Kunskapsbas

Kunskapsbasen är kärnan i din Quickchat AI-agent. Den utgör grunden för AI-agentens förståelse av ditt företag, dina produkter och tjänster. En välstrukturerad och heltäckande Kunskapsbas gör att AI-agenten kan hantera användarnas frågor effektivt och ge korrekta svar.

Den här guiden ger en översikt över Kunskapsbasen, strategier för att bygga den effektivt och tips för att optimera dess resultat.

Datakällor

Verktygsfältet högst upp på sidan Kunskapsbas låter dig lägga till kunskap från följande källor:

Add Article

Manuellt skrivna artiklar med titel och formaterad brödtext. Använd detta när du vill ha full kontroll över den exakta formuleringen, till exempel för vanliga frågor, interna policyer, produktspecifikationer eller annat som du annars skulle klistra in från ett dokument.

Tip

Håll varje artikel fokuserad på ett enda ämne. Långa artiklar med flera ämnen försvårar hämtningen av rätt information. Om du delar upp dem får AI:n tydligare underlag för sina svar.

Add Paragraph

Korta, fristående fakta som inte kräver en fullständig artikel. Stycken grupperas tillsammans, till exempel i mappen ”Enstaka stycken”, och behandlas som små kunskapsenheter. De passar bra för enstaka meningar som ”Leveransen tar 3–5 arbetsdagar” eller ”Returer godtas inom 30 dagar”.

Add Website

Importera innehåll från valfri URL. Det finns fyra importlägen:

• Enskild sida: importerar en webbsida. Använd Avancerade alternativ → HTML-väljare för att begränsa importen till en viss del av sidan, till exempel main, #article-body eller .docs-content, när resten av sidan består av navigering, annonser eller en sidfot.
• Flera sidor: klistra in en lista med URL:er. Varje URL blir en egen artikel.
• Sitemap: ange en sitemap.xml. Varje sida i webbplatskartan importeras som en separat artikel. Det passar bäst för dokumentationswebbplatser och strukturerade bloggar.
• Alla sidor: söker igenom hela webbplatsen efter alla nåbara URL:er på domänen. Använd detta för att importera fullständig dokumentation eller en företagsblogg.

URL:erna förblir länkade till sina källor, så du kan hålla dem uppdaterade automatiskt eller vid behov. Se Hålla URL-artiklar uppdaterade.

Automatisk uppdatering

Artiklar som bygger på en URL kan också hämta om sig själva en gång per dygn, så att Kunskapsbasen följer källsidan utan att någon behöver göra något.

Tre saker att känna till innan du förlitar dig på det:

• Det gäller per artikel, inte för hela kontot. Slå på det för de artiklar du vill hålla synkade.
• Det är tillgängligt endast på betalplaner. På Free uppdaterar du artiklarna manuellt.
• Om du redigerar en artikels innehåll för hand stängs det av för den artikeln. Det är avsiktligt, eftersom en daglig omhämtning annars skulle skriva över din ändring nästa morgon, men det innebär att en sida du har anpassat slutar följa sin källa tills du slår på det igen.

Det går inte att ändra det dagliga intervallet.

Upload File

Ladda upp dokument (PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV) och andra filer. Skannade bilder tolkas med OCR. Texten extraheras och indexeras automatiskt. Maximal filstorlek: 32 MB, eller 1 MB för textfiler (t.ex. txt, md, csv, json). Är textfilen större delar du upp den i mindre delar och laddar upp dem separat.

Shopify MCP

Anslut din Shopify-butik så att AI:n kan besvara frågor utifrån din aktuella produktkatalog, produktinformation och butikspolicyer. Klistra in butikens URL för att konfigurera anslutningen. I bakgrunden konfigureras en anpassad åtgärd av typen Shopify MCP. Du kan också hantera den under Åtgärder & MCPs. Se Anpassade åtgärder, där det även förklaras varför orderstatus kräver en separat åtgärd.

Intercom-artiklar

Massimportera alla artiklar från ditt anslutna Intercom Help Center. Anslut först Intercom under Externa appar → Intercom. Om du kör importen igen synkroniseras nya och uppdaterade artiklar.

YouTube

Klistra in en YouTube-URL för att importera videons transkription som en artikel. Det är praktiskt för kanaler med guider och produktgenomgångar som du inte vill skriva om för hand.

Hålla URL-artiklar uppdaterade

URL-artiklar förblir länkade till sin källsida, så du kan hålla dem aktuella utan att importera om för hand. Det finns två sätt att göra detta: Auto-uppdatering, som körs automatiskt varje dag, och manuell uppdatering, som du startar vid behov. Båda ersätter artikelns innehåll med den senaste versionen av den publicerade sidan och tränar sedan om din AI Agent automatiskt.

Auto-uppdatering

Slå på Auto-uppdatering för en URL-artikel så kontrollerar Quickchat källsidan en gång om dagen och uppdaterar artikeln automatiskt så fort källan ändras. På så sätt hålls URL-baserad kunskap synkroniserad utan något manuellt arbete.

Note

Automatisk URL-uppdatering är tillgänglig i betalda planer.

Så slår du på det

• En artikel: öppna artikeln och slå om reglaget Auto-uppdatering i metadatapanelen till höger, eller använd reglaget Auto-uppdatering URL på artikelns rad i listan.
• Från radmenyn: klicka på ”…”-menyn på en URL-artikelrad och välj Auto-uppdatera URL.
• I bulk: markera flera URL-artiklar med kryssrutorna och klicka på Auto-uppdatera URLs (N) i markeringsverktygsfältet.

Medan Auto-uppdatering är på hålls artikeln synkroniserad med sin källa och dess innehåll blir skrivskyddat, med bannern “Den här artikeln är synkroniserad med sin källa. Stäng av auto-uppdatering för att redigera.” För att redigera texten själv klickar du på Stäng av och redigera (eller slår av Auto-uppdatering). Att redigera en URL-artikel stänger av Auto-uppdatering automatiskt, så att en senare uppdatering aldrig skriver över dina ändringar.

Fältet Senast uppdaterad i metadatapanelen visar när artikeln senast uppdaterades från sin källa.

Om en uppdatering misslyckas förblir den senast sparade versionen live och din AI Agent fortsätter att använda den. Se Om en URL-uppdatering misslyckas för information om status, orsak och hur nya försök fungerar.

Manuell uppdatering

För att hämta det senaste innehållet just nu, utan att vänta på den dagliga kontrollen:

• En artikel: öppna den och klicka på Uppdatera URL manuellt i metadatapanelen, eller välj Uppdatera URL manuellt från radens ”…”-meny.
• I bulk: markera URL-artiklar och klicka på Uppdatera URLs manuellt (N), eller använd Uppdatera alla URLs uppe till höger för att hämta om alla URL-baserade artiklar på en gång.

En manuell uppdatering ersätter dina manuella ändringar med den publicerade sidan, så Quickchat ber dig bekräfta innan artiklar du har redigerat skrivs över. Bulkuppdatering omfattar upp till 1 000 URL-artiklar åt gången.

Tips för att bygga en effektiv kunskapsbas

Varje uppladdad textartikel, URL eller PDF bör vara fristående och heltäckande samt behandla ämnet grundligt. En välstrukturerad Kunskapsbas säkerställer att AI-agenten har den kontext som krävs för att svara effektivt.

Läs tipsen nedan för att ge din AI-agent bästa möjliga förutsättningar:

Steg för att bygga och förfina din Kunskapsbas

1. Tydliggör syftet
   Definiera din AI-agents roll och vilka typer av frågor den ska besvara. Organisera kunskapen i kategorier utifrån användarnas behov och flöden.

   Exempel på AI-agent för e-handel:

   • Utforska och handla: Produktinformation, jämförelser och vanliga frågor.
   • Köp: Betalningsmetoder, rabattkoder och skatter.
   • Leverans: Frakt, orderändringar och spårning.

   Exempel på AI-agent för studielån:

   • Före ansökan: Behörighet och lånevillkor.
   • Ansökan: Guider, villkor och stegvisa instruktioner.
   • Efter examen: Återbetalningsplaner och anstånd.

2. Säkra datakvaliteten Kvaliteten på AI:ns svar beror på de data du laddar upp. Fokusera på:

   • Läsbarhet: Ta bort irrelevant information, tabeller och överflödiga rubriker från uppladdat innehåll.
   • Relevans: Se till att innehållet besvarar vanliga frågor och motsvarar användarnas förväntningar.
   • Konsekvens: Undvik motstridig eller inaktuell information och använd konsekvent formatering, till exempel för datum och priser.
   • Textbaserat innehåll: Bilder stöds inte, så viktig information måste finnas i texten.

3. Prioritera tydlighet Se till att varje artikel är tydlig, kortfattad och lätt att följa. Använd en logisk styckestruktur och fokusera på relevanta detaljer.

4. Var heltäckande Ge så mycket information som möjligt, så att AI-agenten har den kunskap som krävs för att hantera komplexa frågor.

5. Använd svar i stället för frågor och svar Fokusera på att ge heltäckande information i stället för specifika par med frågor och svar. AI-agenten kan plocka ut relevanta detaljer vid behov.

6. Bädda in URL:er i texten
   Inkludera alltid URL:er i texten som referenser. Även när du använder URL-importen förbättras användbarheten om du länkar till produkter eller formulär i texten.

   Exempel: För en AI-agent inom e-handel kan du inkludera länkar till formulär, till exempel för att avbryta en beställning: ”För att avbryta en beställning skickar du en begäran här: https://example.com/cancel-order.”

7. Testa noggrant Testning är avgörande när du förbättrar din Kunskapsbas. Simulera användarinteraktioner för att hitta luckor eller inkonsekvenser och justera innehållet utifrån resultaten.

Vanliga problem

• AI-agenten hoppar över länkar eller tar inte med URL:er i svaren Se till att relevanta länkar finns i texten i varje artikel.
• Upprepad eller överflödig information Undvik att ladda upp duplicerat innehåll i flera artiklar.
• Viktiga detaljer saknas i svaren Överväg att skapa separata artiklar för specifika detaljer, till exempel kriterier eller specialfall.
• Felaktiga datum eller priser Kontrollera och uppdatera alla artiklar för att hålla informationen korrekt.

Att bygga en effektiv Kunskapsbas är en iterativ process. Börja med tydliga mål, organisera innehållet logiskt och testa grundligt för att förbättra AI-agentens resultat.

Note

Om du behöver hjälp med att konfigurera din Kunskapsbas eller behöver anpassade integrationer kan du kontakta oss på contact@quickchat.ai.

Sök

Med funktionen Sök kan du snabbt hitta specifika artiklar i din Kunskapsbas genom att söka i både deras titlar och innehåll.

Så här söker du

1. Ange nyckelord eller fraser i fältet Sök högst upp i gränssnittet för kunskapshantering.
2. Resultaten uppdateras direkt och visar artiklar som innehåller den angivna texten i titeln eller innehållet.

Multival och massradering

Funktionerna för multival och massradering gör det enkelt att hantera flera artiklar i din Kunskapsbas.

Så här använder du multival

1. Gå till listan i Kunskapsbasen
2. Klicka på ”…” bredvid artikeln du vill välja och klicka på Markera
3. Markera rutorna till vänster om artiklarna du vill välja. Du kan välja en eller flera artiklar samtidigt
4. De valda artiklarna förblir markerade för fler åtgärder

Så här massraderar du

1. När du har valt artiklar med multival klickar du på Radera längst ned för att ta bort dem
2. Bekräfta åtgärden för att radera alla valda artiklar permanent

Tags

Taggar hjälper dig att organisera Kunskapsbasen och låter AI-agenten avgränsa vilka artiklar den ska använda för en viss fråga. Du ser taggarna på varje artikelrad och som ett filter högst upp i listan.

Det finns två sätt att tagga en artikel:

• Manuellt — öppna en artikel och använd + Add Tag i metadatapanelen till höger.
• Auto-tag with AI — klicka på Auto-tag with AI i samma panel. Quickchat läser artikeln och föreslår taggar utifrån innehållet. Praktiskt för en massimporterad Kunskapsbas (Sitemap, All Pages, Intercom) där det inte är realistiskt att tagga hundratals artiklar för hand.

Använd filtret Tags i verktygsfältet för att avgränsa listan till artiklar som matchar en eller flera taggar.

Så går dina ändringar live

Det finns inget omträningssteg och ingen knapp att trycka på. Varje ändring i Kunskapsbasen bearbetas automatiskt i bakgrunden, en artikel i taget — och bara de artiklar du faktiskt har rört bearbetas om, så resten av Kunskapsbasen fortsätter att besvara frågor hela tiden.

Det gäller alla sätt som innehåll ändras på: att lägga till eller redigera en artikel, att ta bort en, att importera en webbplats eller en fil, att hämta om en URL för hand och automatisk daglig uppdatering.

Artikelstatus

Varje rad i Kunskapsbasens lista har en kolumn Status:

Status	Vad det betyder
Pending	I kö, väntar på att bearbetas.
Processing	Bearbetas just nu.
Ready	Live. Din AI-agent använder den här artikeln.
Failed	Bearbetningen slutfördes inte. Se Om en artikel misslyckas.
Uppdateringen misslyckades	En URL-uppdatering misslyckades. Din AI Agent använder fortfarande den senast sparade versionen.

Statusarna uppdateras av sig själva — du behöver inte ladda om sidan.

Så länge något fortfarande pågår visar appen högst upp “N articles still processing”. Det försvinner när allt är klart. De flesta artiklar är Ready inom några sekunder; stora importer tar längre tid, eftersom artiklar bearbetas i omgångar.

När en artikel är live

Så snart en artikel visar Ready är den live överallt samtidigt: din lanserade widget, alla anslutna kanaler, API:et och AI Preview. Det finns inget separat publicerings- eller lanseringssteg, och ingen utkastkopia av Kunskapsbasen som ligger mellan dig och din Agent.

Caution

Eftersom ingenting mellanlagras når en redigering din live AI-agent så snart bearbetningen är klar. Om din Agent är i produktion, granska artikelinnehållet innan du sparar, och kör ett simuleringsdataset igen efteråt för att bekräfta att ändringen inte orsakade en regression.

Om en URL-uppdatering misslyckas

En URL-artikel med statusen Uppdateringen misslyckades ligger kvar live med den senaste versionen som Quickchat sparade. Håll pekaren över statusen för att se varför källan inte kunde uppdateras, till exempel att sidan inte är tillgänglig, att inloggning krävs, att sidan omdirigeras till en annan webbplats eller att innehållet inte kan läsas.

Quickchat fortsätter att försöka igen vid tillfälliga fel. Om källan fortsätter att misslyckas under 14 dagars uppdateringsförsök stoppas de automatiska kontrollerna, så att en permanent otillgänglig sida inte hämtas om och om igen. När du har åtgärdat källan väljer du Uppdatera URL manuellt. En lyckad uppdatering tar bort felstatusen och återupptar de automatiska kontrollerna. Du kan också välja Auto-uppdatera URL igen för att starta om perioden för nya försök.

Om en artikel misslyckas

En artikel med Failed används helt enkelt inte av din AI-agent. Resten av Kunskapsbasen påverkas inte, och din Agent fortsätter att svara utifrån allt som är Ready.

De flesta fel är tillfälliga, och Quickchat gör om försöket åt dig automatiskt, så de brukar lösa sig av sig själva. Om du inte vill vänta klickar du Retry bredvid meddelandet “N failed to process” högst upp i appen för att göra om alla misslyckade artiklar direkt.

Om en artikel misslyckas gång på gång är det oftast källinnehållet som är problemet: en tom sida, en fil utan extraherbar text eller en URL som inte längre går att nå. Öppna artikeln för att se vad som faktiskt importerades, eller importera om den från en fungerande källa. Om det fortfarande misslyckas, mejla oss på contact@quickchat.ai.

Allt annat får effekt direkt

Bara innehållet i Kunskapsbasen genomgår bearbetning. Inställningar — Identity, AI Personality, Languages, Actions, Inbox-svar, Insights och Conversation Rating — gäller i samma stund som du sparar dem.