Base de Conocimiento

La Base de Conocimiento es el componente central de tu Agente de IA de Quickchat. Sirve de base para que tu Agente de IA comprenda tu empresa, tus productos y tus servicios. Una Base de Conocimiento bien estructurada y completa permite que tu Agente de IA gestione eficazmente las consultas de los usuarios y ofrezca respuestas precisas.

Esta guía ofrece una visión general de la Base de Conocimiento, estrategias para construirla eficazmente y consejos para optimizar su rendimiento.

Fuentes de datos

La barra de herramientas de la parte superior de la página de la Base de Conocimiento te permite añadir conocimiento desde cualquiera de estas fuentes:

Add Article

Artículos redactados manualmente. Título + cuerpo con texto enriquecido. Usa esta opción cuando quieras controlar por completo la redacción exacta: FAQs, políticas internas, especificaciones de productos o cualquier contenido que, de otro modo, pegarías desde un documento.

Consejo

Haz que cada artículo se centre en un solo tema. Los artículos largos que abarcan varios temas dificultan la recuperación de información. Al dividirlos, la IA puede ofrecer respuestas más claras.

Add Paragraph

Datos breves y concretos que no requieren un artículo completo. Los párrafos se agrupan, por ejemplo, en una carpeta llamada “Single Paragraphs”, y se tratan como pequeñas unidades de conocimiento. Son útiles para frases de una sola línea como “El envío tarda 3–5 días laborables” o “Se aceptan devoluciones en un plazo de 30 días”.

Add Website

Importa contenido desde cualquier URL. Hay cuatro modos de importación:

• Página Individual: importa una página web. Usa Opciones avanzadas → Selector HTML para limitar la importación a una parte específica de la página, por ejemplo, main, #article-body o .docs-content, cuando el resto de la página contiene navegación, anuncios o el pie de página.
• Múltiples Páginas: pega una lista de URLs. Cada una se convierte en su propio artículo.
• Mapa del Sitio: indica un sitemap.xml. Cada página del mapa del sitio se importa como un artículo independiente. Es la mejor opción para sitios de documentación y blogs estructurados.
• Todas las Páginas: rastrea todo el sitio e importa todas las URLs accesibles del dominio. Úsalo para importar documentación completa o blogs de empresa.

Las URLs permanecen vinculadas a su fuente para que puedas mantenerlas actualizadas automáticamente o cuando lo necesites. Consulta Mantener actualizados los artículos de URL.

Actualización automática

Los artículos creados a partir de una URL también pueden volver a extraer su contenido una vez al día, de modo que la Base de Conocimiento siga la página de origen sin que nadie intervenga.

Tres cosas que conviene saber antes de confiar en esta función:

• El ajuste es por artículo, no para toda la cuenta. Actívalo en los artículos que quieras mantener sincronizados.
• Solo está disponible en los planes de pago. En Free, usa la actualización manual que se describe arriba.
• Editar el contenido de un artículo a mano lo desactiva para ese artículo. Es intencionado: de lo contrario, una extracción diaria sobrescribiría tu edición a la mañana siguiente. Esto significa que una página que hayas personalizado dejará de seguir su fuente hasta que vuelvas a activar la opción.

El intervalo diario no se puede cambiar.

Upload File

Sube documentos (PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV) y más. Las imágenes escaneadas se procesan con OCR. El texto se extrae e indexa automáticamente. Tamaño máximo del archivo: 32 MB, o 1 MB para archivos de texto (p. ej., txt, md, csv, json). Si un archivo de texto es más grande, divídelo en partes más pequeñas y súbelas por separado.

Shopify MCP

Conecta tu tienda Shopify para que la IA responda preguntas basadas en tu catálogo de productos, los detalles de los productos y las políticas de la tienda en tiempo real. Pega la URL de tu tienda para configurar la conexión. En segundo plano, esto configura una Acción personalizada Shopify MCP. También puedes gestionarla desde Acciones & MCPs. Consulta Acciones personalizadas, incluida la explicación de por qué el estado de los pedidos necesita una acción independiente.

Artículos de Intercom

Importa en bloque todos los artículos del Centro de ayuda de Intercom conectado. Primero debes conectar Intercom en Aplicaciones externas → Intercom. Si vuelves a ejecutar la importación, se sincronizan los artículos nuevos y actualizados.

YouTube

Pega una URL de YouTube para importar la transcripción del vídeo como artículo. Es útil para canales de tutoriales y guías de productos que no quieras volver a redactar a mano.

Mantener actualizados los artículos de URL

Los artículos de URL permanecen vinculados a su página de origen, así que puedes mantenerlos al día sin volver a importarlos a mano. Hay dos formas de hacerlo: Auto-refresh, que se ejecuta automáticamente cada día, y actualización manual, que activas cuando lo necesitas. Ambas sustituyen el contenido del artículo por la versión más reciente de la página actual y luego reentrenan tu Agente de IA automáticamente.

Auto-refresh

Activa Auto-refresh para un artículo de URL y Quickchat revisa su página de origen una vez al día, actualizando el artículo automáticamente cada vez que cambia la fuente. Así, el conocimiento basado en URLs se mantiene sincronizado sin trabajo manual.

Nota

La actualización automática de URL está disponible en los planes de pago.

Cómo activarlo

• Un artículo: abre el artículo y activa el interruptor Auto-refresh en el panel de metadatos de la derecha, o usa el conmutador Auto-refresh de URL en la fila del artículo en la lista.
• Desde el menú de la fila: haz clic en el menú ”…” de una fila de artículo de URL y elige Auto-refresh de URL.
• De forma masiva: selecciona varios artículos de URL con las casillas y haz clic en Auto-refresh de URLs (N) en la barra de selección.

Mientras el Auto-refresh está activado, el artículo se mantiene sincronizado con su origen y su contenido pasa a ser de solo lectura, con el aviso “Este artículo está sincronizado con su origen. Desactiva el auto-refresh para editarlo.” Para editar el texto tú mismo, haz clic en Desactivar y editar o desactiva Auto-refresh. Editar un artículo de URL desactiva el Auto-refresh automáticamente, así una actualización posterior nunca sobrescribe tus cambios.

El campo Última Actualización en el panel de metadatos muestra cuándo se actualizó el artículo por última vez desde su origen.

Si una actualización falla, la última versión guardada permanece activa y tu AI Agent sigue utilizándola. Consulta Si falla la actualización de una URL para conocer el estado, el motivo y el comportamiento de los reintentos.

Actualización manual

Para traer el contenido más reciente ahora mismo, sin esperar a la revisión diaria:

• Un artículo: ábrelo y haz clic en Actualizar URL manualmente en el panel de metadatos, o elige Actualizar URL manualmente en el menú ”…” de la fila.
• De forma masiva: selecciona artículos de URL y haz clic en Actualizar URLs manualmente (N), o usa Actualizar todas las URLs en la parte superior derecha para volver a traer todos los artículos basados en URL a la vez.

Una actualización manual sustituye tus cambios manuales por la página actual, así que Quickchat te pide que confirmes antes de sobrescribir los artículos que has editado. La actualización masiva abarca hasta 1.000 artículos de URL a la vez.

Consejos para construir una Base de Conocimiento eficaz

Cada artículo de texto, URL o PDF que subas debe ser autónomo y completo, y cubrir su tema en profundidad. Una Base de Conocimiento bien estructurada garantiza que el Agente de IA disponga del contexto necesario para responder eficazmente.

Lee los siguientes consejos para preparar a tu Agente de IA para el éxito:

Pasos para construir y refinar tu Base de Conocimiento

1. Aclara el propósito
   Define el rol de tu Agente de IA y los tipos de preguntas que responderá. Organiza el conocimiento en categorías basadas en las necesidades y los recorridos de los usuarios.

   Ejemplo de Agente de IA para e-commerce:

   • Exploración y compra: detalles de productos, comparativas y FAQs.
   • Compra: métodos de pago, códigos de descuento e impuestos.
   • Entrega: envíos, modificaciones de pedidos y seguimiento.

   Ejemplo de Agente de IA para préstamos estudiantiles:

   • Antes de solicitarlo: requisitos y condiciones del préstamo.
   • Solicitud: guías, condiciones e instrucciones paso a paso.
   • Después de graduarse: calendarios de pago y aplazamientos.

2. Garantiza la calidad de los datos
   La calidad de las respuestas de la IA depende de los datos que subas. Céntrate en:

   • Legibilidad: elimina información irrelevante, tablas o encabezados redundantes del contenido subido.
   • Relevancia: asegúrate de que el contenido responda preguntas frecuentes y se ajuste a las expectativas de los usuarios.
   • Consistencia: evita información contradictoria u obsoleta y utiliza un formato coherente, por ejemplo, para fechas y precios.
   • Contenido solo de texto: como no se admiten imágenes, asegúrate de que la información esencial aparezca por escrito.

3. Prioriza la claridad
   Procura que cada artículo sea claro, conciso y fácil de seguir. Usa estructuras de párrafos lógicas y céntrate en los detalles relevantes.

4. Sé exhaustivo
   Incluye tanto detalle como sea posible para dar a tu Agente de IA el conocimiento necesario para gestionar consultas complejas.

5. Usa respuestas en lugar de Q&A
   Céntrate en proporcionar información completa en vez de pares específicos de preguntas y respuestas. El Agente de IA puede extraer los detalles relevantes cuando los necesite.

6. Incluye URLs dentro del texto
   Incluye siempre URLs en el texto como referencia. Incluso si utilizas el importador de URLs, enlazar productos o formularios dentro del texto mejora la utilidad de las respuestas.

   Ejemplo:
   Para un Agente de IA de e-commerce, incluye enlaces a formularios como el de cancelación de pedidos:
   “Para cancelar un pedido, envía una solicitud aquí: https://example.com/cancel-order.”

7. Prueba a fondo
   Las pruebas son esenciales para refinar tu Base de Conocimiento. Simula interacciones de usuarios para detectar carencias o incoherencias y ajusta el contenido en consecuencia.

Problemas comunes

• El Agente de IA omite enlaces o no incluye URLs en sus respuestas
  Asegúrate de insertar los enlaces relevantes en el texto de cada artículo.
• Información repetida o redundante
  Evita subir contenido duplicado en varios artículos.
• Faltan detalles clave en las respuestas
  Considera crear artículos independientes para detalles específicos, como criterios o casos especiales.
• Fechas o precios incorrectos
  Verifica y actualiza todos los artículos para mantener la precisión.

Construir una Base de Conocimiento eficaz es un proceso iterativo. Empieza con objetivos claros, organiza el contenido de forma lógica y realiza pruebas exhaustivas para refinar el rendimiento de tu Agente de IA.

Nota

Si necesitas ayuda para configurar tu Base de Conocimiento o integraciones a medida, escríbenos a contact@quickchat.ai.

Búsqueda

La función de búsqueda te permite encontrar rápidamente artículos concretos de tu Base de Conocimiento buscando tanto en sus títulos como en su contenido.

Cómo usar la búsqueda

1. Introduce palabras clave o frases en la barra Buscar todo… situada en la parte superior de la interfaz de gestión de la Base de Conocimiento.
2. Los resultados se actualizan al instante para mostrar los artículos que contienen el texto introducido en el título o el contenido.

Selección múltiple y borrado masivo

La selección múltiple y el borrado masivo facilitan la gestión de varios artículos de tu Base de Conocimiento.

Cómo usar la selección múltiple

1. Ve a la lista de la Base de Conocimiento.
2. Haz clic en el signo ”…” junto al artículo que quieras seleccionar y pulsa Seleccionar.
3. Marca las casillas situadas a la izquierda de los artículos que quieras seleccionar. Puedes seleccionar uno o varios artículos a la vez.
4. Una vez seleccionados, los artículos permanecen resaltados para que puedas realizar más acciones.

Cómo realizar un borrado masivo

1. Después de seleccionar los artículos, haz clic en Eliminar en la parte inferior para borrarlos.
2. Confirma la acción para eliminar permanentemente todos los artículos seleccionados.

Etiquetas

Las etiquetas te ayudan a organizar la Base de Conocimiento y permiten que el Agente de IA limite los artículos que consulta para cada pregunta. Verás las etiquetas en la fila de cada artículo y como filtro en la parte superior de la lista.

Hay dos formas de etiquetar un artículo:

• Manualmente: abre un artículo y usa + Agregar Etiqueta en el panel de metadatos de la derecha.
• Etiquetar con AI: haz clic en Etiquetar con AI en el mismo panel. Quickchat lee el artículo y sugiere etiquetas basadas en su contenido. Resulta útil para contenido importado en bloque, como Mapa del Sitio, Todas las Páginas o Intercom, cuando no es práctico etiquetar manualmente cientos de artículos.

Usa el filtro Etiquetas de la barra de herramientas para limitar la lista a los artículos que coincidan con una o varias etiquetas.

Cómo entran en vigor tus cambios

No hay ningún paso de reentrenamiento ni botón que pulsar. Cada cambio en la Base de Conocimiento se procesa automáticamente en segundo plano, artículo por artículo. Solo se reprocesan los artículos que has modificado, así que el resto de tu Base de Conocimiento sigue respondiendo preguntas todo el tiempo.

Esto se aplica a cualquier forma de cambiar el contenido: añadir o editar un artículo, eliminarlo, importar un sitio web o un archivo, actualizar una URL a mano y usar la actualización automática diaria.

Estado del artículo

Cada fila de la lista de la Base de Conocimiento tiene una columna Estado:

Estado	Qué significa
Pendiente	En cola, esperando a ser procesado.
Procesando	Se está procesando ahora mismo.
Listo	En vivo. Tu Agente de IA está usando este artículo.
Fallido	El procesamiento no se completó. Consulta Si un artículo falla.
Error al actualizar	Tu AI Agent sigue usando la última versión guardada.

Los estados se actualizan solos. No necesitas recargar la página.

Mientras quede algo en curso, la parte superior de la aplicación muestra “N artículos aún en proceso”. El mensaje desaparece cuando todo ha terminado. La mayoría de los artículos están Listos en cuestión de segundos. Las importaciones grandes tardan más porque los artículos se procesan por lotes.

Cuándo está en vivo un artículo

En cuanto un artículo muestra Listo, está en vivo en todas partes a la vez: tu widget desplegado, todos los canales conectados, la API y la Vista previa de IA. No hay un paso aparte de publicación o despliegue ni una copia en borrador de tu Base de Conocimiento entre tú y tu Agente.

Precaución

Como nada queda en preparación, una edición llega a tu Agente de IA en vivo en cuanto termina de procesarse. Si tu Agente está en producción, revisa el contenido del artículo antes de guardarlo y vuelve a ejecutar un dataset de simulación después para confirmar que el cambio no provocó una regresión.

Si falla la actualización de una URL

Un artículo de URL con Error al actualizar permanece activo con la última versión guardada por Quickchat. Pasa el cursor sobre el estado para ver por qué no se pudo actualizar la fuente, por ejemplo, porque la página no está disponible, exige iniciar sesión, redirige a otro sitio o presenta contenido ilegible.

Quickchat sigue reintentando los fallos temporales. Si la fuente continúa fallando durante 14 días de intentos de actualización, las comprobaciones automáticas se detienen para evitar solicitar repetidamente una página que no está disponible de forma permanente. Tras corregir la fuente, selecciona Actualizar URL manualmente. Una actualización correcta elimina el fallo y reanuda las comprobaciones automáticas. También puedes volver a seleccionar Auto-refresh de URL para reiniciar el periodo de reintentos.

Si un artículo falla

Un artículo en Fallido sencillamente no lo usa tu Agente de IA. El resto de tu Base de Conocimiento no se ve afectado y tu Agente sigue respondiendo con todo lo que está Listo.

La mayoría de los fallos son temporales y Quickchat los reintenta por ti automáticamente, así que suelen resolverse solos. Si no quieres esperar, haz clic en Reintentar junto al mensaje “N con errores” en la parte superior de la aplicación para volver a procesar de inmediato todos los artículos fallidos.

Si un artículo sigue fallando, el problema suele estar en el contenido de origen: una página vacía, un archivo sin texto extraíble o una URL que ya no funciona. Abre el artículo para comprobar qué se importó realmente o vuelve a importarlo desde una fuente que funcione. Si aun así falla, escríbenos a contact@quickchat.ai.

Todo lo demás surte efecto de inmediato

Solo el contenido de la Base de Conocimiento pasa por el procesamiento. Los ajustes de Identity, AI Personality, Languages, Actions, las respuestas en la Inbox, Insights y Conversation Rating se aplican en el momento en que los guardas.