Intelligente Datenerfassung

Die intelligente Datenerfassung ermöglicht es Ihrem KI‑Agenten, Nutzerdaten nahtlos im Gespräch zu sammeln (z. B. Name, E‑Mail, Telefon). Diese Daten können an Ihr CRM oder andere Systeme übertragen werden.

Funktionsweise

Die Erfassung geschieht natürlich im Gesprächsfluss.

Wenn ein Nutzer interagiert, dann:

1. erkennt die KI Erfassungsgelegenheiten (z. B. geäußertes Interesse),
2. stellt gezielte Fragen, etwa:
   • „Wie ist Ihr Name, damit ich Sie besser unterstützen kann?“
   • „Unter welcher E‑Mail erreichen wir Sie am besten?“
3. speichert die Antworten zur Einsicht oder CRM‑Übergabe.

Einrichtung

Intelligente Datenerfassung aktivieren

• Gehen Sie zu Actions & MCPs
• Öffnen Sie Smart Data Gathering
• Schalten Sie die Funktion ein

Zu erfassende Daten

Konfigurieren Sie bis zu 10 Datenpunkte. Jede Zeile enthält:

• Datenpunkt: Eine kurze Bezeichnung für den erfassten Wert, zum Beispiel Email, Name oder Budget.
• Zu stellende Frage: Die Frage, die der KI-Agent stellen soll, so formuliert, wie Sie sie selbst stellen würden, zum Beispiel Was ist Ihre Berufsbezeichnung?.
• Format oder Beispielwerte: Hinweise, an denen der KI-Agent eine brauchbare Antwort erkennt, zum Beispiel 0-10 | 10-50 | 50-100 | 100+.
• Aktiviert: Ob der KI-Agent diesen Datenpunkt erfassen soll.

Bei neuen Aktionen sind Email und Name aktiviert. Phone number, Budget und Company size sind als deaktivierte Beispiele enthalten. Aktivieren Sie die gewünschten Zeilen, formulieren Sie ihre Fragen um oder fügen Sie eigene Zeilen hinzu.

Warum Sie die Daten erfassen

Grund für die Erfassung sagt dem KI‑Agenten, wofür die Angaben gebraucht werden und wen er überhaupt fragen soll. Der Text fließt in die Gesprächsanweisungen ein, sodass der Agent den Grund nennen kann und Besucher auslässt, auf die er nicht zutrifft.

Ein bis zwei Sätze, bis zu 500 Zeichen. Zum Beispiel:

• Damit wir Ihnen ein passendes Angebot schicken und Ihre Bestellung nachverfolgen können.
• Damit unser Team bei der Einrichtung helfen kann. Nur Besucher fragen, die uns für ein echtes Projekt prüfen: Sie beschreiben ihre eigene Website oder ihren Anwendungsfall, fragen nach Preisen oder wollen eine Demo.

Das zweite Beispiel setzt zugleich eine Hürde. Wenn Sie nur qualifizierte Leads wollen, legen Sie hier fest, wer dazuzählt, statt von allen eine Adresse zu erfassen.

Wann fragen

Legen Sie fest, wann die KI nach Kontaktdaten fragt.

• Nach einigen Nachrichten
• Direkt nach geäußertem Interesse

Bei neuen Aktionen ist Nach dem Austausch einiger Nachrichten vorausgewählt. Damit fragt der KI‑Agent auch nicht bei einer Begrüßung oder einer ersten Nachricht ohne Kontext. Direkt nach geäußertem Interesse fragt bei der ersten Gelegenheit, wählen Sie das also nur, wenn jeder Besucher es wert ist.

Wie fragen

Passen Sie die Fragestellung an.

• Subtil: natürlich in den Dialog eingebettet
• Direkt: explizite und klare Anfrage

Die smarte Lead‑Generierung sammelt effizient Kontaktdaten und sorgt für eine reibungslose Experience.

Was der KI‑Agent nicht tut

Einige Regeln gelten für jede Aktion, unabhängig von Ihrer Konfiguration:

• Er antwortet zuerst. Die Frage kommt nach der Antwort, nie an ihrer Stelle, und eine Antwort wird nie an die Herausgabe der Daten geknüpft.
• Er fragt nicht nach dem, was er schon hat. Wenn Ihre Website oder App Name, E‑Mail oder Telefonnummer bereits übergibt, fragt er nicht erneut danach.
• Er hört auf, wenn jemand ablehnt. Wer Nein sagt, wird im weiteren Gespräch zu keinem Ihrer Datenpunkte erneut gefragt. Nennt die Person die Angabe später von sich aus, wird sie trotzdem erfasst.
• Er fragt nicht im falschen Moment. Nie in derselben Antwort wie eine Ablehnung und nie, wenn das Gespräch themenfremd oder beleidigend ist.

Erfasste Daten in Aktionen verwenden

Jeder Datenpunkt steht Ihren API-Aktionen auch als Variable zur Verfügung, zum Beispiel {{metadata_budget}}, Kontaktdaten als {{metadata_visitor_email}}, {{metadata_visitor_name}} und {{metadata_visitor_phone_number}}. Erfasst der KI-Agent eine E-Mail-Adresse, einen Namen oder eine Telefonnummer, die die Konversation noch nicht hatte, setzt er außerdem lead_captured auf true.

Um jeden neuen Lead an Ihr CRM oder einen Slack-Kanal zu senden, stellen Sie eine API-Aktion auf Wenn Metadaten übereinstimmen, fügen unter Ausführen, wenn die Bedingung lead_captured is true hinzu und setzen die Variablen in den Request-Body. Wie aus Namen Variablen werden und welche Namen reserviert sind, erfahren Sie unter KI-Aktions-Variablen.

Erfasste Daten exportieren

So exportieren Sie die Daten:

1. Öffnen Sie die Inbox
2. Klicken Sie auf das Export‑Symbol
3. Wählen Sie Export Gathered Data
4. Legen Sie Datumsbereich fest
5. Wählen Sie Format (CSV, XLSX)
6. Klicken Sie Download

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