Email

En esta guía, veremos cómo dejar que tu Asistente de IA gestione el email entrante. Este es un resumen de lo que cubriremos:

1. Generar tu dirección de email dedicada de Quickchat
2. Reenviar tu bandeja de entrada de soporte a ella
3. (Opcional) Enviar respuestas desde tu propio dominio
4. (Opcional) Añadir una firma

Cómo funciona

Quickchat asigna a tu Asistente de IA una dirección dedicada (por ejemplo, a1b2c3d4e5f6@in.quickchat.ai). Reenvías tu bandeja de entrada de soporte a esa dirección y tu Asistente de IA responde a cada email reenviado. La respuesta se envía al remitente original como si viniera de ti.

Las respuestas automáticas, los avisos de ausencia, los rebotes y los remitentes no-reply se detectan y se omiten automáticamente, de modo que las respuestas nunca entran en bucle.

Requisitos previos

• Una bandeja de entrada de soporte desde la que puedas configurar el reenvío (por ejemplo, support@yourcompany.com).
• Opcional: acceso al DNS de tu dominio si quieres que las respuestas se envíen desde tu propia dirección.

Conectar el canal de Email

Ve a la pestaña External Apps y haz clic en el mosaico Email, luego haz clic en Generar dirección de email. Quickchat crea tu dirección de entrada dedicada y activa el canal. Se abre una ventana de configuración con la dirección y los siguientes pasos.

Puedes volver a abrir esta ventana en cualquier momento con el botón Configuración del mosaico de Email.

Configurar el reenvío

Reenviar tu bandeja de entrada de soporte a la dirección dedicada es el único paso necesario para ponerlo en marcha.

1. Copia tu dirección dedicada desde la ventana de configuración.
2. Abre los ajustes de reenvío de tu proveedor de email (Gmail, Outlook, Google Workspace, etc.).
3. Reenvía tu bandeja de entrada de soporte a la dirección dedicada.
4. Si tu proveedor te pide confirmar el reenvío, el código o el enlace de confirmación se captura y se muestra en la ventana de configuración, para que puedas completarlo sin que llegue a un cliente.

El estado de Reenvío permanece como Esperando email hasta que tu primer email reenviado llega a la dirección, y luego cambia a Activo automáticamente y tu Asistente de IA empieza a responder.

Consejo

Envía un email de prueba a tu bandeja de entrada de soporte. Debería reenviarse, ser respondido por tu Asistente de IA, y la conversación debería aparecer en la app de Quickchat AI.

Enviar respuestas desde tu propio dominio

Por defecto, las respuestas se envían desde una dirección de Quickchat que muestra tu Nombre del remitente (o “Support” si dejas el nombre del remitente en blanco), y las respuestas de los clientes siguen llegándote a través de tu regla de reenvío. Esto funciona sin configuración adicional, por lo que toda esta sección es opcional.

Para enviar las respuestas desde tu propia dirección en su lugar:

1. En la ventana de configuración, en Identidad del remitente, define tu Nombre del remitente e introduce una Dirección de respuesta en un dominio de empresa que controles (por ejemplo, support@yourcompany.com), y luego guarda.
2. Quickchat inicia la autenticación del dominio y muestra un conjunto de registros CNAME (SPF y DKIM) en la misma ventana.
3. Añade esos registros al DNS de tu dominio y luego haz clic en Verificar dominio.
4. Una vez verificado, las respuestas se envían desde tu propia dirección.

Precaución

Los proveedores de email personales como Gmail u Outlook.com no se pueden autenticar, por lo que las respuestas para esas direcciones siempre usan la dirección de envío de Quickchat con tu nombre. Usa un dominio de empresa que controles para enviar respuestas desde tu propia dirección.

Los cambios de DNS pueden tardar un tiempo en propagarse. Si la verificación no se completa de inmediato, espera un poco y vuelve a hacer clic en Verificar dominio.

Añadir una firma (opcional)

En Firma de email en la ventana de configuración, añade una firma para adjuntar a cada respuesta (por ejemplo, el nombre de tu equipo). Déjala en blanco para enviar las respuestas sin firma.

Activar, desactivar o eliminar

Conectarlo activa el canal automáticamente. Usa el interruptor Activar Email para pausar o reanudar las respuestas sin perder tu configuración. Desconectar elimina la integración por completo: libera la dirección dedicada y detiene todas las respuestas. Puedes volver a conectarlo en cualquier momento.

Transferencia a un humano

Cuando tu Asistente de IA decide que una conversación necesita a una persona, deja de responder automáticamente a ese hilo de email y lo marca para tu equipo, de modo que un humano pueda hacerse cargo desde tu bandeja de entrada reenviada.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Configuré el reenvío pero no pasa nada.

• Confirma que la regla de reenvío apunta exactamente a tu dirección dedicada.
• Si tu proveedor requería un paso de confirmación, complétalo. El código o el enlace aparece en la ventana de configuración.
• Comprueba que el interruptor Activar Email está encendido.

Las respuestas se envían desde una dirección de Quickchat, no la mía.

• Configura una dirección de respuesta en un dominio de empresa que controles y completa Verificar dominio. Los proveedores públicos como Gmail y Outlook.com no se pueden autenticar.

¿Las respuestas automáticas entrarán en bucle con mis otros sistemas?

• No. Las respuestas automáticas, los avisos de ausencia, los rebotes y los remitentes no-reply se detectan y se omiten.

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