Knowledge Base

Knowledge Base adalah komponen inti Agen AI Quickchat. Inilah dasar pemahaman Agen AI tentang perusahaan, produk, dan layanan Anda. Knowledge Base yang terstruktur dan lengkap memastikan Agen AI mampu menangani pertanyaan pengguna secara efektif serta memberikan jawaban akurat.

Panduan ini menjelaskan gambaran Knowledge Base, strategi pembangunannya, dan tips untuk mengoptimalkan kinerjanya.

Untuk halaman harga dan bantuan yang sering berubah, mulailah dengan artikel berbasis URL dan Auto-refresh harian pada paket berbayar. Segarkan perubahan penting secara manual tanpa menunggu pemeriksaan harian berikutnya. Anda dapat meminta ChatGPT atau Claude mengonfigurasinya melalui koneksi akun Quickchat.

Sumber data

Bilah alat di bagian atas halaman Knowledge Base memungkinkan Anda menambahkan pengetahuan dari sumber berikut:

Add Article

Artikel yang ditulis manual, dengan judul dan isi teks berformat. Gunakan saat Anda ingin mengendalikan kata-kata secara penuh: FAQ, kebijakan internal, spesifikasi produk, atau informasi lain yang biasanya disalin dari dokumen.

Tips

Fokuskan setiap artikel pada satu topik. Artikel panjang dengan banyak topik membingungkan pencarian informasi. Memisahkannya membantu AI memberikan jawaban yang lebih jelas.

Add Paragraph

Fakta singkat dan mandiri yang tidak memerlukan artikel lengkap. Paragraf dikelompokkan, misalnya dalam folder “Single Paragraphs”, dan diperlakukan sebagai unit pengetahuan kecil. Cocok untuk kalimat seperti “Pengiriman memerlukan 3–5 hari kerja” atau “Pengembalian diterima dalam 30 hari”.

Add Website

Impor konten dari URL mana pun. Tersedia empat mode impor:

• Single Page: mengimpor satu halaman web. Gunakan Advanced options → HTML selector untuk membatasi impor ke bagian tertentu, seperti main, #article-body, atau .docs-content, saat bagian lain berupa navigasi, iklan, atau footer.
• Multiple Pages: tempel daftar URL; masing-masing menjadi artikel tersendiri.
• Sitemap: arahkan ke sitemap.xml; setiap halaman dalam sitemap diimpor sebagai artikel terpisah. Paling sesuai untuk situs dokumentasi dan blog terstruktur.
• All Pages: merayapi semua URL yang dapat dijangkau pada domain. Gunakan untuk mengimpor dokumentasi lengkap atau blog perusahaan.

URL tetap terhubung dengan sumbernya, sehingga dapat diperbarui otomatis atau sesuai permintaan. Lihat Menjaga artikel URL tetap mutakhir.

Pemeriksaan ekstraksi publik (dua halaman contoh)

Ingin melihat hasil penyedia ekstraksi Quickchat sebelum membuat akun atau mengimpor artikel? Buka pemeriksaan ekstraksi publik. Pemeriksaan eksperimental ini mendukung hanya dua halaman contoh: halaman harga kami dan panduan Knowledge Base berbahasa Inggris ini. Sertakan salah satu URL persis tersebut dan konten yang ingin Anda periksa dalam pertanyaan. Tidak perlu masuk atau menghubungkan akun.

Hasilnya mencakup teks yang baru diekstrak, waktu pengamatan, pengaturan, dan kegagalan ekstraksi jika ada. Pemeriksaan melakukan satu upaya ekstraksi dengan filter konten utama bawaan, tanpa pemilih khusus atau percobaan ulang impor normal. Teks dapat dipersingkat, sehingga tidak ditemukannya teks dalam kutipan tidak membuktikan bahwa teks tersebut tidak ada dalam ekstraksi lengkap.

Pemeriksaan ini tidak membuat akun atau mengimpor artikel, serta tidak memverifikasi keberhasilan impor atau jawaban AI di masa mendatang.

Penyegaran otomatis

Artikel berbasis URL juga dapat mengambil ulang sumbernya sekali sehari, sehingga Knowledge Base mengikuti halaman sumber tanpa tindakan manual.

Tiga hal yang perlu diketahui sebelum mengandalkannya:

• Pengaturan berlaku per artikel, bukan untuk seluruh akun. Aktifkan pada artikel yang ingin disinkronkan.
• Fitur tersedia hanya pada paket berbayar. Pada Free, gunakan penyegaran manual di atas.
• Mengedit isi artikel secara manual menonaktifkannya untuk artikel tersebut. Hal ini disengaja agar pengambilan harian tidak menimpa perubahan Anda keesokan paginya. Namun, halaman yang telah Anda sesuaikan berhenti mengikuti sumber sampai diaktifkan kembali.

Interval harian tidak dapat diubah.

Upload File

Unggah dokumen seperti PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV, dan lainnya; gambar hasil pemindaian dibaca dengan OCR. Teks diekstrak dan diindeks secara otomatis. Ukuran maksimum berkas adalah 32 MB, atau 1 MB untuk berkas teks seperti txt, md, csv, dan json. Jika berkas teks lebih besar, pecah menjadi bagian kecil dan unggah secara terpisah.

Shopify MCP

Hubungkan toko Shopify agar AI dapat menjawab berdasarkan katalog produk langsung, detail produk, dan kebijakan toko Anda. Tempel URL toko untuk membuat koneksi. Di balik layar, langkah ini mengonfigurasi Custom Action Shopify MCP, yang juga dapat dikelola melalui Actions & MCPs. Lihat Custom Actions, termasuk alasan status pesanan memerlukan action terpisah.

Intercom Articles

Impor seluruh artikel dari Intercom Help Center yang terhubung sekaligus. Intercom harus dihubungkan terlebih dahulu di External Apps → Intercom. Menjalankan impor kembali akan menyinkronkan artikel baru dan yang diperbarui.

YouTube

Tempel URL YouTube untuk mengimpor transkrip video sebagai artikel. Berguna untuk kanal tutorial dan panduan produk yang tidak ingin Anda tulis ulang secara manual.

Menjaga artikel URL tetap mutakhir

Artikel URL tetap terhubung ke halaman sumber, sehingga Anda dapat memperbaruinya tanpa mengimpor ulang secara manual. Ada dua cara: Auto-refresh, yang berjalan otomatis setiap hari, dan penyegaran manual, yang Anda picu sesuai kebutuhan. Keduanya mengganti isi artikel dengan versi terkini halaman aktif, lalu melatih ulang Agen AI secara otomatis.

Untuk referensi terfokus dengan tautan sumber, lihat Pembaruan situs web: penyegaran harian, halaman baru, dan perubahan harga mendesak.

Perlu bantuan menentukan cara menjaga pengetahuan tetap mutakhir? Tanyakan kepada Quickchat tentang penyiapan Anda untuk mendapatkan jawaban AI dengan tautan ke dokumentasi publik kami. Tidak perlu masuk atau menghubungkan akun.

Mengelola pembaruan dengan ChatGPT atau Claude

Untuk sejumlah kecil halaman yang berubah, rutinitas paling sederhana adalah penyegaran harian ditambah penyegaran manual saat perubahan penting diterbitkan. Hubungkan akun melalui Kelola dengan AI, sebutkan Agen, dan berikan URL sumber. Misalnya:

Bantu saya menjaga halaman harga dan bantuan pada Agen situs web tetap mutakhir. Periksa URL mana yang sudah ada di Knowledge Base, tambahkan halaman yang belum ada, dan aktifkan penyegaran otomatis harian jika paket saya mendukungnya. Tunjukkan usulan perubahan sebelum menerapkannya.

Koneksi dapat menambahkan halaman, menyegarkan artikel URL yang ada, dan mengelola penyegaran otomatisnya. Koneksi menggunakan login Quickchat, sehingga Anda tidak memerlukan kunci API pengembang atau skrip sinkronisasi khusus untuk tugas ini. Penyegaran otomatis memerlukan paket berbayar; penyegaran URL manual tersedia pada Free.

Jaga rutinitas ini tetap sederhana:

1. Perbarui situs sumber terlebih dahulu. Hindari menyimpan salinan harga atau kebijakan yang bertentangan dalam artikel terpisah.
2. Setelah perubahan penting, minta aplikasi AI yang terhubung menyegarkan URL terkait, pastikan artikel berstatus Ready, lalu uji jawabannya.
3. Tinjau kegagalan penyegaran dan pertanyaan pelanggan yang tidak terjawab secara rutin. Anda dapat meminta aplikasi AI terhubung meninjau percakapan terbaru, lalu memutuskan pengetahuan yang perlu diperbaiki.
4. Tambahkan URL baru dan tinjau halaman yang dihentikan secara terpisah. Penyegaran harian mengikuti artikel yang Anda pilih, tidak otomatis menemukan halaman sitemap baru. Mengedit artikel secara manual menonaktifkan penyegaran otomatisnya.

Jika memerlukan proses sinkronisasi khusus, periksa dahulu persyaratan paket REST API yang terpisah. Penyegaran harian bukan pencarian langsung; gunakan Action jika jawaban harus memeriksa sistem langsung.

Auto-refresh

Aktifkan Auto-refresh pada artikel URL dan Quickchat akan memeriksa halaman sumbernya sekali sehari, lalu otomatis memperbarui artikel jika sumber berubah. Pengetahuan berbasis URL tetap tersinkron tanpa pekerjaan manual.

Catatan

Penyegaran URL otomatis tersedia pada paket berbayar.

Cara mengaktifkan

• Satu artikel: buka artikel, lalu aktifkan sakelar Auto-refresh di panel metadata kanan, atau gunakan sakelar Auto-refresh URL pada baris artikel dalam daftar.
• Dari menu baris: klik menu ”…” pada baris artikel URL, lalu pilih Auto-refresh URL.
• Sekaligus: pilih beberapa artikel URL dengan kotak centang, lalu klik Auto-refresh URLs (N) pada bilah alat pilihan.

Saat Auto-refresh aktif, artikel disinkronkan dengan sumber dan isinya menjadi hanya baca, dengan banner “This article is in sync with its source. Turn off auto-refresh to edit.” Untuk mengedit teks sendiri, klik Turn off & edit, atau nonaktifkan Auto-refresh. Mengedit artikel URL otomatis menonaktifkan Auto-refresh, sehingga penyegaran selanjutnya tidak menimpa perubahan Anda.

Kolom Last Refreshed pada panel metadata menunjukkan kapan artikel terakhir diperbarui dari sumbernya.

Jika penyegaran gagal, versi terakhir yang disimpan tetap aktif dan Agen AI terus menggunakannya. Lihat Jika penyegaran URL gagal untuk status, alasan, dan perilaku percobaan ulang.

Penyegaran manual

Untuk mengambil konten terbaru sekarang tanpa menunggu pemeriksaan harian:

• Satu artikel: buka artikel dan klik Refresh URL Manually pada panel metadata, atau pilih Manually refresh URL dari menu ”…” pada baris.
• Sekaligus: pilih artikel URL, lalu klik Manually refresh URLs (N), atau gunakan Refresh all URLs di kanan atas untuk mengambil ulang semua artikel berbasis URL sekaligus.

Penyegaran manual mengganti edit manual Anda dengan halaman aktif, sehingga Quickchat meminta konfirmasi sebelum menimpa artikel yang telah diedit. Penyegaran massal mencakup hingga 1.000 artikel URL sekaligus.

Tips membangun Knowledge Base yang efektif

Setiap artikel teks, URL, atau PDF yang diunggah sebaiknya mandiri dan lengkap, membahas topik secara menyeluruh. Knowledge Base yang terstruktur memastikan Agen AI memiliki konteks yang diperlukan untuk menjawab dengan efektif.

Baca tips berikut untuk membantu Agen AI Anda berhasil:

Langkah membangun dan menyempurnakan Knowledge Base

1. Perjelas tujuan
   Tentukan peran Agen AI dan jenis pertanyaan yang akan dijawab. Atur pengetahuan dalam kategori berdasarkan kebutuhan dan alur pengguna.

   Contoh Agen AI e-commerce:

   • Menjelajah dan berbelanja: Detail produk, perbandingan, dan FAQ.
   • Membeli: Metode pembayaran, kode diskon, dan pajak.
   • Pengiriman: Pengiriman, perubahan pesanan, dan pelacakan.

   Contoh Agen AI pinjaman mahasiswa:

   • Sebelum mengajukan: Kelayakan dan persyaratan pinjaman.
   • Mengajukan: Panduan, ketentuan, dan langkah-langkah.
   • Setelah lulus: Jadwal pelunasan dan penangguhan.

2. Pastikan kualitas data
   Kualitas jawaban AI bergantung pada data yang Anda unggah. Fokuskan pada:

   • Keterbacaan: Hapus informasi tidak relevan, tabel, atau judul berulang dari konten yang diunggah.
   • Relevansi: Pastikan konten menjawab pertanyaan umum dan sesuai harapan pengguna.
   • Konsistensi: Hindari informasi yang bertentangan atau usang, serta gunakan format konsisten, misalnya untuk tanggal dan harga.
   • Konten teks saja: Karena gambar tidak didukung, pastikan informasi penting disampaikan melalui teks.

3. Utamakan kejelasan
   Pastikan setiap artikel jelas, ringkas, dan mudah diikuti. Gunakan struktur paragraf yang logis dan fokus pada detail relevan.

4. Bahas secara menyeluruh
   Berikan detail sebanyak mungkin agar Agen AI memiliki pengetahuan untuk menangani pertanyaan kompleks.

5. Gunakan penjelasan alih-alih tanya jawab
   Fokus pada informasi menyeluruh, bukan pasangan pertanyaan dan jawaban tertentu. Agen AI dapat mengambil detail relevan sesuai kebutuhan.

6. Sisipkan URL dalam teks
   Selalu sertakan URL di dalam teks sebagai referensi. Bahkan saat mengunggah melalui pengunggah URL, menautkan produk atau formulir dalam teks meningkatkan kegunaan.

   Contoh:
   Untuk Agen AI e-commerce, sertakan tautan formulir seperti pembatalan pesanan:
   “Untuk membatalkan pesanan, kirim permintaan di sini: https://example.com/cancel-order.”

7. Uji secara menyeluruh
   Pengujian penting untuk menyempurnakan Knowledge Base. Simulasikan interaksi pengguna untuk menemukan kekurangan atau ketidakkonsistenan, lalu sesuaikan kontennya.

Masalah umum

• Agen AI melewatkan tautan atau tidak menyertakan URL dalam jawaban Pastikan tautan relevan disisipkan dalam teks setiap artikel.
• Informasi berulang atau berlebihan Hindari mengunggah konten duplikat dalam beberapa Artikel.
• Detail penting tidak ada dalam jawaban Pertimbangkan Artikel terpisah untuk detail tertentu, seperti kriteria atau kasus khusus.
• Tanggal atau harga salah Verifikasi dan perbarui semua Artikel agar tetap akurat.

Membangun Knowledge Base yang efektif adalah proses berulang. Mulai dengan tujuan jelas, susun konten secara logis, dan uji secara ekstensif untuk menyempurnakan kinerja Agen AI.

Catatan

Jika memerlukan bantuan menyiapkan Knowledge Base atau integrasi khusus, hubungi kami di contact@quickchat.ai.

Search

Fitur Search memungkinkan Anda menemukan artikel tertentu dengan cepat di Knowledge Base dengan mencari dalam judul maupun isinya.

Cara menggunakan pencarian

1. Masukkan kata kunci atau frasa pada bilah Search di bagian atas antarmuka pengelolaan pengetahuan.
2. Hasil langsung diperbarui untuk menampilkan artikel yang mengandung teks tersebut dalam judul atau isi.

Memilih banyak artikel dan menghapus sekaligus

Fungsi pemilihan dan penghapusan massal memudahkan pengelolaan banyak artikel dalam Knowledge Base.

Cara memilih banyak artikel

1. Buka daftar Knowledge Base
2. Klik tanda “…” di samping Artikel yang ingin dipilih, lalu klik “Select”
3. Centang kotak di kiri Artikel yang ingin dipilih. Anda dapat memilih satu atau beberapa artikel sekaligus
4. Artikel yang dipilih tetap disorot untuk tindakan berikutnya

Cara menghapus sekaligus

1. Setelah memilih artikel dengan fitur pemilihan massal, klik opsi Delete di bagian bawah untuk menghapus artikel terpilih
2. Konfirmasikan tindakan untuk menghapus semua artikel terpilih secara permanen

Tags

Tags membantu menyusun Knowledge Base dan memungkinkan Agen AI mempersempit artikel yang diperiksa untuk suatu pertanyaan. Tag tampil di setiap baris artikel dan sebagai filter di bagian atas daftar.

Ada dua cara memberi tag pada artikel:

• Manual: buka artikel dan gunakan + Add Tag pada panel metadata kanan.
• Auto-tag with AI: klik Auto-tag with AI pada panel yang sama. Quickchat membaca artikel dan menyarankan tag berdasarkan isinya. Berguna untuk Knowledge Base yang diimpor massal, seperti Sitemap, All Pages, atau Intercom, ketika memberi tag manual pada ratusan artikel tidak praktis.

Gunakan filter Tags di bilah alat untuk mempersempit daftar ke artikel yang cocok dengan satu atau beberapa tag.

Bagaimana perubahan mulai digunakan

Tidak ada langkah pelatihan ulang atau tombol yang perlu ditekan. Setiap perubahan Knowledge Base diproses otomatis di latar belakang, satu artikel pada satu waktu. Hanya artikel yang benar-benar Anda ubah yang diproses ulang, sehingga bagian Knowledge Base lainnya tetap menjawab pertanyaan sepanjang waktu.

Ini berlaku untuk setiap cara mengubah konten: menambahkan atau mengedit artikel, menghapus artikel, mengimpor situs atau berkas, menyegarkan URL secara manual, dan penyegaran otomatis harian.

Status artikel

Setiap baris dalam daftar Knowledge Base memiliki kolom Status:

Status	Artinya
Pending	Dalam antrean, menunggu diproses.
Processing	Sedang diproses.
Ready	Aktif. Agen AI sedang menggunakan artikel ini.
Failed	Pemrosesan tidak selesai. Lihat Jika artikel gagal.
Refresh failed	Pembaruan URL gagal. Agen AI masih menggunakan versi terakhir yang disimpan.

Status diperbarui sendiri, sehingga Anda tidak perlu memuat ulang halaman.

Selama masih ada pekerjaan berjalan, bagian atas aplikasi menampilkan “N articles still processing”. Pesan menghilang saat semuanya selesai. Sebagian besar artikel menjadi Ready dalam hitungan detik; impor besar memerlukan waktu lebih lama karena artikel diproses secara berkelompok.

Saat artikel mulai aktif

Begitu artikel menunjukkan Ready, artikel langsung aktif di semua tempat: widget yang diterapkan, semua kanal terhubung, API, dan AI Preview. Tidak ada langkah publikasi atau penerapan terpisah, dan tidak ada salinan draf Knowledge Base antara Anda dan Agen.

Perhatian

Karena tidak ada tahap penampungan perubahan, edit mencapai Agen AI aktif segera setelah selesai diproses. Jika Agen sudah digunakan di produksi, tinjau isi artikel sebelum menyimpan, lalu jalankan kembali dataset simulasi untuk memastikan perubahan tidak menimbulkan regresi.

Jika penyegaran URL gagal

Artikel URL berstatus Refresh failed tetap aktif menggunakan versi terakhir yang disimpan Quickchat. Arahkan penunjuk ke status untuk melihat alasan sumber tidak dapat diperbarui, seperti halaman tidak tersedia, memerlukan login, dialihkan ke situs lain, atau konten tidak dapat dibaca.

Quickchat terus mencoba ulang kegagalan sementara. Jika sumber tetap gagal selama 14 hari percobaan penyegaran, pemeriksaan otomatis berhenti agar tidak terus mengambil halaman yang tidak tersedia secara permanen. Setelah memperbaiki sumber, pilih Manually refresh URL. Penyegaran yang berhasil menghapus kegagalan dan melanjutkan pemeriksaan otomatis. Anda juga dapat memilih Auto-refresh URL lagi untuk memulai ulang periode percobaan.

Jika artikel gagal

Artikel Failed tidak digunakan oleh Agen AI. Bagian Knowledge Base lainnya tidak terpengaruh, dan Agen tetap menjawab berdasarkan semua artikel Ready.

Sebagian besar kegagalan bersifat sementara dan dicoba ulang otomatis oleh Quickchat, sehingga biasanya pulih sendiri. Jika tidak ingin menunggu, klik Retry di samping pesan “N failed to process” di bagian atas aplikasi untuk langsung mencoba semua artikel yang gagal.

Jika artikel terus gagal, biasanya konten sumber bermasalah: halaman kosong, berkas tanpa teks yang dapat diekstrak, atau URL yang tidak lagi dapat diakses. Buka artikel untuk memeriksa apa yang benar-benar diimpor, atau impor ulang dari sumber yang berfungsi. Jika masih gagal, kirim email ke contact@quickchat.ai.

Semua pengaturan lain langsung berlaku

Hanya konten Knowledge Base yang melalui pemrosesan. Pengaturan Identity, AI Personality, Languages, Actions, balasan Inbox, Insights, dan Conversation Rating berlaku segera setelah disimpan.