Base de Conocimiento

La Base de Conocimiento es el núcleo de tu Agente de IA en Quickchat. Sirve como fundamento para que la IA comprenda tu empresa, productos y servicios. Una base bien estructurada y completa garantiza respuestas precisas y útiles.

Esta guía ofrece una visión general, estrategias para construirla eficazmente y consejos de optimización.

Fuentes de datos

Puedes subir conocimiento en los siguientes formatos:

• Artículos de texto
  Añade contenido manualmente para incorporaciones rápidas.

  Consejo

  Procura cubrir un solo tema por artículo y menos de 4.000 caracteres.

• URLs
  Importa páginas web completas, sus resúmenes generados por IA o múltiples páginas de un sitio.
  Cada URL crea un artículo individual en la Base de Conocimiento.

  Opciones disponibles:

  • Página única / URL individual (mejorada por IA): importa el contenido completo de una página y lo optimiza para la IA.
  • Múltiples páginas: importa varias URLs a la vez, cada una como artículo independiente.
  • Sitemap: importa todas las páginas listadas en el sitemap XML (p. ej., sitemap.xml) y crea un artículo por página. Ideal para documentación o blogs.
  • Todas las páginas / Todo el sitio: importa todas las páginas de un sitio, cada una como artículo.

• Archivos
  Sube documentos (PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV) y más; las imágenes escaneadas se procesan con OCR. El texto se extrae e indexa automáticamente. Tamaño máx.: 32 MB.

Actualización automática

Los artículos creados a partir de una URL siguen vinculados a su fuente. Puedes volver a extraer el contenido más reciente de un artículo desde el menú de su fila, o usar Refresh all URLs arriba a la derecha para actualizar de una vez todos los artículos basados en URLs.

Estos artículos también pueden volver a extraerse solos una vez al día, de modo que la Base de Conocimiento siga a la página de origen sin que nadie intervenga.

Tres cosas que conviene saber antes de confiar en ello:

• El ajuste es por artículo, no para toda la cuenta. Actívalo en los artículos que quieras mantener sincronizados.
• Solo está disponible en los planes de pago. En Free, usa la actualización manual descrita arriba.
• Editar el contenido de un artículo a mano lo desactiva para ese artículo. Es intencionado, porque de lo contrario una extracción diaria sobrescribiría tu edición a la mañana siguiente. Pero significa que una página que has personalizado deja de seguir a su fuente hasta que vuelvas a activarlo.

El intervalo diario no se puede cambiar.

Mantener actualizados los artículos de URL

Los artículos de URL permanecen vinculados a su página de origen, así que puedes mantenerlos al día sin volver a importarlos a mano. Hay dos formas de hacerlo: Auto-refresh, que se ejecuta automáticamente cada día, y actualización manual, que activas cuando lo necesitas. Ambas sustituyen el contenido del artículo por la versión más reciente de la página actual y luego reentrenan tu Agente de IA automáticamente.

Auto-refresh

Activa Auto-refresh para un artículo de URL y Quickchat revisa su página de origen una vez al día, actualizando el artículo automáticamente cada vez que cambia la fuente. Así el conocimiento basado en URLs se mantiene sincronizado sin trabajo manual.

Nota

La actualización automática de URL está disponible en los planes de pago.

Cómo activarlo

• Un artículo: abre el artículo y activa el interruptor Auto-refresh en el panel de metadatos de la derecha, o usa el conmutador Auto-refresh URL en la fila del artículo en la lista.
• Desde el menú de la fila: haz clic en el menú ”…” de una fila de artículo de URL y elige Auto-refresh de URL.
• De forma masiva: selecciona varios artículos de URL con las casillas y haz clic en Auto-refresh de URLs (N) en la barra de selección.

Mientras el Auto-refresh está activado, el artículo se mantiene sincronizado con su origen y su contenido pasa a ser de solo lectura, con el aviso “Este artículo está sincronizado con su origen. Desactiva el auto-refresh para editarlo.” Para editar el texto tú mismo, haz clic en Desactivar y editar (o desactiva Auto-refresh). Editar un artículo de URL desactiva el Auto-refresh automáticamente, así una actualización posterior nunca sobrescribe tus cambios.

El campo Última Actualización en el panel de metadatos muestra cuándo se actualizó el artículo por última vez desde su origen.

Actualización manual

Para traer el contenido más reciente ahora mismo, sin esperar a la revisión diaria:

• Un artículo: ábrelo y haz clic en Actualizar URL manualmente en el panel de metadatos, o elige Actualizar URL manualmente en el menú ”…” de la fila.
• De forma masiva: selecciona artículos de URL y haz clic en Actualizar URLs manualmente (N), o usa Actualizar todas las URLs en la parte superior derecha para volver a traer todos los artículos basados en URL a la vez.

Una actualización manual sustituye tus cambios manuales por la página actual, así que Quickchat te pide que confirmes antes de sobrescribir los artículos que has editado. La actualización masiva abarca hasta 1.000 artículos de URL a la vez.

Consejos para una Base de Conocimiento eficaz

Cada artículo de texto, URL o archivo debe ser autónomo y completo sobre su tema. Una estructura clara proporciona a la IA el contexto necesario.

Lee estos consejos para preparar a tu Agente para el éxito:

Pasos para construir y refinar tu Base

1. Aclarar el propósito
   Define el rol del Agente y los tipos de preguntas que responderá. Organiza el conocimiento por necesidades de usuario.

   Ejemplo de e‑commerce:

   • Exploración y compra: detalles de producto, comparativas, FAQs
   • Compra: métodos de pago, cupones, impuestos
   • Envío: logística, modificaciones, seguimiento

   Ejemplo de préstamos estudiantiles:

   • Antes de aplicar: elegibilidad y condiciones
   • Solicitud: guías, términos y walkthroughs
   • Tras graduarse: calendarios de pago y aplazamientos

2. Asegurar la calidad de los datos
   La calidad de las respuestas depende de la calidad de los datos subidos. Enfócate en:

   • Legibilidad: elimina información irrelevante, tablas o cabeceras redundantes
   • Relevancia: cubre preguntas frecuentes y expectativas del usuario
   • Consistencia: evita contradicciones y datos obsoletos (fechas, precios)
   • Solo texto: al no soportarse imágenes, pon la información clave en texto

3. Prioriza la claridad
   Artículos claros, concisos y fáciles de seguir.

4. Sé exhaustivo
   Proporciona suficiente detalle para consultas complejas.

5. Prefiere respuestas completas a Q&A
   La IA extrae lo relevante; no es necesario crear muchas parejas de pregunta‑respuesta.

6. Incluye URLs dentro del texto
   Agrega enlaces dentro del artículo. Incluso si importas por URL, enlazar productos o formularios mejora la usabilidad.

   Ejemplo:
   “Para cancelar un pedido, envía tu solicitud aquí: https://example.com/cancel-order.”

7. Prueba a fondo
   Simula interacciones, detecta carencias y ajusta.

Problemas comunes

• La IA omite enlaces o no los incluye: asegúrate de que los enlaces estén en el texto.
• Información duplicada: evita subir contenido repetido en varios artículos.
• Faltan detalles clave: crea artículos específicos para criterios o casos especiales.
• Fechas o precios incorrectos: verifica y actualiza periódicamente.

Construir una Base de Conocimiento eficaz es un proceso iterativo. Empieza con objetivos claros, estructura lógica y realiza pruebas para refinar el rendimiento del Agente.

Nota

Si necesitas ayuda o integraciones a medida, escríbenos a contact@quickchat.ai.

Búsqueda

La Búsqueda te permite encontrar rápidamente artículos buscando en títulos y contenido.

Cómo usarla

1. Escribe palabras clave en la barra Search en la parte superior.
2. Los resultados se actualizan al instante mostrando artículos con coincidencias.

Selección múltiple y borrado masivo

Gestiona varios artículos a la vez.

Selección múltiple

1. Ve a la lista de la Base de Conocimiento
2. Haz clic en ”…” junto a un Artículo y pulsa Select
3. Marca las casillas de los Artículos que quieras seleccionar
4. Los Artículos permanecerán resaltados

Borrado masivo

1. Tras seleccionar, haz clic en Delete abajo
2. Confirma para eliminar los Artículos definitivamente

Tags

Los tags te ayudan a organizar la Base de Conocimiento y permiten al Agente de IA acotar qué artículos consultar para cada pregunta. Verás los tags en la fila de cada artículo y como filtro en la parte superior de la lista.

Hay dos formas de etiquetar un artículo:

• Manualmente: abre un artículo y usa + Add Tag en el panel de metadatos de la derecha.
• Auto-tag with AI: haz clic en Auto-tag with AI en ese mismo panel. Quickchat lee el artículo y sugiere tags a partir de su contenido. Es útil cuando la Base de Conocimiento se ha importado de forma masiva (Sitemap, All Pages, Intercom) y etiquetar cientos de artículos a mano no resulta realista.

Usa el filtro Tags de la barra de herramientas para acotar la lista a los artículos que coincidan con uno o varios tags.

Cómo entran en vigor tus cambios

No hay paso de reentrenamiento ni botón que pulsar. Cada cambio en la Base de Conocimiento se procesa automáticamente en segundo plano, artículo por artículo, y solo se reprocesan los artículos que has tocado, así que el resto de tu Base de Conocimiento sigue respondiendo preguntas todo el tiempo.

Esto vale para cualquier forma de cambiar contenido: añadir o editar un artículo, eliminarlo, importar un sitio web o un archivo, actualizar una URL a mano y la actualización automática diaria.

Estado del artículo

Cada fila de la lista de la Base de Conocimiento tiene una columna Status:

Status	Qué significa
Pending	En cola, esperando a ser procesado.
Processing	Se está procesando ahora mismo.
Ready	En vivo. Tu Agente de IA está usando este artículo.
Failed	El procesamiento no se completó. Consulta “Si un artículo falla” más abajo.

Los estados se actualizan solos: no necesitas recargar la página.

Mientras quede algo en curso, la parte superior de la app muestra “N articles still processing”. Desaparece cuando todo ha terminado. La mayoría de los artículos están en Ready en cuestión de segundos; las importaciones grandes tardan más, porque los artículos se procesan por lotes.

Cuándo está en vivo un artículo

En cuanto un artículo muestra Ready, está en vivo en todas partes a la vez: tu Widget desplegado, todos los canales conectados, la API y AI Preview. No hay un paso aparte de publicación o despliegue, ni una copia en borrador de tu Base de Conocimiento entre tú y tu Agente.

Precaución

Como nada queda en preparación, una edición llega a tu Agente de IA en vivo en cuanto termina de procesarse. Si tu Agente está en producción, revisa el contenido del artículo antes de guardar y vuelve a ejecutar un dataset de simulación después para confirmar que el cambio no provocó una regresión.

Si un artículo falla

Un artículo en Failed sencillamente no lo usa tu Agente de IA. El resto de tu Base de Conocimiento no se ve afectada y tu Agente sigue respondiendo con todo lo que está en Ready.

La mayoría de los fallos son temporales y Quickchat los reintenta por ti automáticamente, así que suelen resolverse solos. Si no quieres esperar, haz clic en Retry junto al mensaje “N failed to process” en la parte superior de la app para reintentar de inmediato todos los artículos fallidos.

Si un artículo sigue fallando, el problema suele estar en el contenido de origen: una página vacía, un archivo sin texto extraíble o una URL que ya no resuelve. Abre el artículo para comprobar qué se importó realmente, o vuelve a importarlo desde una fuente que funcione. Si aun así falla, escríbenos a contact@quickchat.ai.

Todo lo demás surte efecto de inmediato

Solo el contenido de la Base de Conocimiento pasa por el procesamiento. Los ajustes (Identity, AI Personality, Languages, Actions, respuestas en la Inbox, Insights y Conversation Rating) se aplican en el momento en que los guardas.