Knowledge Base

La Knowledge Base è il componente centrale del tuo AI Agent Quickchat. È la base della sua comprensione dell’azienda, dei prodotti e dei servizi. Una Knowledge Base completa e ben strutturata permette all’Agent di gestire efficacemente le domande e fornire risposte accurate.

Questa guida presenta la Knowledge Base, le strategie per costruirla e i consigli per ottimizzarne le prestazioni.

Per pagine di prezzi e assistenza che cambiano spesso, parti da articoli collegati a URL e Auto-refresh giornaliero su un piano a pagamento. Aggiorna manualmente le modifiche importanti senza attendere il controllo del giorno successivo. Puoi chiedere a ChatGPT o Claude di configurarlo tramite la connessione al tuo account Quickchat.

Fonti di dati

La barra degli strumenti in cima alla Knowledge Base permette di aggiungere conoscenze da queste fonti:

Add Article

Articoli scritti manualmente, con titolo e corpo in formato rich text. Usali per controllare esattamente le parole: FAQ, politiche interne, specifiche dei prodotti o informazioni che altrimenti incolleresti da un documento.

Consiglio

Mantieni ogni articolo focalizzato su un solo argomento. Articoli lunghi e con più temi confondono il recupero delle informazioni; dividerli aiuta l’AI a rispondere meglio.

Add Paragraph

Informazioni brevi e autonome che non richiedono un articolo completo. I paragrafi vengono raggruppati, per esempio in una cartella “Single Paragraphs”, e trattati come piccole unità di conoscenza. Adatti a frasi come “La spedizione richiede 3–5 giorni lavorativi” o “I resi sono accettati entro 30 giorni”.

Add Website

Importa contenuti da qualsiasi URL. Sono disponibili quattro modalità:

• Single Page: importa una pagina. Usa Advanced options → HTML selector per limitare l’importazione a una parte specifica, come main, #article-body o .docs-content, quando il resto contiene navigazione, pubblicità o footer.
• Multiple Pages: incolla un elenco di URL; ognuno diventa un articolo.
• Sitemap: indica un sitemap.xml; ogni pagina viene importata separatamente. Ideale per siti di documentazione e blog strutturati.
• All Pages: esegue una scansione di tutti gli URL raggiungibili sul dominio. Utile per documentazione completa o blog aziendali.

Gli URL restano collegati alla fonte, così puoi aggiornarli automaticamente o su richiesta. Vedi Mantenere aggiornati gli articoli URL.

Controllo pubblico dell’estrazione (due pagine di esempio)

Vuoi vedere cosa restituisce il servizio di estrazione di Quickchat prima di creare un account o importare un articolo? Apri il controllo pubblico dell’estrazione. Questa funzione sperimentale supporta solo due pagine di esempio: la pagina prezzi e questa guida inglese alla Knowledge Base. Nella domanda includi esattamente uno di questi URL e il contenuto da esaminare. Non servono accesso o connessione all’account.

Il risultato include testo appena estratto, ora dell’osservazione, impostazioni ed eventuali errori. Esegue un solo tentativo con il filtro predefinito del contenuto principale, senza selettori personalizzati o normali tentativi ripetuti d’importazione. Il testo può essere abbreviato: un’assenza nell’estratto non dimostra che quel contenuto manchi dall’estrazione completa.

Il controllo non crea account né importa articoli, e non verifica la riuscita dell’importazione o le future risposte AI.

Aggiornamento automatico

Gli articoli basati su URL possono recuperare di nuovo la fonte una volta al giorno, mantenendo la Knowledge Base allineata senza interventi.

Tre aspetti da conoscere:

• L’impostazione vale per articolo, non per l’intero account. Attivala sugli articoli da sincronizzare.
• È disponibile solo nei piani a pagamento. Su Free usa l’aggiornamento manuale indicato sopra.
• Modificare manualmente il contenuto disattiva l’aggiornamento automatico per quell’articolo. È intenzionale, per evitare che il recupero del mattino successivo sovrascriva le tue modifiche. Una pagina personalizzata smette quindi di seguire la fonte finché non lo riattivi.

Non è possibile cambiare l’intervallo giornaliero.

Upload File

Carica PDF, Word, PowerPoint, Excel/CSV e altri documenti; le immagini scansionate vengono lette con OCR. Il testo viene estratto e indicizzato automaticamente. Dimensione massima: 32 MB, oppure 1 MB per file di testo come txt, md, csv e json. Se un file di testo è più grande, dividilo in parti e caricale separatamente.

Shopify MCP

Collega il negozio Shopify affinché l’AI risponda usando catalogo prodotti aggiornato, dettagli e politiche del negozio. Incolla l’URL del negozio per creare la connessione. Questo configura una Custom Action Shopify MCP, gestibile anche da Actions & MCPs. Vedi Custom Actions, incluso il motivo per cui lo stato degli ordini richiede un’azione separata.

Intercom Articles

Importa in blocco tutti gli articoli dell’Intercom Help Center collegato. Prima devi connettere Intercom in External Apps → Intercom. Ripetere l’importazione sincronizza articoli nuovi e aggiornati.

YouTube

Incolla un URL YouTube per importare la trascrizione del video come articolo. Utile per tutorial e presentazioni dei prodotti che non vuoi riscrivere a mano.

Mantenere aggiornati gli articoli URL

Gli articoli URL restano collegati alla pagina sorgente, così puoi aggiornarli senza reimportarli manualmente. Hai due opzioni: Auto-refresh, automatico ogni giorno, e aggiornamento manuale, avviato quando serve. Entrambi sostituiscono il contenuto con l’ultima versione della pagina online e riaddestrano automaticamente l’AI Agent.

Per un riferimento mirato con link alle fonti, vedi Aggiornamenti del sito: aggiornamento giornaliero, nuove pagine e modifiche urgenti ai prezzi.

Ti serve aiuto per decidere come mantenere aggiornate le conoscenze? Chiedi a Quickchat della tua configurazione per una risposta AI con link alla documentazione pubblica. Non servono accesso o connessione all’account.

Gestire gli aggiornamenti con ChatGPT o Claude

Per un piccolo insieme di pagine variabili, la procedura più semplice è l’aggiornamento giornaliero più uno manuale quando va online una modifica importante. Collega l’account con Gestire con l’AI, indica l’Agent e gli URL sorgente. Per esempio:

Aiutami a mantenere aggiornate le pagine prezzi e assistenza del mio Agent per il sito. Controlla quali URL sono già nella Knowledge Base, aggiungi quelli mancanti e attiva l’aggiornamento automatico giornaliero se il piano lo permette. Mostrami le modifiche proposte prima di applicarle.

La connessione può aggiungere pagine, aggiornare articoli URL esistenti e gestire l’aggiornamento automatico. Usa l’accesso Quickchat, quindi non servono una chiave API per sviluppatori o uno script di sincronizzazione personalizzato. L’aggiornamento automatico richiede un piano a pagamento; quello manuale degli URL è disponibile su Free.

Mantieni la procedura semplice:

1. Aggiorna prima il sito sorgente. Evita copie contraddittorie di prezzi o politiche in articoli separati.
2. Dopo una modifica importante, chiedi all’app AI collegata di aggiornare l’URL interessato, verifica che l’articolo sia Ready e prova la risposta.
3. Controlla regolarmente gli errori di aggiornamento e le domande rimaste senza risposta. Puoi chiedere all’app AI di esaminare le conversazioni recenti, poi decidere quali conoscenze migliorare.
4. Aggiungi separatamente gli URL appena pubblicati e controlla le pagine ritirate. L’aggiornamento giornaliero segue gli articoli selezionati; non trova automaticamente nuove pagine nella sitemap. La modifica manuale di un articolo disattiva l’aggiornamento automatico.

Se serve una sincronizzazione personalizzata, controlla prima i requisiti di piano separati per la REST API. L’aggiornamento giornaliero non è una ricerca in tempo reale: usa un’Action quando la risposta deve consultare un sistema live.

Auto-refresh

Attiva Auto-refresh su un articolo URL: Quickchat controlla la fonte una volta al giorno e aggiorna automaticamente l’articolo quando cambia. Le conoscenze restano sincronizzate senza lavoro manuale.

Nota

L’aggiornamento automatico degli URL è disponibile nei piani a pagamento.

Come attivarlo

• Un articolo: aprilo e attiva Auto-refresh nel pannello dei metadati a destra, oppure usa Auto-refresh URL sulla riga nell’elenco.
• Dal menu della riga: fai clic su ”…” nella riga di un articolo URL e scegli Auto-refresh URL.
• In blocco: seleziona più articoli URL e fai clic su Auto-refresh URLs (N) nella barra delle selezioni.

Quando Auto-refresh è attivo, l’articolo resta sincronizzato e il contenuto diventa di sola lettura, con il messaggio “This article is in sync with its source. Turn off auto-refresh to edit.” Per modificarlo, fai clic su Turn off & edit o disattiva Auto-refresh. La modifica manuale disattiva Auto-refresh, così un aggiornamento successivo non sovrascrive i cambiamenti.

Il campo Last Refreshed nel pannello dei metadati mostra l’ultimo aggiornamento dalla fonte.

Se un aggiornamento fallisce, l’ultima versione salvata resta attiva e l’AI Agent continua a usarla. Vedi Se l’aggiornamento URL fallisce per stato, motivo e tentativi successivi.

Aggiornamento manuale

Per recuperare subito il contenuto più recente, senza attendere il controllo giornaliero:

• Un articolo: aprilo e fai clic su Refresh URL Manually nel pannello dei metadati, oppure scegli Manually refresh URL dal menu ”…” della riga.
• In blocco: seleziona gli articoli URL e fai clic su Manually refresh URLs (N), oppure usa Refresh all URLs in alto a destra per recuperarli tutti insieme.

L’aggiornamento manuale sostituisce le modifiche manuali con la pagina online, quindi Quickchat chiede conferma prima di sovrascrivere articoli modificati. L’aggiornamento in blocco copre fino a 1.000 articoli URL per volta.

Consigli per una Knowledge Base efficace

Ogni articolo di testo, URL o PDF dovrebbe essere autonomo e completo, trattando a fondo il proprio argomento. Una Knowledge Base strutturata fornisce all’Agent il contesto necessario per rispondere bene.

Segui questi consigli per ottenere buoni risultati:

Passaggi per creare e perfezionare la Knowledge Base

1. Chiarisci lo scopo
   Definisci il ruolo dell’AI Agent e le domande a cui risponderà. Organizza le conoscenze in categorie secondo esigenze e percorsi degli utenti.

   Esempio di AI Agent per e-commerce:

   • Esplorazione e acquisti: Dettagli dei prodotti, confronti e FAQ.
   • Pagamento: Metodi di pagamento, codici sconto e tasse.
   • Consegna: Spedizioni, modifiche agli ordini e tracciamento.

   Esempio di AI Agent per prestiti agli studenti:

   • Prima della domanda: Requisiti e condizioni del prestito.
   • Presentazione della domanda: Guide, termini e procedure.
   • Dopo la laurea: Piani di rimborso e rinvii.

2. Garantisci la qualità dei dati
   La qualità delle risposte dipende dai dati caricati. Concentrati su:

   • Leggibilità: Rimuovi informazioni irrilevanti, tabelle o intestazioni ridondanti.
   • Pertinenza: Assicurati che i contenuti rispondano alle domande comuni e alle aspettative.
   • Coerenza: Evita informazioni contraddittorie o obsolete e usa formati uniformi, per esempio per date e prezzi.
   • Solo testo: Poiché le immagini non sono supportate, comunica le informazioni essenziali attraverso il testo.

3. Privilegia la chiarezza
   Ogni articolo deve essere chiaro, conciso e facile da seguire. Usa paragrafi logici e dettagli pertinenti.

4. Sii esaustivo
   Fornisci quanti più dettagli possibile per permettere all’AI Agent di affrontare domande complesse.

5. Fornisci informazioni, non coppie domanda-risposta
   Concentrati su contenuti completi anziché su domande e risposte specifiche. L’Agent può estrarre i dettagli pertinenti quando servono.

6. Inserisci gli URL nel testo
   Includi sempre gli URL come riferimento. Anche importando tramite URL, collegare prodotti o moduli nel testo migliora l’utilità.

   Esempio:
   Per un Agent e-commerce, includi link a moduli come l’annullamento di un ordine:
   “Per annullare un ordine, invia una richiesta qui: https://example.com/cancel-order.”

7. Testa accuratamente
   I test sono essenziali per perfezionare la Knowledge Base. Simula interazioni per trovare lacune o incoerenze e adatta i contenuti.

Problemi comuni

• L’AI Agent omette link o non include URL nelle risposte Verifica che i link pertinenti siano nel testo di ogni articolo.
• Informazioni ripetute o ridondanti Evita di caricare contenuti duplicati in più articoli.
• Dettagli importanti assenti nelle risposte Valuta articoli separati per dettagli specifici, come criteri o casi particolari.
• Date o prezzi errati Verifica e aggiorna tutti gli articoli per mantenerli accurati.

Creare una Knowledge Base efficace è un processo iterativo. Parti da obiettivi chiari, organizza logicamente i contenuti e testa a fondo per migliorare le prestazioni dell’Agent.

Nota

Se ti serve aiuto per configurare la Knowledge Base o per integrazioni personalizzate, scrivi a contact@quickchat.ai.

Search

La funzione Search trova rapidamente articoli nella Knowledge Base cercando sia nei titoli sia nei contenuti.

Come usare la ricerca

1. Inserisci parole chiave o frasi nella barra Search in cima all’interfaccia di gestione delle conoscenze.
2. I risultati si aggiornano subito, mostrando gli articoli che contengono il testo nel titolo o nel corpo.

Selezione multipla ed eliminazione in blocco

La selezione multipla e l’eliminazione in blocco semplificano la gestione di più articoli.

Come selezionare più articoli

1. Apri l’elenco della Knowledge Base
2. Fai clic su “…” accanto all’articolo desiderato, poi su “Select”
3. Spunta le caselle a sinistra degli articoli da selezionare; puoi sceglierne uno o più insieme
4. Gli articoli restano evidenziati per le azioni successive

Come eliminare in blocco

1. Dopo la selezione multipla, fai clic su Delete in basso per rimuovere gli articoli selezionati
2. Conferma per eliminarli tutti definitivamente

Tags

I Tags organizzano la Knowledge Base e aiutano l’Agent a restringere gli articoli da consultare per una domanda. Sono visibili su ogni riga e come filtro in cima all’elenco.

Puoi assegnarli in due modi:

• Manualmente: apri un articolo e usa + Add Tag nel pannello dei metadati a destra.
• Auto-tag with AI: fai clic su Auto-tag with AI nello stesso pannello. Quickchat legge il contenuto e suggerisce tag. Utile per importazioni in blocco da Sitemap, All Pages o Intercom, quando etichettare centinaia di articoli a mano non è realistico.

Usa il filtro Tags nella barra degli strumenti per mostrare solo articoli corrispondenti a uno o più tag.

Come le modifiche diventano operative

Non c’è un passaggio di riaddestramento né un pulsante da premere. Ogni modifica alla Knowledge Base viene elaborata automaticamente in background, un articolo alla volta. Vengono rielaborati solo gli articoli effettivamente modificati, mentre gli altri continuano a rispondere alle domande.

Vale per tutte le modifiche: aggiungere, modificare o eliminare articoli, importare siti o file, aggiornare URL manualmente e aggiornare automaticamente ogni giorno.

Stato dell’articolo

Ogni riga della Knowledge Base ha una colonna Status:

Stato	Significato
Pending	In coda, in attesa di elaborazione.
Processing	In elaborazione.
Ready	Attivo. L’AI Agent usa questo articolo.
Failed	Elaborazione non completata. Vedi Se un articolo fallisce.
Refresh failed	Aggiornamento URL non riuscito. L’Agent usa ancora l’ultima versione salvata.

Gli stati si aggiornano da soli, senza ricaricare la pagina.

Finché resta del lavoro, in cima all’app compare “N articles still processing”. Scompare al termine. La maggior parte degli articoli diventa Ready in pochi secondi; le importazioni grandi richiedono più tempo perché gli articoli vengono elaborati a gruppi.

Quando un articolo è attivo

Appena mostra Ready, l’articolo è attivo ovunque: widget distribuito, tutti i canali collegati, API e AI Preview. Non ci sono pubblicazioni o distribuzioni separate, né una copia in bozza della Knowledge Base fra te e l’Agent.

Attenzione

Non essendoci un’area di preparazione, una modifica raggiunge l’AI Agent live appena termina l’elaborazione. Se l’Agent è in produzione, controlla il contenuto prima di salvare e riesegui poi un dataset di simulazione per verificare che non ci siano regressioni.

Se l’aggiornamento URL fallisce

Un articolo URL con Refresh failed resta attivo con l’ultima versione salvata. Passa il puntatore sullo stato per vedere la causa: pagina non disponibile, accesso richiesto, reindirizzamento a un altro sito o contenuto illeggibile.

Quickchat riprova gli errori temporanei. Se la fonte continua a fallire per 14 giorni di tentativi, i controlli automatici si fermano per evitare richieste ripetute a una pagina non più disponibile. Dopo aver corretto la fonte, scegli Manually refresh URL. Un aggiornamento riuscito cancella l’errore e ripristina i controlli automatici. Puoi anche scegliere di nuovo Auto-refresh URL per riavviare il periodo di tentativi.

Se un articolo fallisce

Un articolo Failed semplicemente non viene usato dall’Agent. Il resto della Knowledge Base non è influenzato e l’Agent continua a rispondere usando tutto ciò che è Ready.

La maggior parte degli errori è temporanea e Quickchat riprova automaticamente, quindi spesso si risolvono da soli. Se non vuoi aspettare, fai clic su Retry accanto a “N failed to process” in cima all’app per riprovare subito tutti gli articoli falliti.

Se un articolo continua a fallire, solitamente il problema è la fonte: pagina vuota, file senza testo estraibile o URL non più raggiungibile. Apri l’articolo per controllare cosa è stato importato, oppure reimportalo da una fonte funzionante. Se continua a fallire, scrivi a contact@quickchat.ai.

Tutto il resto ha effetto immediato

Solo i contenuti della Knowledge Base vengono elaborati. Le impostazioni Identity, AI Personality, Languages, Actions, risposte Inbox, Insights e Conversation Rating si applicano appena le salvi.