Knowledge Base 是 Quickchat AI Agent 的核心元件，也是 Agent 理解您公司、產品與服務的基礎。結構良好且完整的 Knowledge Base，能確保 AI Agent 有效處理使用者問題並提供準確回答。
本指南介紹 Knowledge Base 概念、有效建立的策略，以及最佳化效能的訣竅。
對經常變更的價格頁與說明頁，建議先使用連結 URL 的文章，並在付費方案開啟每日 Auto-refresh。重要變更請手動重新整理，不要等到隔天檢查。您可透過 Quickchat 帳戶連線，請 ChatGPT 或 Claude 協助設定。
Knowledge Base 頁面頂端的工具列可讓您從以下來源新增知識：
Add Article
Section titled “Add Article”手動撰寫的文章，包含標題與豐富文字內文。若要完全掌控用字，例如常見問答、內部政策、產品規格，或原本會從文件貼上的內容，請使用此方式。
每篇文章請聚焦單一主題。冗長且包含多種主題的文章會干擾檢索；拆開後，AI 能提供更清楚的回答。
Add Paragraph
Section titled “Add Paragraph”不需完整文章的簡短、獨立事實。段落會分組，例如放在「Single Paragraphs」資料夾，並視為小型知識單位。適合 「配送需要 3–5 個工作天」 或 「30 天內接受退貨」 這類簡短資訊。
Add Website
Section titled “Add Website”從任何 URL 匯入內容。有四種匯入模式：
- Single Page：匯入單一網頁。若頁面其他部分是導覽、廣告或頁尾，可用 Advanced options → HTML selector 將匯入範圍限制在特定區域，例如
main、#article-body或.docs-content。 - Multiple Pages：貼上 URL 清單，每個 URL 會成為獨立文章。
- Sitemap：指定
sitemap.xml，其中每個網頁都會匯入為獨立文章。最適合文件網站與結構化部落格。 - All Pages：爬取網域上所有可到達的 URL。適合匯入完整文件網站或公司部落格。
URL 會持續連結來源，因此可以自動或依需求更新。請參閱 保持 URL 文章最新。
公開擷取檢查（兩個範例網頁）
Section titled “公開擷取檢查（兩個範例網頁）”想在建立帳戶或匯入文章前，先看看 Quickchat 的擷取供應商會傳回哪些內容嗎？請開啟 公開擷取檢查。這項實驗性檢查 僅支援兩個範例網頁：我們的價格頁 與 這篇英文 Knowledge Base 指南。請在問題中包含其中一個完全相同的 URL，以及想查看的內容。不需登入或連接帳戶。
結果包含剛擷取的文字、觀察時間、設定，以及任何擷取失敗資訊。工具會使用預設主要內容篩選器嘗試擷取一次，不包含自訂選取器或一般匯入重試。文字可能縮短，因此片段未出現某段文字，不代表完整擷取結果沒有它。
此檢查不會建立帳戶或匯入文章，也不會驗證匯入成功或未來的 AI 回答。
自動重新整理
Section titled “自動重新整理”連結 URL 的文章也可 每天一次 自動重新擷取，讓 Knowledge Base 跟隨來源網頁更新，不需人工操作。
使用前需瞭解三件事：
- 這是 逐篇文章 設定，不是帳戶整體設定。請為需要同步的文章開啟。
- 僅付費方案 可用。Free 請使用上述手動重新整理。
- 手動編輯文章內容會關閉該文章的自動重新整理。這是刻意設計，避免隔天早上的重新擷取覆蓋您的修改；但也代表自訂過的文章會停止追蹤來源，直到您重新開啟。
每日間隔無法變更。
Upload File
Section titled “Upload File”上傳 PDF、Word、PowerPoint、Excel/CSV 等文件及其他檔案；掃描圖片會使用 OCR 辨識。文字會自動擷取並建立索引。檔案大小上限為 32 MB，文字檔案（例如 txt、md、csv、json）則為 1 MB。若文字檔較大，請拆成較小部分並分別上傳。
Shopify MCP
Section titled “Shopify MCP”連接 Shopify 商店，讓 AI 依據即時商品目錄、商品資訊與商店政策回答。貼上商店 URL 即可設定連線。系統會在背景設定 Shopify MCP Custom Action，您也可在 Actions & MCPs 管理。請參閱 Custom Actions，以及 為何訂單狀態需要獨立 Action。
Intercom Articles
Section titled “Intercom Articles”一次匯入已連接 Intercom Help Center 的所有文章。需先在 External Apps → Intercom 連接 Intercom。重新執行匯入會同步新增及更新的文章。
YouTube
Section titled “YouTube”貼上 YouTube URL，將影片逐字稿匯入為文章。適合您不想手動重寫的教學頻道與產品操作影片。
保持 URL 文章最新
Section titled “保持 URL 文章最新”URL 文章會持續連結來源網頁，因此不需手動重新匯入就能保持最新。共有兩種方式：每天自動執行的 Auto-refresh，以及由您依需要觸發的 手動重新整理。兩者都會以線上頁面的最新版本取代文章內容，再自動重新訓練 AI Agent。
如需附來源連結的重點參考，請參閱 網站更新：每日重新整理、新網頁與緊急價格變更。
需要協助決定如何保持知識最新嗎？向 Quickchat 詢問您的設定，即可取得附公開文件連結的 AI 回答。不需登入或連接帳戶。
使用 ChatGPT 或 Claude 管理更新
Section titled “使用 ChatGPT 或 Claude 管理更新”對少量經常變動的網頁，最簡單的做法是每天自動重新整理，並在重要變更上線時手動重新整理。使用 透過 AI 管理 連接帳戶，指定 Agent 並提供來源 URL。例如：
請幫我保持網站 Agent 的價格頁與說明頁最新。檢查哪些 URL 已存在於 Knowledge Base，加入缺少的頁面，並在我的方案支援時開啟每日自動重新整理。套用前先顯示建議的變更。
此連線可新增網頁、重新整理現有 URL 文章，並管理自動重新整理。它使用 Quickchat 登入，因此這些工作不需開發者 API 金鑰或自訂同步指令碼。自動重新整理需要付費方案；Free 可手動重新整理 URL。
請維持簡單的流程：
- 先更新來源網站。避免在不同文章中保留互相矛盾的價格或政策副本。
- 重要變更後，請已連接的 AI 應用程式重新整理受影響 URL，確認文章為 Ready，再測試回答。
- 定期檢查 重新整理失敗 與未獲回答的客戶問題。您可請已連接的 AI 應用程式檢閱近期對話，再決定哪些知識需要改善。
- 另外加入新發布的 URL，並檢查已停用的網頁。每日重新整理只追蹤選取的文章，不會自動發現 sitemap 中的新頁面。手動編輯文章會關閉其自動重新整理。
若需要自訂同步流程，請先查看獨立的 REST API 方案要求。每日重新整理並非即時查詢；若回答必須查閱即時系統，請使用 Action。
Auto-refresh
Section titled “Auto-refresh”為 URL 文章開啟 Auto-refresh 後，Quickchat 每天會重新檢查來源網頁一次，並在來源變更時自動更新文章，讓 URL 知識無需人工操作就能保持同步。
付費方案提供自動 URL 重新整理。
如何開啟
- 單篇文章：開啟文章，在右側中繼資料面板切換 Auto-refresh，或使用清單文章列的 Auto-refresh URL 開關。
- 從列選單：按一下 URL 文章列的「…」選單，選擇 Auto-refresh URL。
- 大量設定：勾選多篇 URL 文章，再按選取工具列上的 Auto-refresh URLs (N)。
Auto-refresh 開啟時，文章會與來源同步，內容變為唯讀，並顯示橫幅 “This article is in sync with its source. Turn off auto-refresh to edit.” 若要自行編輯文字，請按 Turn off & edit，或關閉 Auto-refresh。編輯 URL 文章會自動關閉 Auto-refresh，避免之後的重新整理覆蓋您的修改。
中繼資料面板的 Last Refreshed 欄位會顯示文章上次從來源更新的時間。
如果重新整理失敗，最後儲存的版本仍會在線上使用，AI Agent 會繼續使用它。狀態、原因及重試行為請參閱 URL 重新整理失敗時。
手動重新整理
Section titled “手動重新整理”若要立即取得最新內容，而不等待每日檢查：
- 單篇文章：開啟文章，按中繼資料面板中的 Refresh URL Manually，或從列的「…」選單選擇 Manually refresh URL。
- 大量操作：選取 URL 文章，按 Manually refresh URLs (N)；也可用右上角的 Refresh all URLs 一次重新擷取所有 URL 文章。
手動重新整理 會以線上網頁取代您的手動修改，因此 Quickchat 會先要求確認，再覆蓋您編輯過的文章。大量重新整理每次最多涵蓋 1,000 篇 URL 文章。
建立有效 Knowledge Base 的訣竅
Section titled “建立有效 Knowledge Base 的訣竅”每篇上傳的文字文章、URL 或 PDF，都應能獨立理解且完整涵蓋主題。結構良好的 Knowledge Base 能確保 AI Agent 擁有有效回答所需的背景資訊。
請參考以下訣竅，協助 AI Agent 成功運作：
建立與完善 Knowledge Base 的步驟
Section titled “建立與完善 Knowledge Base 的步驟”-
釐清目的
定義 AI Agent 的角色與回答的問題類型。依使用者需求與流程，將知識整理成類別。電子商務 AI Agent 範例：
- 瀏覽與購物：產品資訊、比較及常見問答。
- 購買：付款方式、折扣碼及稅額。
- 配送：運送、修改訂單與追蹤。
學生貸款 AI Agent 範例：
- 申請前：資格與貸款條件。
- 申請中：指南、條款及操作步驟。
- 畢業後：還款時程與延期。
-
確保資料品質
AI 回答品質取決於上傳資料。請著重：- 可讀性：從上傳內容移除無關資訊、表格或重複標題。
- 相關性：確保內容回答常見問題，並符合使用者期待。
- 一致性：避免矛盾或過時資訊，並統一日期、價格等格式。
- 純文字內容：由於不支援圖片，請以文字傳達重要資訊。
-
優先考慮清晰度
確保每篇文章清楚、精簡且容易理解。使用合理的段落結構，聚焦相關細節。 -
詳盡涵蓋內容
盡可能提供細節，讓 AI Agent 具備處理複雜問題所需的知識。 -
提供完整說明，而非固定問答
著重完整資訊，不要只提供特定的問題與答案組合。AI Agent 能依需要擷取相關細節。 -
將 URL 放入文字中
務必在文字中加入 URL 供參考。即使用 URL 上傳工具匯入，在內文加入產品或表單連結仍能提升實用性。範例：
電子商務 AI Agent 可包含取消訂單等表單連結：
「若要取消訂單，請在此提出申請：https://example.com/cancel-order。」 -
充分測試
測試對完善 Knowledge Base 至關重要。模擬使用者互動，找出缺漏或不一致，再調整內容。
- AI Agent 略過連結，或回答未包含 URL 確認每篇文章內文都已加入相關連結。
- 重複或多餘的資訊 避免將相同內容上傳至多篇文章。
- 回答缺少重要細節 考慮為條件或特殊情況等細節建立獨立文章。
- 日期或價格不正確 驗證並更新所有文章，維持準確性。
建立有效 Knowledge Base 是持續改善的過程。先設定清楚目標，合理組織內容，再充分測試以提升 AI Agent 表現。
如果需要協助設定 Knowledge Base 或自訂整合，歡迎透過 contact@quickchat.ai 聯絡我們。
Search
Section titled “Search”Search 功能可搜尋文章的 標題與內容，協助您快速在 Knowledge Base 找到特定文章。
如何使用搜尋
- 在知識管理介面頂端的 Search 欄位輸入關鍵字或片語。
- 結果會立即更新，顯示標題或內容包含輸入文字的文章。
多選與大量刪除
Section titled “多選與大量刪除”多選與大量刪除功能讓您輕鬆管理 Knowledge Base 中的多篇文章。
如何多選
- 前往 Knowledge Base 清單
- 按一下要選取文章旁的「…」，再按「Select」
- 勾選文章左側方塊，可同時選取一篇或多篇文章
- 選取後，文章會持續反白，方便進一步操作
如何大量刪除
- 使用多選功能選取文章後，按底部的 Delete，移除所選文章
- 確認操作，以永久刪除所有選取文章
Tags 協助整理 Knowledge Base，也讓 AI Agent 縮小回答特定問題時應查閱的文章範圍。每個文章列都有標籤，清單頂端也有篩選器。
文章有兩種加標籤方式：
- 手動：開啟文章，在右側中繼資料面板使用 + Add Tag。
- Auto-tag with AI：在同一面板按 Auto-tag with AI。Quickchat 會讀取文章，依內容建議標籤。適合透過 Sitemap、All Pages 或 Intercom 大量匯入的 Knowledge Base，因為手動為數百篇文章加標籤並不實際。
使用工具列的 Tags 篩選器，將清單縮小到符合一個或多個標籤的文章。
變更如何上線
Section titled “變更如何上線”沒有重新訓練步驟，也不需要按任何按鈕。Knowledge Base 的每項變更都會在背景自動處理，一次一篇文章，而且只有您實際修改的文章會重新處理，因此其他 Knowledge Base 內容能持續回答問題。
這適用於所有內容變更方式：新增、編輯或刪除文章，匯入網站或檔案，手動重新整理 URL，以及每日自動重新整理。
Knowledge Base 清單中的每列都有 Status 欄位：
| 狀態 | 意義 |
|---|---|
| Pending | 已排入佇列，等待處理。 |
| Processing | 正在處理。 |
| Ready | 已上線，AI Agent 正在使用此文章。 |
| Failed | 處理未完成。請參閱 文章失敗時。 |
| Refresh failed | URL 更新失敗。AI Agent 仍使用最後儲存的版本。 |
狀態會自動更新，不需要重新載入頁面。
只要仍有處理中的工作，應用程式頂端就會顯示 “N articles still processing”。全部完成後便會消失。多數文章會在數秒內變成 Ready；大量匯入較久，因為文章會分批處理。
文章何時上線
Section titled “文章何時上線”文章一顯示 Ready，就會同時在所有地方生效：已部署的 Widget、所有連接通路、API 及 AI Preview。沒有獨立的發布或部署步驟，也不會在您與 Agent 之間保留一份 Knowledge Base 草稿。
由於沒有暫存階段，編輯一旦處理完成，就會立即影響 正式運作中 的 AI Agent。如果 Agent 已上線，儲存前請先檢閱文章內容，之後重新執行 模擬資料集，確認變更未造成退化。
URL 重新整理失敗時
Section titled “URL 重新整理失敗時”標示 Refresh failed 的 URL 文章仍會使用 Quickchat 最後儲存的版本上線。將游標移到狀態上，可查看來源無法更新的原因，例如網頁無法存取、需要登入、重新導向其他網站，或內容無法讀取。
Quickchat 會持續重試暫時性錯誤。如果來源在連續 14 天的重新整理嘗試中仍失敗，自動檢查就會停止，避免反覆擷取永久無法使用的頁面。修復來源後，選擇 Manually refresh URL。成功重新整理會清除錯誤並恢復自動檢查。您也可再次選擇 Auto-refresh URL，重新開始重試期間。
AI Agent 不會使用 Failed 文章。Knowledge Base 的其他內容不受影響，Agent 會繼續依所有 Ready 內容回答。
多數失敗是暫時性的，Quickchat 會自動重試，因此通常會自行恢復。若不想等待，可按應用程式頂端 “N failed to process” 旁的 Retry，立即重試所有失敗文章。
如果文章持續失敗，通常是來源內容有問題，例如空白頁面、無法擷取文字的檔案，或已失效的 URL。開啟文章確認實際匯入內容，或從有效來源重新匯入。如果仍失敗，請寄信至 contact@quickchat.ai。
其他設定立即生效
Section titled “其他設定立即生效”只有 Knowledge Base 內容需要處理。Identity、AI Personality、Languages、Actions、Inbox 回覆、Insights 及 Conversation Rating 等設定，都會在儲存時立即套用。