Knowledge Base

De Knowledge Base vormt de kern van je Quickchat AI-agent. Hierop baseert je AI-agent zijn kennis van je bedrijf, producten en diensten. Een volledige, goed gestructureerde Knowledge Base helpt je agent gebruikersvragen effectief te behandelen en nauwkeurig te beantwoorden.

Deze handleiding geeft een overzicht van de Knowledge Base, manieren om deze effectief op te bouwen en tips om de prestaties te verbeteren.

Gebruik voor prijs- en hulppagina’s die regelmatig veranderen artikelen met een bron-URL en dagelijkse Auto-refresh op een betaald abonnement. Vernieuw belangrijke wijzigingen handmatig in plaats van op de volgende dagelijkse controle te wachten. Je kunt ChatGPT of Claude vragen dit in te stellen via de verbinding met je Quickchat-account.

Gegevensbronnen

Met de werkbalk bovenaan de Knowledge Base voeg je kennis toe vanuit de volgende bronnen:

Add Article

Handmatig geschreven artikelen met een titel en opgemaakte tekst. Gebruik dit als je volledige controle over de formulering wilt, bijvoorbeeld voor FAQ’s, intern beleid, productspecificaties of tekst die je anders uit een document zou plakken.

Tip

Beperk elk artikel tot één onderwerp. Lange artikelen met meerdere onderwerpen bemoeilijken het terugvinden van informatie. Door ze op te splitsen krijgt de AI duidelijkere informatie voor antwoorden.

Add Paragraph

Korte, losse feiten waarvoor geen volledig artikel nodig is. Alinea’s worden gegroepeerd, bijvoorbeeld in een map ‘Single Paragraphs’, en behandeld als kleine kenniseenheden. Handig voor zinnen zoals ‘Verzending duurt 3–5 werkdagen’ of ‘Retourneren kan binnen 30 dagen’.

Add Website

Importeer inhoud vanaf een URL. Er zijn vier importmodi:

• Single Page: importeert één webpagina. Gebruik Advanced options → HTML selector om de import te beperken tot een specifiek paginadeel, zoals main, #article-body of .docs-content, wanneer de rest uit navigatie, advertenties of een voettekst bestaat.
• Multiple Pages: plak een lijst met URL’s; elke URL wordt een afzonderlijk artikel.
• Sitemap: geef een sitemap.xml op; elke pagina in de sitemap wordt als apart artikel geïmporteerd. Geschikt voor documentatiesites en gestructureerde blogs.
• All Pages: doorzoekt alle bereikbare URL’s binnen het domein. Gebruik dit voor volledige documentatie-imports of bedrijfsblogs.

URL’s blijven aan hun bron gekoppeld, zodat je ze automatisch of op verzoek kunt bijwerken. Zie URL-artikelen actueel houden.

Openbare extractiecontrole (twee voorbeeldpagina’s)

Wil je zien wat de extractieprovider van Quickchat teruggeeft voordat je een account aanmaakt of een artikel importeert? Open de openbare extractiecontrole. Deze experimentele controle ondersteunt slechts twee voorbeeldpagina’s: onze prijspagina en deze Engelstalige Knowledge Base-handleiding. Neem een van deze exacte URL’s en de inhoud die je wilt bekijken op in je vraag. Je hoeft niet in te loggen of een account te verbinden.

Het resultaat bevat vers geëxtraheerde tekst, het waarnemingstijdstip, de instellingen en eventuele extractiefouten. De controle doet één poging met standaardfiltering voor de hoofdinhoud, zonder aangepaste selector of de normale importherhalingen. De tekst kan ingekort zijn. Ontbrekende tekst in een fragment bewijst daarom niet dat die ook in de volledige extractie ontbrak.

De controle maakt geen account aan, importeert geen artikel en controleert niet of een import slaagt of toekomstige AI-antwoorden correct zijn.

Automatisch vernieuwen

Artikelen met een bron-URL kunnen zichzelf ook eenmaal per dag opnieuw ophalen, zodat de Knowledge Base de bronpagina volgt zonder handmatig werk.

Houd rekening met drie punten:

• De instelling geldt per artikel, niet voor je hele account. Schakel deze in voor de artikelen die je wilt synchroniseren.
• De functie is alleen beschikbaar op betaalde abonnementen. Gebruik op Free de handmatige vernieuwing hierboven.
• Als je de inhoud handmatig bewerkt, wordt automatisch vernieuwen voor dat artikel uitgeschakeld. Dit is bewust zo: anders zou de volgende dagelijkse vernieuwing je wijzigingen overschrijven. Een aangepast artikel volgt de bron pas weer als je de functie opnieuw inschakelt.

Je kunt het dagelijkse interval niet wijzigen.

Upload File

Upload documenten zoals PDF, Word, PowerPoint en Excel/CSV; gescande afbeeldingen worden met OCR verwerkt. Tekst wordt automatisch geëxtraheerd en geïndexeerd. De maximale bestandsgrootte is 32 MB, of 1 MB voor tekstbestanden zoals txt, md, csv en json. Splits grotere tekstbestanden op en upload de delen afzonderlijk.

Shopify MCP

Verbind je Shopify-winkel zodat de AI vragen kan beantwoorden op basis van je actuele productcatalogus, productdetails en winkelbeleid. Plak je winkel-URL om de verbinding in te stellen. Op de achtergrond wordt hiervoor een Shopify MCP Custom Action geconfigureerd. Je kunt deze ook beheren onder Actions & MCPs. Zie Custom Actions, inclusief waarom bestelstatus een aparte actie vereist.

Intercom Articles

Importeer alle artikelen uit je verbonden Intercom Help Center in één keer. Verbind Intercom eerst onder External Apps → Intercom. Door de import opnieuw uit te voeren synchroniseer je nieuwe en bijgewerkte artikelen.

YouTube

Plak een YouTube-URL om het transcript van de video als artikel te importeren. Handig voor tutorialkanalen en productuitleg die je niet handmatig wilt uitschrijven.

URL-artikelen actueel houden

URL-artikelen blijven gekoppeld aan hun bronpagina. Je kunt ze dus bijwerken zonder ze handmatig opnieuw te importeren. Dat kan met Auto-refresh, dat dagelijks automatisch draait, of met handmatige vernieuwing, die je zelf start. Beide vervangen de artikelinhoud door de nieuwste versie van de live pagina en werken je AI-agent daarna automatisch bij.

Voor een gerichte uitleg met bronlinks zie je Website-updates: dagelijkse vernieuwing, nieuwe pagina’s en dringende prijswijzigingen.

Hulp nodig bij het actueel houden van je kennis? Vraag Quickchat naar jouw opzet voor een AI-antwoord met links naar onze openbare documentatie. Inloggen of een account verbinden is niet nodig.

Updates beheren met ChatGPT of Claude

Voor een kleine verzameling veranderende pagina’s is dagelijks vernieuwen, aangevuld met handmatige vernieuwing bij belangrijke wijzigingen, de eenvoudigste werkwijze. Verbind je account via Beheren met AI, noem de agent en geef de bron-URL’s door. Bijvoorbeeld:

Help me de prijs- en hulppagina’s van mijn website-agent actueel te houden. Controleer welke URL’s al in de Knowledge Base staan, voeg ontbrekende pagina’s toe en schakel dagelijks automatisch vernieuwen in als mijn abonnement dit ondersteunt. Laat de voorgestelde wijzigingen zien voordat je ze toepast.

De verbinding kan pagina’s toevoegen, bestaande URL-artikelen vernieuwen en automatisch vernieuwen beheren. Je gebruikt je Quickchat-login; een ontwikkelaars-API-sleutel of eigen synchronisatiescript is niet nodig. Automatisch vernieuwen vereist een betaald abonnement; handmatige URL-vernieuwing is beschikbaar op Free.

Houd deze werkwijze overzichtelijk:

1. Werk eerst de bronwebsite bij. Voorkom tegenstrijdige kopieën van prijzen of beleid in afzonderlijke artikelen.
2. Vraag na een belangrijke wijziging je verbonden AI-app de betreffende URL te vernieuwen. Controleer daarna of het artikel Ready is en test het antwoord.
3. Bekijk regelmatig mislukte vernieuwingen en onbeantwoorde klantvragen. Je kunt je verbonden AI-app recente gesprekken laten bekijken en vervolgens bepalen welke kennis verbetering nodig heeft.
4. Voeg nieuwe URL’s toe en controleer verwijderde pagina’s afzonderlijk. Dagelijkse vernieuwing volgt de geselecteerde artikelen en ontdekt niet automatisch nieuwe sitemap-pagina’s. Handmatig bewerken schakelt automatisch vernieuwen uit.

Heb je een eigen synchronisatieproces nodig, controleer dan eerst de afzonderlijke abonnementsvereisten voor de REST API. Dagelijkse vernieuwing is geen live opvraagactie. Gebruik een Action als een antwoord een live systeem moet raadplegen.

Auto-refresh

Schakel Auto-refresh in voor een URL-artikel. Quickchat controleert de bronpagina dan eenmaal per dag en werkt het artikel automatisch bij als de bron verandert. Zo blijft kennis met een bron-URL zonder handmatig werk gesynchroniseerd.

Opmerking

Automatische URL-vernieuwing is beschikbaar op betaalde abonnementen.

Inschakelen

• Eén artikel: open het artikel en zet Auto-refresh aan in het metadatapaneel rechts, of gebruik Auto-refresh URL in de artikelrij.
• Via het rijmenu: klik op ’…’ bij een URL-artikel en kies Auto-refresh URL.
• In bulk: selecteer meerdere URL-artikelen met de selectievakjes en klik op Auto-refresh URLs (N) in de selectiewerkbalk.

Als Auto-refresh aanstaat, blijft het artikel met de bron gesynchroniseerd en is de inhoud alleen-lezen. De melding luidt ‘This article is in sync with its source. Turn off auto-refresh to edit.’ Klik op Turn off & edit of zet Auto-refresh uit om zelf tekst te bewerken. Een URL-artikel bewerken schakelt Auto-refresh automatisch uit, zodat een latere vernieuwing je wijzigingen niet overschrijft.

Last Refreshed in het metadatapaneel laat zien wanneer het artikel voor het laatst vanuit de bron is bijgewerkt.

Mislukt een vernieuwing, dan blijft de laatst opgeslagen versie actief en gebruikt je AI-agent die. Zie Als een URL-vernieuwing mislukt voor de status, reden en herhaalpogingen.

Handmatig vernieuwen

Zo haal je direct de nieuwste inhoud op, zonder te wachten op de dagelijkse controle:

• Eén artikel: open het en klik op Refresh URL Manually in het metadatapaneel, of kies Manually refresh URL in het menu ’…’ van de rij.
• In bulk: selecteer URL-artikelen en klik op Manually refresh URLs (N), of gebruik Refresh all URLs rechtsboven om alle artikelen met een bron-URL tegelijk opnieuw op te halen.

Handmatige vernieuwing vervangt je handmatige wijzigingen door de live pagina. Quickchat vraagt daarom om bevestiging voordat bewerkte artikelen worden overschreven. In bulk kun je maximaal 1.000 URL-artikelen tegelijk vernieuwen.

Tips voor een effectieve Knowledge Base

Elk geüpload tekstartikel, elke URL of PDF moet zelfstandig te begrijpen en volledig zijn, met een grondige behandeling van het onderwerp. Een goed gestructureerde Knowledge Base geeft de AI-agent de context die nodig is voor effectieve antwoorden.

Gebruik onderstaande tips om je AI-agent goed te laten werken:

Stappen om je Knowledge Base op te bouwen en te verbeteren

1. Maak het doel duidelijk
   Definieer de rol van je AI-agent en de soorten vragen die hij zal beantwoorden. Deel kennis in op basis van gebruikersbehoeften en processen.

   Voorbeeld van een e-commerce-agent:

   • Rondkijken en winkelen: Productdetails, vergelijkingen en FAQ’s.
   • Kopen: Betaalmethoden, kortingscodes en belastingen.
   • Levering: Verzending, wijzigingen in bestellingen en volgen van pakketten.

   Voorbeeld van een agent voor studieleningen:

   • Vóór de aanvraag: Toelatingscriteria en leenvoorwaarden.
   • Tijdens de aanvraag: Handleidingen, voorwaarden en stappenplannen.
   • Na het afstuderen: Terugbetalingsschema’s en uitstelmogelijkheden.

2. Zorg voor goede gegevenskwaliteit
   De kwaliteit van AI-antwoorden hangt af van de geüploade gegevens. Let op:

   • Leesbaarheid: Verwijder irrelevante informatie, tabellen of overbodige koppen uit de inhoud.
   • Relevantie: Zorg dat de inhoud veelgestelde vragen beantwoordt en bij gebruikersverwachtingen aansluit.
   • Consistentie: Vermijd tegenstrijdige of verouderde informatie en gebruik een consistente opmaak, bijvoorbeeld voor datums en prijzen.
   • Alleen tekst: Afbeeldingen worden niet ondersteund, dus belangrijke informatie moet ook in tekst staan.

3. Geef duidelijkheid voorrang
   Maak elk artikel helder, beknopt en eenvoudig te volgen. Gebruik logische alinea’s en richt je op relevante details.

4. Wees volledig
   Geef zo veel mogelijk details, zodat je AI-agent voldoende kennis heeft voor complexe vragen.

5. Gebruik antwoorden in plaats van vraag-en-antwoordparen
   Bied volledige informatie in plaats van losse paren met een specifieke vraag en antwoord. De AI-agent kan zelf de relevante details ophalen.

6. Neem URL’s op in de tekst
   Vermeld altijd URL’s in de tekst als verwijzing. Ook als je via de URL-import uploadt, maken links naar producten of formulieren de inhoud bruikbaarder.

   Voorbeeld:
   Neem voor een e-commerce-agent links op naar formulieren, zoals voor het annuleren van een bestelling:
   ‘Om een bestelling te annuleren, dien je hier een verzoek in: https://example.com/cancel-order.’

7. Test grondig
   Testen is essentieel om je Knowledge Base te verbeteren. Simuleer gebruikersinteracties, zoek hiaten of inconsistenties en pas de inhoud daarop aan.

Veelvoorkomende problemen

• De AI-agent slaat links over of neemt geen URL’s op in antwoorden Zorg dat relevante links in de tekst van elk artikel staan.
• Herhaalde of overbodige informatie Voorkom dat je dezelfde inhoud in meerdere artikelen uploadt.
• Belangrijke details ontbreken in antwoorden Overweeg aparte artikelen voor specifieke details, zoals criteria of uitzonderingen.
• Onjuiste datums of prijzen Controleer en actualiseer alle artikelen om de informatie nauwkeurig te houden.

Een effectieve Knowledge Base opbouwen is een iteratief proces. Begin met duidelijke doelen, orden de inhoud logisch en test uitgebreid om de prestaties van je AI-agent te verbeteren.

Opmerking

Hulp nodig bij het inrichten van je Knowledge Base of bij aangepaste integraties? Neem contact op via contact@quickchat.ai.

Zoeken

Met Search vind je snel specifieke artikelen door zowel de titels als de inhoud van je Knowledge Base te doorzoeken.

Zoeken gebruiken

1. Typ trefwoorden of zinnen in de Search-balk bovenaan het kennisbeheer.
2. De resultaten worden direct bijgewerkt met artikelen waarin de tekst in de titel of inhoud voorkomt.

Meerdere artikelen selecteren en in bulk verwijderen

Met meervoudige selectie en bulkverwijdering beheer je eenvoudig meerdere artikelen in je Knowledge Base.

Meervoudige selectie gebruiken

1. Ga naar de Knowledge Base-lijst.
2. Klik op ’…’ naast het gewenste artikel en kies ‘Select’.
3. Vink links de artikelen aan die je wilt selecteren. Je kunt één of meerdere artikelen tegelijk kiezen.
4. De geselecteerde artikelen blijven gemarkeerd voor verdere acties.

In bulk verwijderen

1. Selecteer artikelen met de meervoudige selectie en klik onderaan op Delete om ze te verwijderen.
2. Bevestig de actie om alle geselecteerde artikelen permanent te verwijderen.

Tags

Tags helpen je de Knowledge Base te ordenen en laten de AI-agent gerichter bepalen welke artikelen bij een vraag horen. Je ziet tags in elke artikelrij en als filter bovenaan de lijst.

Je kunt op twee manieren tags toevoegen:

• Handmatig: open een artikel en gebruik + Add Tag in het metadatapaneel rechts.
• Auto-tag with AI: klik op Auto-tag with AI in hetzelfde paneel. Quickchat leest het artikel en stelt tags voor op basis van de inhoud. Handig voor grote imports via Sitemap, All Pages of Intercom, waarbij handmatig honderden artikelen taggen niet praktisch is.

Gebruik het filter Tags in de werkbalk om alleen artikelen met één of meerdere tags te tonen.

Hoe je wijzigingen live gaan

Er is geen aparte trainingsstap of knop. Elke wijziging in de Knowledge Base wordt automatisch op de achtergrond verwerkt, één artikel tegelijk. Alleen aangepaste artikelen worden opnieuw verwerkt; de rest van de Knowledge Base blijft ondertussen vragen beantwoorden.

Dit geldt voor alle inhoudswijzigingen: artikelen toevoegen, bewerken of verwijderen, websites of bestanden importeren, URL’s handmatig vernieuwen en de dagelijkse automatische vernieuwing.

Artikelstatus

Elke rij in de Knowledge Base-lijst heeft een kolom Status:

Status	Betekenis
Pending	Staat in de wachtrij voor verwerking.
Processing	Wordt momenteel verwerkt.
Ready	Live. Je AI-agent gebruikt dit artikel.
Failed	De verwerking is niet voltooid. Zie Als een artikel mislukt.
Refresh failed	Een URL-update is mislukt. Je AI-agent gebruikt nog de laatst opgeslagen versie.

Statussen worden automatisch bijgewerkt. Je hoeft de pagina niet opnieuw te laden.

Zolang er nog artikelen worden verwerkt, staat bovenaan de app ‘N articles still processing’. De melding verdwijnt zodra alles klaar is. De meeste artikelen zijn binnen enkele seconden Ready. Grote imports duren langer omdat artikelen in groepen worden verwerkt.

Wanneer een artikel live is

Zodra een artikel Ready is, is het overal tegelijk actief: in je gepubliceerde widget, alle verbonden kanalen, de API en AI Preview. Er is geen afzonderlijke publicatie- of uitrolstap en geen conceptversie van je Knowledge Base tussen jou en je agent.

Opgepast

Omdat wijzigingen niet eerst in een aparte tussenfase blijven staan, bereikt een bewerking je live AI-agent zodra de verwerking klaar is. Controleer bij een actieve productie-agent de inhoud voordat je opslaat en voer daarna opnieuw een simulatiedataset uit om te controleren of de wijziging geen regressie heeft veroorzaakt.

Als een URL-vernieuwing mislukt

Een URL-artikel met Refresh failed blijft live met de laatst door Quickchat opgeslagen versie. Beweeg over de status om te zien waarom de bron niet kon worden bijgewerkt, bijvoorbeeld doordat de pagina onbereikbaar is, inloggen vereist, naar een andere site doorstuurt of onleesbare inhoud bevat.

Quickchat blijft tijdelijke fouten opnieuw proberen. Als de bron tijdens 14 dagen aan vernieuwingspogingen blijft mislukken, stoppen de automatische controles om een permanent onbereikbare pagina niet steeds op te halen. Kies na het herstellen van de bron Manually refresh URL. Een geslaagde vernieuwing verwijdert de fout en hervat de automatische controles. Je kunt ook opnieuw Auto-refresh URL kiezen om de periode voor herhaalpogingen opnieuw te starten.

Als een artikel mislukt

Een artikel met Failed wordt niet door je AI-agent gebruikt. De rest van de Knowledge Base blijft werken en je agent blijft antwoorden met alle artikelen die Ready zijn.

De meeste fouten zijn tijdelijk. Quickchat probeert ze automatisch opnieuw, waardoor ze meestal vanzelf verdwijnen. Wil je niet wachten, klik dan op Retry naast ‘N failed to process’ bovenaan de app om alle mislukte artikelen direct opnieuw te proberen.

Als een artikel blijft mislukken, ligt dat meestal aan de bron: een lege pagina, een bestand zonder extraheerbare tekst of een URL die niet meer werkt. Open het artikel om te controleren wat er is geïmporteerd of importeer opnieuw vanuit een werkende bron. Blijft het misgaan, mail dan contact@quickchat.ai.

Alle andere wijzigingen zijn direct actief

Alleen Knowledge Base-inhoud wordt verwerkt. Instellingen zoals Identity, AI Personality, Languages, Actions, Inbox-antwoorden, Insights en Conversation Rating zijn actief zodra je ze opslaat.