Email

Neste guia, veremos como permitir que seu Agente de IA cuide dos emails recebidos. Resumo do que abordaremos:

1. Conectar o Email para obter seu endereço dedicado do Quickchat
2. Encaminhar seu endereço de email profissional para ele
3. (Opcional) Enviar e receber pelo seu próprio domínio
4. (Opcional) Adicionar uma assinatura

Como funciona

O Quickchat fornece ao seu Agente de IA um endereço dedicado (por exemplo, a1b2c3d4e5f6@in.quickchat.ai). Os emails enviados para esse endereço são respondidos pelo seu Agente de IA, e a resposta volta ao remetente como se viesse de você. Você pode encaminhar seu endereço de email profissional para ele ou divulgar o endereço dedicado diretamente.

Respostas automáticas, avisos de ausência, mensagens devolvidas (bounces) e remetentes no-reply são detectados e ignorados automaticamente, para que as respostas nunca entrem em loop.

Pré-requisitos

• Opcional: um endereço de email profissional a partir do qual você possa configurar o encaminhamento (por exemplo, support@yourcompany.com). Sem ele, os clientes escrevem diretamente para o seu endereço dedicado @in.quickchat.ai.
• Opcional: acesso ao DNS do seu domínio, caso queira que as respostas sejam enviadas a partir do seu próprio endereço.

Conectar o canal de Email

Abra o canal de Email no App do Quickchat AI, ou vá até a aba External Apps e clique no bloco Email, depois clique em Conectar ao Email. O Quickchat cria seu endereço dedicado de recebimento e liga o canal na hora, então uma mensagem enviada para esse endereço já é respondida de imediato.

Abra Configuração no bloco Email para ver o endereço, definir um Nome do remetente e uma Assinatura de email, e chegar à configuração do domínio próprio.

Configurar o encaminhamento

O encaminhamento é opcional. Configure-o quando quiser que seus clientes continuem escrevendo para o seu próprio endereço em vez do dedicado.

1. Copie seu endereço dedicado em Configuração.
2. Abra as configurações de encaminhamento do seu provedor de email (Gmail, Outlook, Google Workspace e assim por diante).
3. Encaminhe seu endereço de email profissional para o endereço dedicado.
4. Se o seu provedor pedir para confirmar o encaminhamento, o código ou link de confirmação é capturado e exibido na janela Domínio próprio, em Recebimento, para que você possa concluí-lo sem que chegue a um cliente.

O status Encaminhamento permanece como Aguardando email até o seu primeiro email encaminhado chegar ao endereço, depois muda para Ativo automaticamente.

Dica

Envie um email de teste para o seu endereço dedicado ou para o endereço a partir do qual você encaminha. Ele deve ser respondido pelo seu Agente de IA, e a conversa deve aparecer no App do Quickchat AI.

Enviar respostas a partir do seu próprio domínio

Por padrão, as respostas são enviadas a partir do seu endereço dedicado @reply.quickchat.ai, que exibe o seu Nome do remetente (ou ‘Support’ se você deixar o campo em branco). Isso funciona sem configuração adicional, então toda esta seção é opcional.

Para, em vez disso, enviar as respostas a partir do seu próprio endereço:

1. Em Configuração, clique em Configurar um domínio próprio.
2. Informe em O seu endereço de email profissional um endereço em um domínio corporativo que você controla (por exemplo, support@yourcompany.com) e clique em Salvar.
3. Abra a aba Envio. O Quickchat inicia a autenticação de domínio e exibe um conjunto de registros CNAME (SPF e DKIM).
4. Adicione esses registros ao DNS do seu domínio e clique em Verificar domínio.
5. Depois de verificado, as respostas são enviadas a partir do seu próprio endereço.

A janela Domínio próprio tem uma aba para cada direção: Recebimento cobre o encaminhamento para o seu endereço dedicado e Envio cobre os registros DNS que permitem que as respostas saiam do seu próprio domínio. Deixe o endereço de email profissional em branco para manter os padrões: os clientes escrevem para o seu endereço dedicado @in.quickchat.ai e as respostas saem do seu endereço dedicado @reply.quickchat.ai.

Cuidado

Provedores de email pessoais, como Gmail ou Outlook.com, não podem ser autenticados, portanto as respostas para esses endereços sempre saem do seu endereço dedicado @reply.quickchat.ai com o seu Nome do remetente. Use um domínio corporativo que você controla para enviar as respostas a partir do seu próprio endereço.

As alterações de DNS podem levar algum tempo para propagar. Se a verificação não passar de imediato, aguarde um pouco e clique novamente em Verificar domínio.

Adicionar uma assinatura (opcional)

Em Assinatura de email, em Configuração, adicione uma assinatura para anexar a cada resposta (por exemplo, o nome da sua equipe). Deixe em branco para enviar as respostas sem assinatura.

A assinatura é adicionada às respostas enviadas pelo seu Agente de IA. As respostas que sua equipe escreve na Caixa de entrada depois de uma transferência para humano não levam a assinatura, assim quem responde pode se despedir com as próprias palavras.

Rodapé de avaliação da conversa

Cada resposta da AI pode terminar com uma pergunta curta sobre se o cliente ainda precisa de ajuda, para que ele encerre o assunto por conta própria. Ative ou desative com Rodapé de avaliação da conversa no painel de Email. Novas integrações de Email já vêm com ele ligado; integrações conectadas antes de a configuração existir continuam desligadas até você ligá-la.

• Não marca a conversa como resolvida e oferece uma avaliação rápida.
• Sim move a conversa para a sua Página de chat e a entrega a uma pessoa.

O rodapé é adicionado apenas às respostas da AI, nunca a um email de transferência, e cada link vale para o estado da conversa no momento do envio: assim que um email mais recente chega, os links do rodapé anterior param de funcionar. Os links também expiram 30 dias após o email que os continha.

Cuidado

O caminho Sim precisa de uma Página de chat pública. Se a sua não for, o painel avisa você, e os clientes que pedirem mais ajuda não conseguirão abri-la. Defina-a como Qualquer pessoa em Instalar → Acesso à Página de Chat, ou desligue o rodapé.

Atrasar todas as respostas

Por padrão, seu Agente de IA responde assim que um email chega. Em Atrasar todas as respostas, no painel de Email, você pode segurar cada resposta: escolha Sem atraso, ou 1, 2, 3, 5, 10 ou 20 minutos.

• O atraso vale para as respostas que seu Agente de IA envia. As respostas que a sua equipe escreve na Caixa de entrada saem sempre na hora.
• Se o cliente escrever de novo enquanto uma resposta espera, os dois emails são respondidos juntos em uma única resposta. O prazo não muda, então escrever de novo nunca afasta a resposta.
• Se a conversa for entregue a uma pessoa antes de o tempo acabar, a resposta em espera é descartada e a sua equipe responde no lugar.
• Desativar ou desconectar o canal descarta qualquer resposta ainda em espera.

Ativar, desativar ou remover

Conectar liga o canal. Habilitar Email pausa ou retoma as respostas depois, sem perder sua configuração. Desconectar remove a integração por completo: libera o endereço dedicado e interrompe todas as respostas. Você pode reconectar a qualquer momento.

Transferência para humano

Quando seu Agente de IA decide que uma conversa precisa de uma pessoa, ele para de responder automaticamente àquela thread de email e a entrega para a sua equipe na Caixa de entrada. Alguém da equipe responde de lá, e a resposta sai como um email normal na mesma thread, então o cliente apenas vê a conversa continuar. O que o cliente escrever depois cai na mesma conversa, marcado como não lido, em vez de voltar para a IA.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Configurei o encaminhamento, mas nada acontece.

• Confirme que a regra de encaminhamento aponta exatamente para o seu endereço dedicado.
• Se o seu provedor exigiu uma etapa de confirmação, conclua-a. O código ou link aparece na janela Domínio próprio, em Recebimento.
• Verifique se a chave Habilitar Email está ligada.

As respostas são enviadas a partir de um endereço do Quickchat, não do meu.

• Defina em O seu endereço de email profissional um endereço em um domínio corporativo que você controla e conclua a etapa Verificar domínio em Envio. Provedores públicos como Gmail e Outlook.com não podem ser autenticados.

As respostas automáticas vão entrar em loop com meus outros sistemas?

• Não. Respostas automáticas, avisos de ausência, mensagens devolvidas (bounces) e remetentes no-reply são detectados e ignorados.

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