Email

Dans ce guide, nous allons voir comment permettre à votre Assistant IA de gérer les emails entrants. Voici un aperçu de ce que nous allons couvrir :

1. Générer votre adresse email Quickchat dédiée
2. Transférer votre boîte de réception de support vers celle-ci
3. (Optionnel) Envoyer les réponses depuis votre propre domaine
4. (Optionnel) Ajouter une signature

Fonctionnement

Quickchat attribue à votre Assistant IA une adresse dédiée (par exemple a1b2c3d4e5f6@in.quickchat.ai). Vous transférez votre boîte de réception de support vers cette adresse, et chaque email transféré reçoit une réponse de votre Assistant IA. La réponse est renvoyée à l’expéditeur d’origine comme si elle venait de vous.

Les réponses automatiques, les messages d’absence, les emails de non-remise et les expéditeurs no-reply sont détectés et ignorés automatiquement, afin que les réponses ne tournent jamais en boucle.

Prérequis

• Une boîte de réception de support depuis laquelle vous pouvez configurer un transfert (par exemple support@yourcompany.com).
• Optionnel : un accès au DNS de votre domaine si vous souhaitez que les réponses soient envoyées depuis votre propre adresse.

Connecter le canal Email

Ouvrez l’onglet External Apps et cliquez sur la tuile Email, puis cliquez sur Générer une adresse email. Quickchat crée votre adresse de réception dédiée et active le canal. Une fenêtre de configuration s’ouvre avec l’adresse et les étapes suivantes.

Vous pouvez rouvrir cette fenêtre à tout moment avec le bouton Configuration sur la tuile Email.

Configurer le transfert

Transférer votre boîte de réception de support vers l’adresse dédiée est la seule étape nécessaire pour passer en ligne.

1. Copiez votre adresse dédiée depuis la fenêtre de configuration.
2. Ouvrez les paramètres de transfert de votre fournisseur d’email (Gmail, Outlook, Google Workspace, etc.).
3. Transférez votre boîte de réception de support vers l’adresse dédiée.
4. Si votre fournisseur vous demande de confirmer le transfert, le code ou le lien de confirmation est capturé et affiché dans la fenêtre de configuration, afin que vous puissiez le valider sans qu’il n’atteigne un client.

Le statut Transfert reste sur En attente d’email jusqu’à ce que votre premier email transféré arrive à l’adresse, puis passe automatiquement à Actif et votre Assistant IA commence à répondre.

Astuce

Envoyez un email de test à votre boîte de réception de support. Il devrait être transféré, recevoir une réponse de votre Assistant IA, et la conversation devrait apparaître dans l’app Quickchat AI.

Envoyer les réponses depuis votre propre domaine

Par défaut, les réponses sont envoyées depuis une adresse Quickchat qui affiche votre Nom de l’expéditeur (ou « Support » si vous laissez le nom d’expéditeur vide), et les réponses des clients vous parviennent toujours via votre règle de transfert. Cela fonctionne sans configuration supplémentaire, cette section est donc entièrement facultative.

Pour envoyer les réponses depuis votre propre adresse à la place :

1. Dans la fenêtre de configuration, sous Identité de l’expéditeur, définissez votre Nom de l’expéditeur et saisissez une Adresse d’envoi des réponses sur un domaine d’entreprise que vous contrôlez (par exemple support@yourcompany.com), puis enregistrez.
2. Quickchat lance l’authentification du domaine et affiche un ensemble d’enregistrements CNAME (SPF et DKIM) dans la même fenêtre.
3. Ajoutez ces enregistrements au DNS de votre domaine, puis cliquez sur Vérifier le domaine.
4. Une fois vérifié, les réponses sont envoyées depuis votre propre adresse.

Attention

Les fournisseurs d’email personnels comme Gmail ou Outlook.com ne peuvent pas être authentifiés, de sorte que les réponses pour ces adresses utilisent toujours l’adresse d’envoi Quickchat avec votre nom d’expéditeur. Utilisez un domaine d’entreprise que vous contrôlez pour envoyer les réponses depuis votre propre adresse.

La propagation des modifications DNS peut prendre un certain temps. Si la vérification n’aboutit pas immédiatement, patientez un peu et cliquez de nouveau sur Vérifier le domaine.

Ajouter une signature (optionnel)

Sous Signature email dans la fenêtre de configuration, ajoutez une signature à joindre à chaque réponse (par exemple, le nom de votre équipe). Laissez ce champ vide pour envoyer les réponses sans signature.

Activer, désactiver ou supprimer

La connexion active automatiquement le canal. Utilisez le commutateur Activer Email pour suspendre ou reprendre les réponses sans perdre votre configuration. Déconnecter supprime entièrement l’intégration : cela libère l’adresse dédiée et arrête toutes les réponses. Vous pouvez vous reconnecter à tout moment.

Transfert à un agent humain

Lorsque votre Assistant IA estime qu’une conversation nécessite une intervention humaine, il cesse de répondre automatiquement à ce fil d’emails et le signale à votre équipe, afin qu’une personne puisse prendre le relais depuis votre boîte de réception transférée.

Dépannage et FAQ

J’ai configuré le transfert mais rien ne se passe.

• Vérifiez que la règle de transfert cible exactement votre adresse dédiée.
• Si votre fournisseur exige une étape de confirmation, effectuez-la. Le code ou le lien apparaît dans la fenêtre de configuration.
• Vérifiez que le commutateur Activer Email est activé.

Les réponses sont envoyées depuis une adresse Quickchat, pas la mienne.

• Définissez une adresse de réponse sur un domaine d’entreprise que vous contrôlez et validez-la via Vérifier le domaine. Les fournisseurs publics comme Gmail et Outlook.com ne peuvent pas être authentifiés.

Les réponses automatiques vont-elles boucler avec mes autres systèmes ?

• Non. Les réponses automatiques, les messages d’absence, les emails de non-remise et les expéditeurs no-reply sont détectés et ignorés.

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