt canlı sisteme danışmalıysa Action kullanın.

Auto-refresh

Bir URL makalesi için Auto-refresh açıldığında Quickchat kaynak sayfayı günde bir kez kontrol eder ve kaynak değişirse makaleyi otomatik günceller. Böylece URL’ye bağlı bilgi manuel iş olmadan senkronize kalır.

Not

Otomatik URL yenileme ücretli planlarda kullanılabilir.

Nasıl açılır?

• Tek makale: Makaleyi açıp sağdaki metaveri panelinde Auto-refresh anahtarını açın veya listedeki makale satırında Auto-refresh URL anahtarını kullanın.
• Satır menüsünden: URL makalesinin satırında ’…’ menüsüne tıklayıp Auto-refresh URL seçin.
• Toplu olarak: Onay kutularıyla birkaç URL makalesini seçip seçim araç çubuğundaki Auto-refresh URLs (N) düğmesine tıklayın.

Auto-refresh açıkken makale kaynağıyla senkronize tutulur ve içerik salt okunur olur. ‘This article is in sync with its source. Turn off auto-refresh to edit.’ bildirimi görünür. Metni kendiniz düzenlemek için Turn off & edit düğmesine tıklayın veya Auto-refresh anahtarını kapatın. URL makalesini düzenlemek Auto-refresh’i otomatik kapatır; böylece daha sonraki yenilemeler değişikliklerinizi silmez.

Metaveri panelindeki Last Refreshed, makalenin kaynaktan en son ne zaman güncellendiğini gösterir.

Yenileme başarısız olursa son kaydedilen sürüm yayında kalır ve AI Agent onu kullanmaya devam eder. Durum, neden ve yeniden deneme davranışı için URL yenilemesi başarısız olursa bölümüne bakın.

Manuel yenileme

Günlük kontrolü beklemeden en güncel içeriği hemen almak için:

• Tek makale: Makaleyi açıp metaveri panelindeki Refresh URL Manually düğmesine tıklayın veya satırın ’…’ menüsünden Manually refresh URL seçin.
• Toplu olarak: URL makalelerini seçip Manually refresh URLs (N) düğmesine tıklayın. Tüm URL makalelerini aynı anda yeniden almak için sağ üstteki Refresh all URLs seçeneğini de kullanabilirsiniz.

Manuel yenileme elle yaptığınız düzenlemeleri canlı sayfayla değiştirir. Bu nedenle Quickchat, düzenlediğiniz makaleleri değiştirmeden önce onay ister. Toplu yenileme bir seferde en fazla 1.000 URL makalesini kapsar.

Etkili bir Knowledge Base oluşturma ipuçları

Yüklenen her metin makalesi, URL veya PDF tek başına anlaşılır, kapsamlı ve konuyu ayrıntılı ele alan bir içerik olmalıdır. İyi yapılandırılmış bir Knowledge Base, AI Agent’a etkili yanıtlar için gerekli bağlamı verir.

Agent’ınızı başarılı kılmak için aşağıdaki ipuçlarını izleyin:

Knowledge Base’inizi oluşturma ve geliştirme adımları

1. Amacı netleştirin
   AI Agent’ın rolünü ve yanıtlayacağı soru türlerini tanımlayın. Bilgileri kullanıcı ihtiyaçları ve akışlarına göre kategorilere ayırın.

   E-ticaret AI Agent örneği:

   • Gezinme ve alışveriş: Ürün ayrıntıları, karşılaştırmalar ve SSS.
   • Satın alma: Ödeme yöntemleri, indirim kodları ve vergiler.
   • Teslimat: Kargo, sipariş değişiklikleri ve takip.

   Öğrenim kredisi AI Agent örneği:

   • Başvurudan önce: Uygunluk ve kredi koşulları.
   • Başvuru sırasında: Kılavuzlar, şartlar ve adım adım açıklamalar.
   • Mezuniyetten sonra: Geri ödeme planları ve ertelemeler.

2. Veri kalitesini sağlayın
   AI yanıtlarının kalitesi yüklediğiniz verilere bağlıdır. Şunlara odaklanın:

   • Okunabilirlik: İlgisiz bilgileri, tabloları veya gereksiz başlıkları yüklenen içerikten çıkarın.
   • İlgililik: İçeriğin sık sorulan soruları yanıtlamasını ve kullanıcı beklentileriyle örtüşmesini sağlayın.
   • Tutarlılık: Çelişkili veya eski bilgilerden kaçının; tarih ve fiyat gibi öğeleri tutarlı biçimde yazın.
   • Yalnızca metin: Görseller desteklenmediği için önemli bilgilerin metinle aktarıldığından emin olun.

3. Açıklığa öncelik verin
   Her makaleyi açık, özlü ve kolay takip edilir hâle getirin. Mantıklı paragraf yapıları kullanın ve ilgili ayrıntılara odaklanın.

4. Kapsamlı olun
   AI Agent’ınızın karmaşık soruları yanıtlayabilmesi için mümkün olduğunca ayrıntılı bilgi verin.

5. Soru-cevap yerine yanıt odaklı bilgi sunun
   Belirli soru-cevap çiftleri yerine kapsamlı bilgi vermeye odaklanın. AI Agent gerekli ayrıntıları ihtiyaca göre çıkarabilir.

6. URL’leri metne ekleyin
   Referans olarak URL’leri her zaman metne dahil edin. URL içe aktarma aracıyla yükleseniz bile metin içindeki ürün veya form bağlantıları kullanılabilirliği artırır.

   Örnek:
   E-ticaret AI Agent’ı için sipariş iptali gibi formlara bağlantılar ekleyin:
   ‘Siparişi iptal etmek için buradan talep gönderin: https://example.com/cancel-order.’

7. Kapsamlı test yapın
   Knowledge Base’i geliştirmek için test şarttır. Eksikleri veya tutarsızlıkları belirlemek üzere kullanıcı etkileşimlerini simüle edin ve içeriği buna göre düzeltin.

Yaygın sorunlar

• AI Agent bağlantıları atlıyor veya yanıtlara URL eklemiyor İlgili bağlantıların her makalenin metnine eklendiğinden emin olun.
• Tekrarlanan veya gereksiz bilgiler Aynı içeriği birden fazla makaleye yüklemekten kaçının.
• Yanıtlarda önemli ayrıntıların eksik olması Ölçütler veya özel durumlar gibi belirli ayrıntılar için ayrı makaleler oluşturmayı düşünün.
• Yanlış tarihler veya fiyatlar Doğruluğu korumak için tüm makaleleri kontrol edip güncelleyin.

Etkili bir Knowledge Base oluşturmak tekrarlanan bir iyileştirme sürecidir. Açık hedeflerle başlayın, içeriği mantıklı düzenleyin ve Agent’ın performansını geliştirmek için kapsamlı test yapın.

Not

Knowledge Base kurulumu veya özel entegrasyonlar için yardım gerekiyorsa contact@quickchat.ai adresinden bize ulaşabilirsiniz.

Arama

Search özelliği, Knowledge Base’deki makalelerin hem başlıklarını hem içeriklerini arayarak belirli makaleleri hızla bulmanızı sağlar.

Arama nasıl kullanılır?

1. Bilgi yönetimi arayüzünün üstündeki Search çubuğuna anahtar kelime veya ifadeler girin.
2. Sonuçlar, başlığında veya içeriğinde bu metin bulunan makaleleri göstermek üzere anında güncellenir.

Çoklu seçim ve toplu silme

Çoklu seçim ve toplu silme, Knowledge Base’de birden fazla makaleyi yönetmeyi kolaylaştırır.

Çoklu seçim nasıl kullanılır?

1. Knowledge Base listesine gidin.
2. Seçmek istediğiniz makalenin yanındaki ’…’ işaretine tıklayın ve ‘Select’ seçin.
3. İstediğiniz makalelerin solundaki kutuları işaretleyin. Bir veya birden fazla makaleyi aynı anda seçebilirsiniz.
4. Seçilen makaleler sonraki işlemler için vurgulanmış kalır.

Toplu silme nasıl yapılır?

1. Çoklu seçimle makaleleri seçtikten sonra alttaki Delete seçeneğine tıklayın.
2. Seçilen tüm makaleleri kalıcı olarak silmek için işlemi onaylayın.

Etiketler

Etiketler Knowledge Base’i düzenlemenize yardımcı olur ve AI Agent’ın bir soru için hangi makalelere başvuracağını daraltmasını sağlar. Etiketleri her makale satırında ve listenin üstündeki filtrede görürsünüz.

Makaleye etiket eklemenin iki yolu vardır:

• Manuel olarak: Makaleyi açıp sağdaki metaveri panelinde + Add Tag seçeneğini kullanın.
• Auto-tag with AI: Aynı panelde Auto-tag with AI düğmesine tıklayın. Quickchat makaleyi okuyup içeriğe göre etiket önerir. Sitemap, All Pages veya Intercom ile topluca içe aktarılan yüzlerce makaleyi elle etiketlemenin gerçekçi olmadığı durumlarda yararlıdır.

Listeyi bir veya daha fazla etikete uyan makalelerle sınırlamak için araç çubuğundaki Tags filtresini kullanın.

Değişiklikleriniz nasıl yayına girer?

Yeniden eğitme adımı veya basılacak bir düğme yoktur. Knowledge Base’deki her değişiklik arka planda, her seferinde bir makale olacak şekilde otomatik işlenir. Yalnızca değiştirdiğiniz makaleler yeniden işlenir; Knowledge Base’in geri kalanı bu sırada soruları yanıtlamaya devam eder.

Bu, içerik değişikliğinin her türü için geçerlidir: makale ekleme, düzenleme veya silme, web sitesi ya da dosya içe aktarma, URL’yi elle yenileme ve günlük otomatik yenileme.

Makale durumu

Knowledge Base listesindeki her satırda bir Status sütunu vardır:

Durum	Anlamı
Pending	Kuyrukta, işlenmeyi bekliyor.
Processing	Şu anda işleniyor.
Ready	Yayında. AI Agent bu makaleyi kullanıyor.
Failed	İşleme tamamlanmadı. Bir makale başarısız olursa bölümüne bakın.
Refresh failed	URL güncellemesi başarısız oldu. AI Agent son kaydedilen sürümü kullanmaya devam ediyor.

Durumlar kendiliğinden güncellenir; sayfayı yeniden yüklemeniz gerekmez.

İşleme devam ederken uygulamanın üstünde ‘N articles still processing’ görünür. Her şey bittiğinde kaybolur. Çoğu makale saniyeler içinde Ready olur. Makaleler gruplar hâlinde işlendiğinden büyük içe aktarmalar daha uzun sürer.

Makale ne zaman yayındadır?

Makale Ready olduğunda her yerde aynı anda aktiftir: yayınlanan widget’ınız, tüm bağlı kanallar, API ve AI Preview. Ayrı bir yayınlama veya dağıtım adımı yoktur; sizinle Agent arasında bekleyen bir Knowledge Base taslağı bulunmaz.

Dikkat

Ayrı bir hazırlık aşaması olmadığından düzenleme, işleme biter bitmez canlı AI Agent’a ulaşır. Agent’ınız üretimdeyse kaydetmeden önce makale içeriğini inceleyin ve değişikliğin gerilemeye neden olmadığını doğrulamak için sonrasında bir simülasyon veri kümesini yeniden çalıştırın.

URL yenilemesi başarısız olursa

Refresh failed durumundaki URL makalesi, Quickchat’in son kaydettiği sürümle yayında kalır. Kaynağın neden güncellenemediğini görmek için durumun üzerine gelin. Nedenler arasında erişilemeyen sayfa, giriş gereksinimi, başka siteye yönlendirme veya okunamayan içerik olabilir.

Quickchat geçici hataları yeniden denemeye devam eder. Kaynak 14 günlük yenileme denemeleri boyunca başarısız olmaya devam ederse kalıcı olarak erişilemeyen sayfayı tekrar tekrar almamak için otomatik kontroller durur. Kaynağı düzelttikten sonra Manually refresh URL seçin. Başarılı yenileme hatayı temizler ve otomatik kontrolleri yeniden başlatır. Yeniden deneme dönemini başlatmak için Auto-refresh URL seçeneğini tekrar açabilirsiniz.

Bir makale başarısız olursa

Failed durumundaki makale AI Agent tarafından kullanılmaz. Knowledge Base’in geri kalanı etkilenmez; Agent Ready durumundaki tüm içeriklerle yanıt vermeye devam eder.

Çoğu hata geçicidir ve Quickchat sizin için otomatik yeniden dener; bu nedenle genellikle kendiliğinden çözülür. Beklemek istemiyorsanız uygulamanın üstündeki ‘N failed to process’ mesajının yanındaki Retry düğmesine tıklayarak başarısız makalelerin tümünü hemen yeniden deneyin.

Bir makale sürekli başarısız oluyorsa sorun genellikle kaynak içeriktedir: boş sayfa, çıkarılabilir metni olmayan dosya veya artık açılmayan URL. Gerçekte ne aktarıldığını kontrol etmek için makaleyi açın ya da çalışan bir kaynaktan yeniden içe aktarın. Hâlâ başarısız olursa contact@quickchat.ai adresine yazın.

Diğer her şey hemen uygulanır

Yalnızca Knowledge Base içeriği işleme aşamasından geçer. Identity, AI Personality, Languages, Actions, Inbox yanıtları, Insights ve Conversation Rating gibi ayarlar kaydettiğiniz anda uygulanır.