Base de connaissances

La Base de connaissances est le cœur de votre Agent IA Quickchat. Elle constitue le socle de sa compréhension de votre entreprise, de vos produits et de vos services. Une base bien structurée et complète garantit des réponses précises et utiles.

Ce guide présente un aperçu de la Base de connaissances, des stratégies pour bien la construire et des conseils d’optimisation.

Sources de données

Vous pouvez ajouter des connaissances dans les formats suivants :

• Articles texte
  Ajoutez manuellement du contenu pour de petites mises à jour.

  Astuce

  Visez un seul sujet par article et moins de 4 000 caractères.

• URLs
  Importez des pages web entières, leurs résumés générés par l’IA, ou plusieurs pages d’un site.
  Chaque URL crée un article distinct dans la Base de connaissances.

  Détail des options :

  • Page unique / URL individuelle (améliorée par l’IA) : importe le contenu complet d’une page et l’améliore pour la compréhension de l’IA.
  • Pages multiples : importe plusieurs URLs à la fois, chaque page devenant un article séparé.
  • Sitemap : importe toutes les pages listées dans le sitemap XML (ex. sitemap.xml) et crée un article par page. Idéal pour les documentations ou blogs structurés.
  • Toutes les pages / Site complet : importe toutes les pages d’un site, chaque page devenant un article.

• Fichiers
  Téléversez des documents (PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV) et plus encore ; les images numérisées sont traitées par OCR. Le texte est extrait et indexé automatiquement. Taille max : 32 Mo.

Actualisation automatique

Les articles issus d’une URL restent liés à leur source. Vous pouvez récupérer le contenu le plus récent d’un article depuis le menu de sa ligne, ou utiliser Refresh all URLs en haut à droite pour actualiser d’un coup tous les articles issus d’une URL.

Ces articles peuvent aussi se récupérer eux‑mêmes une fois par jour, afin que la Base de connaissances suive la page source sans intervention de personne.

Trois points à connaître avant de vous y fier :

• Le réglage s’applique par article, et non à l’ensemble du compte. Activez‑le pour les articles que vous voulez garder synchronisés.
• Il est réservé aux forfaits payants. Sur Free, utilisez l’actualisation manuelle décrite ci‑dessus.
• Modifier le contenu d’un article à la main le désactive pour cet article. C’est volontaire, car une récupération quotidienne écraserait sinon votre modification dès le lendemain matin. Mais cela signifie qu’une page que vous avez personnalisée cesse de suivre sa source jusqu’à ce que vous réactiviez l’option.

L’intervalle quotidien n’est pas modifiable.

Maintenir les articles URL à jour

Les articles URL restent liés à leur page source, ce qui vous permet de les garder à jour sans réimporter manuellement. Il existe deux façons de procéder : Auto-refresh, qui s’exécute automatiquement chaque jour, et l’actualisation manuelle, que vous déclenchez à la demande. Les deux remplacent le contenu de l’article par la dernière version de la page en ligne, puis réentraînent automatiquement votre Agent IA.

Auto-refresh

Activez Auto-refresh pour un article URL et Quickchat revérifie sa page source une fois par jour, en mettant à jour l’article automatiquement dès que la source change. Cela permet de garder les connaissances issues d’URL synchronisées sans aucune intervention manuelle.

Note

L’actualisation automatique des URL est disponible avec les forfaits payants.

Comment l’activer

• Un seul article: ouvrez l’article et activez le commutateur Auto-refresh dans le panneau de métadonnées à droite, ou utilisez la bascule Auto-refresh URL sur la ligne de l’article dans la liste.
• Depuis le menu de la ligne: cliquez sur le menu ”…” sur une ligne d’article URL et choisissez Auto-refresh de l’URL.
• En masse: sélectionnez plusieurs articles URL à l’aide des cases à cocher et cliquez sur Auto-refresh des URLs (N) dans la barre d’outils de sélection.

Tant qu’Auto-refresh est activé, l’article est maintenu synchronisé avec sa source et son contenu devient en lecture seule, avec la bannière “Cet article est synchronisé avec sa source. Désactivez l’auto-refresh pour le modifier.” Pour modifier le texte vous-même, cliquez sur Désactiver et modifier (ou désactivez Auto-refresh). La modification d’un article URL désactive Auto-refresh automatiquement, de sorte qu’une actualisation ultérieure n’écrase jamais vos modifications.

Le champ Dernière actualisation dans le panneau de métadonnées indique la dernière fois que l’article a été mis à jour à partir de sa source.

Actualisation manuelle

Pour récupérer le dernier contenu dès maintenant, sans attendre la vérification quotidienne :

• Un seul article: ouvrez-le et cliquez sur Actualiser l’URL manuellement dans le panneau de métadonnées, ou choisissez Actualiser l’URL manuellement dans le menu ”…” de la ligne.
• En masse: sélectionnez des articles URL et cliquez sur Actualiser les URLs manuellement (N), ou utilisez Actualiser toutes les URLs en haut à droite pour récupérer d’un coup tous les articles issus d’URL.

Une actualisation manuelle remplace vos modifications manuelles par la page en ligne, c’est pourquoi Quickchat vous demande de confirmer avant d’écraser les articles que vous avez modifiés. L’actualisation en masse couvre jusqu’à 1 000 articles URL à la fois.

Conseils pour construire une Base de connaissances efficace

Chaque article texte, URL ou PDF doit être autonome et complet sur son sujet. Une base bien structurée fournit à l’Agent le contexte dont il a besoin.

Lisez les conseils ci‑dessous pour mettre votre Agent sur les bons rails :

Étapes pour construire et affiner votre Base de connaissances

1. Clarifiez l’objectif
   Définissez le rôle de l’Agent et les types de questions à couvrir. Classez vos connaissances par catégories selon les besoins des utilisateurs.

   Exemple Agent e‑commerce :

   • Navigation & Achat : détails produits, comparaisons, FAQ
   • Paiement : moyens de paiement, codes promo, taxes
   • Livraison : expédition, modification de commande, suivi

   Exemple Agent prêts étudiants :

   • Avant la demande : éligibilité, conditions
   • Demande : guides, termes, pas‑à‑pas
   • Après diplôme : échéanciers, reports

2. Assurez la qualité des données
   La qualité des réponses dépend de la qualité des contenus téléversés. Concentrez‑vous sur :

   • Lisibilité : retirez l’inutile (redondances, tableaux non pertinents, en‑têtes superflus)
   • Pertinence : visez les questions fréquentes et attentes des utilisateurs
   • Cohérence : évitez contradictions et informations obsolètes (dates, prix)
   • Texte uniquement : les images ne sont pas prises en charge, mettez les infos clés en texte

3. Priorisez la clarté
   Des paragraphes logiques, concis et faciles à suivre.

4. Soyez exhaustif
   Fournissez suffisamment de détails pour gérer des demandes complexes.

5. Préférez des réponses complètes au format Q/R
   L’IA extrait les informations pertinentes. Inutile de multiplier des paires question‑réponse.

6. Intégrez des URLs dans le texte
   Ajoutez des liens dans chaque article. Même lors d’un import par URL, lier les produits ou formulaires améliore l’utilisabilité.

   Exemple :
   « Pour annuler une commande, remplissez ce formulaire : https://example.com/cancel-order. »

7. Testez en profondeur
   Simulez des interactions, repérez les lacunes et ajustez.

Problèmes fréquents

• L’IA ignore des liens ou ne les inclut pas : assurez‑vous que les liens sont présents dans le texte.
• Informations répétées : évitez les doublons entre articles.
• Détails manquants : créez des articles dédiés pour les cas spécifiques (critères, cas particuliers).
• Dates ou prix incorrects : vérifiez et mettez à jour régulièrement.

La construction d’une Base de connaissances efficace est itérative. Partez d’objectifs clairs, structurez logiquement et testez pour affiner la performance de votre Agent.

Note

Besoin d’aide ou d’intégrations sur mesure ? Écrivez‑nous à contact@quickchat.ai.

Recherche

La Recherche vous permet de retrouver rapidement des articles en parcourant leurs titres et contenus.

Utilisation

1. Saisissez des mots‑clés dans la barre Search en haut de l’interface Knowledge Management.
2. Les résultats s’actualisent instantanément en listant les articles contenant le texte saisi.

Sélection multiple et suppression en masse

Gérez facilement plusieurs articles à la fois.

Sélection multiple

1. Ouvrez la liste de la Base de connaissances
2. Cliquez sur « … » à côté d’un Article puis Select
3. Cochez les cases à gauche des Articles à sélectionner
4. Les Articles restent surlignés pour les actions suivantes

Suppression en masse

1. Après sélection, cliquez sur Delete en bas
2. Confirmez pour supprimer définitivement les Articles choisis

Tags

Les tags vous aident à organiser la Base de connaissances et permettent à l’Agent IA de cibler les articles à consulter pour une question donnée. Ils apparaissent sur chaque ligne d’article ainsi que sous forme de filtre en haut de la liste.

Il y a deux façons d’ajouter des tags à un article :

• Manuellement — ouvrez un article et utilisez + Add Tag dans le panneau de métadonnées à droite.
• Auto-tag with AI — cliquez sur Auto-tag with AI dans ce même panneau. Quickchat lit l’article et suggère des tags en fonction de son contenu. Pratique pour les bases importées en masse (Sitemap, All Pages, Intercom), où taguer des centaines d’articles à la main n’est pas réaliste.

Utilisez le filtre Tags de la barre d’outils pour ne garder que les articles correspondant à un ou plusieurs tags.

Comment vos changements sont mis en ligne

Il n’y a aucune étape de réentraînement ni aucun bouton à cliquer. Chaque modification de la Base de connaissances est traitée automatiquement en arrière‑plan, article par article — et seuls les articles que vous avez réellement touchés sont retraités, de sorte que le reste de votre Base de connaissances continue de répondre aux questions pendant tout ce temps.

Cela vaut pour toutes les façons dont le contenu change : ajout ou modification d’un article, suppression, import d’un site web ou d’un fichier, actualisation manuelle d’une URL, et actualisation automatique quotidienne.

Statut d’un article

Chaque ligne de la liste de la Base de connaissances possède une colonne Status :

Status	Ce que cela signifie
Pending	En file d’attente, en attente de traitement.
Processing	En cours de traitement.
Ready	En ligne. Votre Agent IA utilise cet article.
Failed	Le traitement n’a pas abouti. Voir « Si un article échoue » ci‑dessous.

Les statuts se mettent à jour tout seuls : inutile de recharger la page.

Tant qu’un traitement est en cours, le haut de l’application affiche « N articles still processing ». Le message disparaît une fois tout terminé. La plupart des articles passent à Ready en quelques secondes ; les imports volumineux prennent plus de temps, car les articles sont traités par lots.

Quand un article est en ligne

Dès qu’un article affiche Ready, il est en ligne partout à la fois : votre widget déployé, chaque canal connecté, l’API et AI Preview. Il n’y a ni étape de publication ou de déploiement distincte, ni copie brouillon de votre Base de connaissances entre vous et votre Agent.

Attention

Comme rien n’est mis en attente, une modification atteint votre Agent IA en ligne dès que son traitement est terminé. Si votre Agent est en production, relisez le contenu de l’article avant d’enregistrer, puis relancez un dataset de simulation pour confirmer que le changement n’a pas provoqué de régression.

Si un article échoue

Un article en Failed n’est tout simplement pas utilisé par votre Agent IA. Le reste de votre Base de connaissances n’est pas affecté, et votre Agent continue de répondre à partir de tout ce qui est en Ready.

La plupart des échecs sont temporaires, et Quickchat relance le traitement automatiquement pour vous, si bien que le problème se résout généralement tout seul. Si vous ne voulez pas attendre, cliquez sur Retry à côté du message « N failed to process » en haut de l’application pour relancer immédiatement tous les articles en échec.

Si un article échoue systématiquement, le problème vient généralement du contenu source : une page vide, un fichier dont aucun texte ne peut être extrait, ou une URL qui ne répond plus. Ouvrez l’article pour vérifier ce qui a réellement été importé, ou réimportez‑le depuis une source fonctionnelle. Si l’échec persiste, écrivez‑nous à contact@quickchat.ai.

Tout le reste prend effet immédiatement

Seul le contenu de la Base de connaissances passe par un traitement. Les paramètres — Identity, AI Personality, Languages, Actions, réponses de l’Inbox, Insights et Conversation Rating — s’appliquent dès que vous les enregistrez.