Smart datainsamling

Med smart datainsamling kan agenten naturligt fråga efter uppgifter (namn, e‑post, telefon) och skicka dem till ditt CRM.

Valfria kontroller med exempel

• Förhandsgranska metadatanycklar. Kontrollera hur angivna fältnamn omvandlas till variabelnycklar, inklusive dubbletter och reserverade nycklar. Värden och kontospecifika behörigheter granskas inte.

• Kontrollera körvillkor för Actions. Utvärdera villkor mot angivna exempelmetadata utan att köra en Action.

Formulären är på engelska.

I en kompatibel webbläsare finns dessa kontroller också som webbplatsverktyg. Länkarna öppnar de vanliga formulären.

Så fungerar det

Integrerat i samtalsflödet.

1. AI upptäcker insamlingsmöjligheter.
2. Ställer riktade frågor, t.ex.:
   • ”Vad heter du så att jag kan hjälpa dig bättre?”
   • ”Vilken e‑post når vi dig bäst på?”
3. Lagrar svaren för granskning eller integration.

Konfiguration

Aktivera

• Gå till Actions & MCPs
• Öppna Smart Data Gathering
• Slå på

Vilka uppgifter

Konfigurera upp till 10 datapunkter. Varje rad innehåller:

• Datapunkt: Ett kort namn på det insamlade värdet, till exempel Email, Name eller Budget.
• Fråga att ställa: Den fråga du vill att AI-agenten ska ställa, skriven som du själv skulle säga den, till exempel Vad har du för roll?.
• Format eller exempelvärden: Vägledning som hjälper AI-agenten att känna igen ett användbart svar, till exempel 0-10 | 10-50 | 50-100 | 100+.
• Aktiverad: Om AI-agenten ska samla in den här datapunkten.

Nya åtgärder börjar med Email och Name aktiverade. Phone number, Budget och Company size ingår som avaktiverade exempel. Aktivera de du vill ha, skriv om deras frågor eller lägg till egna rader.

Varför du samlar in dem

Skäl till insamlingen talar om för AI‑agenten vad uppgifterna ska användas till och vem det är värt att fråga. Texten går in i konversationsinstruktionerna, så agenten kan ange skälet när den frågar och låta bli de besökare som det inte gäller.

En eller två meningar, upp till 500 tecken. Till exempel:

• För att skicka en anpassad offert och följa upp din beställning.
• För att vårt team ska kunna hjälpa till med installationen. Fråga bara besökare som utvärderar oss för en riktig verksamhet eller ett riktigt projekt: de beskriver sin egen webbplats eller sitt användningsfall, frågar om priser eller vill se en demo.

Det andra exemplet sätter också en ribba. Vill du bara ha kvalificerade leads beskriver du här vem som räknas, i stället för att samla in en adress från alla.

När frågar man

• Efter några meddelanden
• Direkt efter uttryckt intresse

Nya åtgärder börjar med Efter att ha utbytt några meddelanden valt, vilket också hindrar AI‑agenten från att fråga vid en hälsning eller ett första meddelande som inte säger något om besökaren. Direkt efter uttryckt intresse frågar vid första tillfälle, så välj det bara om varje besökare är värd frågan.

Hur frågar man

• Subtilt – naturligt i dialogen
• Direkt – tydlig begäran

Vad AI‑agenten inte gör

Några regler gäller varje åtgärd, oavsett hur du konfigurerar den:

• Den svarar först. Frågan kommer efter svaret, aldrig i stället för det, och ett svar villkoras aldrig av att uppgifterna lämnas ut.
• Den frågar inte om det den redan har. Om din webbplats eller app redan skickar besökarens namn, e‑post eller telefonnummer frågar agenten inte igen.
• Den slutar när någon tackar nej. Den som säger nej får ingen ny fråga under resten av konversationen, för någon av dina uppgifter. Om personen ändå lämnar uppgiften senare fångas den upp.
• Den frågar inte vid fel tillfälle. Aldrig i samma svar som ett avböjande, och aldrig när konversationen är utanför ämnet eller kränkande.

Ett e-postmeddelande för varje ny lead

Under Var data ska skickas är Skicka nya leads via e-post på som standard. Första gången AI-agenten samlar in en besökares e-postadress eller telefonnummer i en konversation får alla administratörer för den här AI-agenten ett e-postmeddelande med de insamlade uppgifterna, de senaste meddelandena och en länk till konversationen.

• Ett namn räcker inte. Kommer namnet först väntar e-postmeddelandet på e-postadressen eller telefonnumret.
• Inget e-postmeddelande skickas för en besökare vars e-postadress eller telefonnummer din webbplats, app eller kanal redan har skickat till AI-agenten.
• Konversationer från Förhandsvisning och simuleringar skickar aldrig något.

Stäng av Skicka nya leads via e-post för att stoppa de här e-postmeddelandena för den här AI-agenten.

Använda uppgifterna i åtgärder

Varje datapunkt finns också tillgänglig i dina API-åtgärder som en variabel, till exempel {{metadata_budget}}, och kontaktuppgifter som {{metadata_visitor_email}}, {{metadata_visitor_name}} och {{metadata_visitor_phone_number}}. När AI-agenten fångar en e-postadress, ett namn eller ett telefonnummer som konversationen inte hade än sätter den också lead_captured till true.

För att skicka varje ny lead till ditt CRM eller en Slack-kanal ställer du in en API-åtgärd på När metadata matchar, lägger till villkoret lead_captured is true under Kör när och sätter variablerna i requestens body. Se AI Action-variabler för hur namn blir variabler och vilka som är reserverade. Mappningar för åtgärdens indata i Spara i minnet sätter också lead_captured. Om en åtgärd med en sådan mappning redan skickar leaden till ditt CRM ska du inte även skicka den från en lead_captured-trigger, annars kommer den fram två gånger.

Exportera insamlade uppgifter

1. Öppna Inkorg.
2. Klicka på exportikonen för att visa exportalternativen.
3. Välj Exportera insamlad data i menyn.
4. Ange Startdatum och Slutdatum för den data du vill exportera.
5. Välj CSV (.csv) eller Excel (.xlsx).
6. Låt Skicka nedladdningslänk via e-post vara aktiverat för att få en länk till kontots e-postadress när filen är klar, eller stäng av det om du bara vill ladda ner filen i webbläsaren.
7. Klicka på Ladda ner för att börja förbereda filen i bakgrunden.

Ha Quickchat öppet så att nedladdningen startar automatiskt när filen är klar. Om webbläsaren blockerar den klickar du på Ladda ner i meddelandet om att exporten är klar. Med e-postleverans aktiverad kan du lämna sidan och använda länken i mejlet. Den gäller i 24 timmar.

Endast en export av insamlad data kan förberedas åt gången för varje AI-agent. Vänta tills den är klar innan du startar en annan med andra inställningar. En konversationsexport kan köras samtidigt.

XLSX-exporter stöder upp till 100 000 konversationer per fil. Välj CSV för större exporter eller när filen innehåller fler kolumner än Excel stöder. Se exportalternativ i inkorgen för tillgängliga filter och exportinnehåll.

---