Email

W tym przewodniku pokażemy, jak pozwolić Twojemu Asystentowi AI obsługiwać przychodzące wiadomości email. Oto zakres, który omówimy:

1. Wygenerowanie dedykowanego adresu email Quickchat
2. Przekierowanie do niego Twojej skrzynki wsparcia
3. (Opcjonalnie) Wysyłanie odpowiedzi z Twojej własnej domeny
4. (Opcjonalnie) Dodanie podpisu

Jak to działa

Quickchat nadaje Twojemu Asystentowi AI dedykowany adres (na przykład a1b2c3d4e5f6@in.quickchat.ai). Przekierowujesz na ten adres swoją skrzynkę wsparcia, a na każdą przekazaną wiadomość odpowiada Twój Asystent AI. Odpowiedź trafia z powrotem do pierwotnego nadawcy, tak jakby pochodziła od Ciebie.

Autorespondery, powiadomienia o nieobecności, zwroty wiadomości oraz nadawcy no-reply są wykrywane i automatycznie pomijane, więc odpowiedzi nigdy się nie zapętlają.

Wymagania wstępne

• Skrzynka wsparcia, z której możesz skonfigurować przekierowanie (na przykład support@yourcompany.com).
• Opcjonalnie: dostęp do DNS Twojej domeny, jeśli chcesz, aby odpowiedzi były wysyłane z Twojego własnego adresu.

Połącz kanał Email

Otwórz kanał Email w aplikacji Quickchat AI albo przejdź do zakładki External Apps i kliknij kafelek Email, a następnie kliknij Wygeneruj adres email. Quickchat tworzy Twój dedykowany adres przychodzący i otwiera okno konfiguracji z adresem i kolejnymi krokami. Sam kanał pozostaje wyłączony, dopóki nie zapiszesz adresu do odpowiedzi i nie włączysz Włącz Email.

To okno możesz w każdej chwili otworzyć ponownie przyciskiem Konfiguracja na kafelku Email.

Skonfiguruj przekierowanie

Przekierowanie skrzynki wsparcia na dedykowany adres to jedyny krok wymagany do uruchomienia.

1. Skopiuj swój dedykowany adres z okna konfiguracji.
2. Otwórz ustawienia przekierowania u swojego dostawcy poczty (Gmail, Outlook, Google Workspace i tak dalej).
3. Przekieruj skrzynkę wsparcia na dedykowany adres.
4. Jeśli dostawca poprosi o potwierdzenie przekierowania, kod lub link potwierdzający zostanie przechwycony i wyświetlony w oknie konfiguracji, dzięki czemu możesz dokończyć proces, zanim trafi on do klienta.

Status Przekierowanie pozostaje jako Oczekiwanie na email, dopóki na ten adres nie dotrze pierwsza przekazana wiadomość, a następnie automatycznie przełącza się na Aktywne i Twój Asystent AI zaczyna odpowiadać.

Wskazówka

Wyślij testową wiadomość na swoją skrzynkę wsparcia. Powinna zostać przekazana, otrzymać odpowiedź od Asystenta AI, a rozmowa powinna pojawić się w Quickchat AI App.

Wysyłaj odpowiedzi z własnej domeny

Domyślnie odpowiedzi są wysyłane z adresu Quickchat, który wyświetla Twoją Nazwę nadawcy (lub „Support”, jeśli pozostawisz nazwę nadawcy pustą), a odpowiedzi klientów nadal docierają do Ciebie dzięki regule przekierowania. Działa to bez dodatkowej konfiguracji, więc cała ta sekcja jest opcjonalna.

Aby zamiast tego wysyłać odpowiedzi z własnego adresu:

1. W oknie konfiguracji, w sekcji Tożsamość nadawcy, ustaw swoją Nazwę nadawcy i wpisz Adres nadawcy odpowiedzi na firmowej domenie, którą kontrolujesz (na przykład support@yourcompany.com), a następnie zapisz.
2. Quickchat rozpoczyna uwierzytelnianie domeny i wyświetla zestaw rekordów CNAME (SPF i DKIM) w tym samym oknie.
3. Dodaj te rekordy do DNS swojej domeny, a następnie kliknij Zweryfikuj domenę.
4. Po zweryfikowaniu odpowiedzi są wysyłane z Twojego własnego adresu.

Uwaga

Osobistych dostawców poczty, takich jak Gmail czy Outlook.com, nie można uwierzytelnić, więc odpowiedzi dla tych adresów zawsze korzystają z adresu wysyłkowego Quickchat z Twoją nazwą. Aby wysyłać odpowiedzi z własnego adresu, użyj firmowej domeny, którą kontrolujesz.

Propagacja zmian w DNS może chwilę potrwać. Jeśli weryfikacja nie przejdzie od razu, poczekaj chwilę i kliknij Zweryfikuj domenę ponownie.

Dodaj podpis (opcjonalnie)

W sekcji Podpis email w oknie konfiguracji dodaj podpis dołączany do każdej odpowiedzi (na przykład nazwę Twojego zespołu). Pozostaw puste, aby wysyłać odpowiedzi bez podpisu.

Włącz, wyłącz lub usuń

Połączenie tworzy wyłącznie adres. Najpierw zapisz adres do odpowiedzi, a potem włącz Włącz Email, aby zacząć odpowiadać; tym samym przełącznikiem wstrzymasz lub wznowisz odpowiedzi później, bez utraty konfiguracji. Rozłącz całkowicie usuwa integrację: zwalnia dedykowany adres i zatrzymuje wszystkie odpowiedzi. Możesz połączyć ponownie w dowolnym momencie.

Przekazanie do człowieka

Gdy Twój Asystent AI uzna, że rozmowa wymaga człowieka, przestaje automatycznie odpowiadać w tym wątku email i oznacza go dla Twojego zespołu, aby człowiek mógł przejąć rozmowę z Twojej przekierowanej skrzynki.

Rozwiązywanie problemów i FAQ

Skonfigurowałem przekierowanie, ale nic się nie dzieje.

• Upewnij się, że reguła przekierowania wskazuje dokładnie Twój dedykowany adres.
• Jeśli dostawca wymagał kroku potwierdzenia, dokończ go. Kod lub link pojawia się w oknie konfiguracji.
• Sprawdź, czy przełącznik Włącz Email jest włączony. Pozostaje nieaktywny, dopóki nie zapiszesz adresu do odpowiedzi.

Odpowiedzi są wysyłane z adresu Quickchat, a nie z mojego.

• Ustaw adres odpowiedzi na firmowej domenie, którą kontrolujesz, i dokończ Zweryfikuj domenę. Publicznych dostawców, takich jak Gmail i Outlook.com, nie można uwierzytelnić.

Czy automatyczne odpowiedzi będą się zapętlać z moimi innymi systemami?

• Nie. Autorespondery, powiadomienia o nieobecności, zwroty wiadomości oraz nadawcy no-reply są wykrywane i pomijane.

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli masz pytania, dołącz do naszej społeczności Discord lub skontaktuj się z nami.